Kelas SPMI
- 08123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Meraih SPMI Unggul
" Your Path to Quality Education "
Berita dan Wawasan SPMI
29 Nov
0
Peran Followership bagi Keberhasilan SPMI
SPMI dan Followership
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Pengertian Followership
Followership adalah kemampuan bawahan untuk menjadi pengikut yang efektif dalam sebuah organisasi atau tim. Followership mencakup keterlibatan aktif dalam mencapai sasaran organisasi dan aktif membantu pemimpin dalam penyelesaian pekerjaannya.
Followership tidak cukup sekadar mengikuti perintah dari pimpinan (secara pasif), tetapi juga aktif partisipasi dalam mengambil keputusan. Aktif memberikan ide serta masukan untuk mencapai tujuan organisasi. Followership yang efektif mampu memberi kontribusi pada organisasi. Followership meningkatkan efisiensi, produktivitas dan mutu pekerjaan dalam organisasi.
Peran Followership bagi Keberhasilan SPMI
SPMI merupakan pendekatan manajemen yang fokus pada peningkatan mutu pendidikan dan kepuasan stakeholder. SPMI dibangun melalui partisipasi aktif semua anggota karyawan dalam organisasi. Membangun partisipasi aktif semua anggota, memerlukan ketrampilan Followership. Jadi Followership sangat dibutuhkan bagi keberhasilan Sistem Penjaminan Mutu (SPMI).
Berikut beberapa manfaat dan peran followership bagi keberhasilan SPMI:
- Patuh pada Aturan: Followership dicirikan patuh mengikuti panduan, standar dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen untuk mencapai mutu pendidikan yang diinginkan. Seorang pengikut yang efektif akan berusaha memahami & mengikuti standar-standar SPMI lembaga pendidikan dengan cermat dan konsisten.
- Aktif Berpartisipasi: Ikut aktif berpartisipasi dalam pengambilan keputusan terkait pencapaian mutu pendidikan, tidak hanya menerima keputusan yang dibuat oleh pemimpin, namun juga memberikan ide, masukan dan saran yang inovatif bagi peningkatan mutu. Berusaha meningkatkan standar SPMI agar semakin unggul dalam memberi pelayanan pada stakeholder.
- Komunikasi Asertif: Mampu berempati dan berkomunikasi dengan baik dengan rekan kerja dan manajemen. Pengikut yang efektif akan berkomunikasi dengan asertif, jelas dan terbuka, mampu membantu memperbaiki mutu pendidikan dan memperkuat hubungan kerja (human relationship) di dalam organisasi.
- Menjadi Teladan: Menjadi teladan yang baik bagi pegawai lain dalam lembaga. Pengikut yang efektif akan memperlihatkan semangat, dedikasi dan keseriusannya terhadap SPMI, mampu memotivasi karyawan lain untuk berpartisipasi dalam upaya meningkatkan mutu.
Berikut ada beberapa tipe follower:
- Tipe Sheep: adalah tipe individu yang demikian pasif dan membutuhkan motivasi dari pemimpin.
- Tipe Yess-man: adalah tipe bawahan yang selalu berkomitmen untuk pemimpin kelompok, dan akan selalu di baris terdepan dalam menjalankan perintah dari pimpinan.
- Tipe Pragmatis: Karyawan tipe ini tidak proaktif sama sekali, dan akan mengikuti apa yang menjadi keinginannya.
- Tipe Alien: Karyawan dengan tipe yang cerdas, namun tidak cocok dengan anggota tim yang lain dan cenderung untuk menurunkan semangat karyawan lain. Tipe ini cenderung akan selalu komplain dan mempertanyakan keputusan dari pimpinan.
- Tipe Star follower: Karyawan ini adalah teladan yang pemikir positif dan aktif. Karyawan tipe ini tidak akan secara membabi buta menerima keputusan pimpinan. Bijak dan selalu empati memahami orang lain. Pengikut tipe ini bisa berhasil walau tanpa kehadiran seorang pemimpin.
Tentu tipe terakhir (Star Follower) adalah yang terbaik bagi keberhasilan SPMI. Follower yang positif dan aktif mensukseskan keberhasilan manajemen mutu. Aktif meningkatkan standar mutu dan menerapkan secara konsisten pada segenap unit yang dipimpinnya.
Penutup, perilaku followership sangat penting bagi keberhasilan SPMI. Followership dapat membantu meningkatkan partisipasi karyawan, meningkatkan komunikasi di internal organisasi, dan meningkatkan pencapaian standar mutu SPMI. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
29 Nov
0
Tantangan dalam Implementasi SPMI
Tantangan dalam Implementasi SPMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di perguruan tinggi, sekolah dan madrasah di Indonesia tidaklah mudah. Kendala-kendala yang ditemukan perlu dihadapi dengan optimis dan menjadikan sebagai tantangan yang harus dihadapi.
Berikut beberapa tantangan terkait implementasi SPMI, yang mungkin dapat muncul pada lembaga Anda, dan harus dihadapi dengan kerja keras, kerja cerdas, kerja tuntas dan kerja ikhlas:
- Rendahnya pemahaman tentang SPMI: Banyak perguruan tinggi, sekolah dan madrasah yang belum terbiasa dengan prinsip-prinsip SPMI, belum sepenuhnya memahami fungsi dan makna SPMI. Hal ini menyebabkan kurangnya kesadaran tentang pentingnya SPMI dan kurangnya komitmen dari semua pihak dalam menjalankan sistem mutu ini. Tantangannya, bagaimana membangun pemahaman yang kokoh tentang SPMI?
- Tingkat partisipasi SDM yang rendah: Implementasi SPMI memerlukan partisipasi aktif dan dukungan dari semua pihak, pimpinan, dosen, guru, mahasiswa, staf, dan semua pihak yang berkepentingan. Sayangnya, masih banyak yang belum/ kurang berpartisipasi aktif dalam menjalankan SPMI, baik karena kurangnya kesadaran atau kurangnya motivasi. Tantangan, bagaimana menumbuhkan partisipasi aktif dan dukungan semua SDM lembaga pendidikan?
- Regulasi yang terus berkembang: Dalam pendidikan tinggi, munculnya Permendikbudristek no 53 tahun 2023, menunjukkan bahwa regulasi yang dibuat pemerintah terus diperbaharui dan disempurnakan. Kondisi ini tentu saja membuat anggota organisasi yang terlibat dalam pengembangan mutu harus terus update, tentu saja hal ini tidak mudah. Tantangannya adalah pimpinan institusi pendidikan harus mampu untuk terus menerus memantau perubahan yang terjadi di lingkungan eksternal, kemudian mengambil langkah-langkah strategis yang tepat.
- Kurangnya SDM yang terlatih: Implementasi SPMI memerlukan SDM yang terlatih dan berkompeten dalam mengelola SPMI. Sayangnya, banyak perguruan tinggi, sekolah dan madrasah di Indonesia masih kekurangan tenaga ahli atau staf yang terlatih dalam hal ini. SPMI dipersepsi hanya menjadi tugas dan tanggung jawab unit Penjaminan Mutu saja. Padahal jargon “Quality is everyone’s job” mengandung makna bahwa mutu adalah pekerjaan semua orang dalam organisasi.
- Keterbatasan finansial: Implementasi SPMI juga memerlukan budget anggaran yang cukup besar, mulai dari pengembangan sarana prasarana, pembelian alat-alat laboratorium dan perlengkapan hingga pelatihan tim SPMI. Keterbatasan dana seringkali menjadi kendala bagi perguruan tinggi, sekolah dan madrasah, khususnya lembaga yang masih tergolong baru berdiri.
Penutup, agar dapat mengatasi tantangan-tantangan tersebut, perguruan tinggi, sekolah dan madrasah perlu memperkuat semangat, komitmen dan kesadaran dari semua unsur. Lembaga perlu mengalokasikan budget yang memadai untuk mengembangkan SPMI secara terus menerus.
Pemerintah, khususnya kementerian pendidikan dan kebudayaan, juga perlu membuat regulasi yang sederhana, praktis, mudah dan memberikan dukungan dalam bentuk pelatihan atau bantuan teknis untuk membantu lembaga dalam menerapkan SPMI dengan baik. Demikian uraian singkat tentang Tantangan dalam Implementasi SPMI.
Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
29 Nov
0
Perlukah Dokumen SPMI dibuat Sederhana & Menarik?
Perlukah Dokumen SPMI dibuat Sederhana dan Menarik?
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Tips agar Dokumen SPMI tidak Membosankan
Bagaimana cara membuat dokumen SPMI Pendidikan Tinggi seperti Kebijakan SPMI, Manual PPEPP, Standar SPMI, dan Formulir lebih sederhana, tidak membosankan dan menarik untuk dibaca?
Berikut adalah beberapa tips untuk membuat dokumen SPMI lebih sederhana dan menarik untuk dibaca:
- Desain yang Menarik: Gunakan elemen-elemen visual seperti infografik, gambar, atau tabel untuk membantu memperjelas pesan yang ingin disampaikan. Pastikan desainnya sederhana (simpel) & tidak terlalu banyak memakai warna agar tidak terkesan berlebihan. Dokumen kebijakan SPMI merupakan dokumen level I yang perlu diperhatikan terlebih dahulu bentuk tampilannya.
- Bahasa yang Mudah Dipahami: Hindari menggunakan bahasa (kosa kata) yang terlalu teknis & sulit dipahami oleh orang awam. Gunakan istilah-istilah yang umum dipakai dan beri penjelasan jika diperlukan. Dalam pembuatan dokumen SPMI, dianjurkan menambahkan penjelasan (definisi) untuk kata-kata teknis yang sulit dipahami orang awam.
- Teks Pendek & Padat: Hindari menggunakan kalimat-kalimat yang terlalu panjang & rumit. Pisahkan isi dokumen SPMI menjadi paragraf pendek dan padat. Gunakan titik dan koma untuk mempermudah pemahaman. Dengan demikian, membaca dokumen menjadi nyaman dan tidak melelahkan.
- Informasi dalam Bentuk List: Gunakan bullet untuk memisahkan poin-poin penting dalam dokumen SPMI. Dengan cara ini, dokumen SPMI menjadi lebih simpel, dapat membantu pembaca untuk lebih mudah memahami pesan yang ingin disampaikan.
- Fokus pada Pesan Utama: Pastikan pesan utama dalam dokumen SPMI jelas dan terletak di awal dokumen. Gunakan kata kunci (key word) untuk memperjelas tujuan dokumen tersebut. Dokumen SPMI menjadi lebih mudah dipahami bilamana pesan-pesan utama jelas dan diletakkan di awal dokumen.
- Memakai Format PDF: Untuk memudahkan akses & pengiriman dokumen SPMI, gunakan format PDF yang dapat dibuka di berbagai perangkat dan sistem operasi. Format PDF memiliki kelebihan diantaranya: Mudah dibaca dan dicetak, ukuran file kecil, keamanan data dan konsistensi tampilan.
Dengan mengikuti beberapa tips di atas, dokumen SPMI akan lebih mudah dibaca, dipahami dan menarik bagi para pemakai. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
29 Nov
0
SPMI dan Pengendalian Dokumen
SPMI dan Pengendalian Dokumen
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Pengendalian Dokumen
Pengendalian dokumen adalah kegiatan pengaturan, pengawasan, dan pemeliharaan dokumen yang diperlukan oleh organisasi. Kegiatan ini meliputi pengumpulan, pengorganisasian, penataan, penyimpanan, pemutakhiran (update), dan distribusi dokumen-dokumen pada unit-unit yang memerlukan.
Kegiatan Pengendalian dokumen umumnya dilakukan untuk memastikan bahwa semua dokumen-dokumen organisasi dipastikan telah dikelola dengan baik, update, mudah diakses oleh unit kerja yang berwenang, dan tidak mengalami kerusakan atau hilang.
SPMI dan Pengendalian Dokumen
Dalam Permendikbudristek no 53 tahun 2023, pasal 69 ayat 1, point a.4. disebutkan: Perguruan tinggi dalam mengimplementasikan SPMI mempunyai tugas: menetapkan perangkat SPMI yang minimal mencakup: “tata cara pendokumentasian implementasi SPMI“.
Dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), pengendalian dokumen memainkan peran penting dalam menjaga konsistensi dan mutu layanan pendidikan (perguruan tinggi, sekolah dan madrasah). Contoh dokumen SPMI untuk pendidikan tinggi diantaranya: Kebijakan SPMI, Manual PPEPP, Standar SPMI dan formulir-formulir.
Berikut beberapa peran penting pengendalian dokumen bagi keberhasilan SPMI:
- Menjaga konsistensi: Dokumen SPMI yang disusun harus konsisten dengan visi misi organisasi. Visi Misi harus menjadi landasan dalam menyusun kebijakan SPMI Perguruan Tinggi, manual PPEPP, standar SPMI dan prosedur. Melalui pengendalian dokumen, lembaga harus dapat dapat memastikan bahwa proses-proses pendidikan telah konsisten dan sesuai dengan visi misi yang telah ditetapkan.
- Efisiensi dan produktivitas: Dokumen SPMI yang tertata baik (terstruktur dan terorganisir) dapat meningkatkan efektifitas, efisiensi & produktivitas organisasi. Pengendalian dokumen yang baik, dapat membantu memastikan bahwa informasi yang dibutuhkan untuk decision making dan menjalankan kegiatan lembaga, tersedia dan mudah diakses.
- Akurasi dan keamanan: Dokumen SPMI yang dihasilkan oleh organisasi harus akurat & aman. Terjaga dari resiko diubah oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab atau manipulasi yang tidak sah. Pengelola SPMI harus dapat memastikan bahwa semua dokumen aman, tidak dirusak atau diubah tanpa sepengetahuan dan izin dari yang berwenang.
- Mendorong kepatuhan: Pengendalian dokumen juga dapat membantu lembaga pendidikan (perguruan tinggi, sekolah dan madrasah), untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen yang dibuat telah memenuhi peraturan dan persyaratan hukum yang berlaku.
Sebagai penutup, dapat disimpulkan bahwa pengendalian dokumen (document control) memainkan peran penting bagi keberhasilan implementasi SPMI. Pengendalian dokumen yang baik dapat memastikan efisiensi, konsistensi, akurasi, keamanan & kepatuhan dalam semua kegiatan SPMI. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
28 Nov
0
SPMI dan Pengukuran Kepuasan
SPMI dan Pengukuran Kepuasan
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Kepuasan Konsumen
Kepuasan Konsumen (stakeholder) adalah ukuran apakah konsumen merasa puas dengan produk atau layanan yang telah diberikan oleh suatu organisasi atau perusahaan.
Kepuasan konsumen dapat dievaluasi dan diukur melalui berbagai indikator, seperti jumlah pengaduan, tingkat retensi konsumen, loyalitas konsumen, dan lain sebagainya.
Kepuasan konsumen sangat penting bagi keberhasilan organisasi, karena dapat mempengaruhi reputasi dan citra (image) suatu organisasi. Kepuasan konsumen dapat mempengaruhi loyalitas dan keputusan pembelian di masa yang akan depan.
SPMI dan Mengukur Kepuasan
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah suatu pendekatan manajemen yang bertujuan untuk memastikan kepuasan konsumen/ stakeholder dapat dicapai. Pendekatan manajemen ini dilakukan dengan mengintegrasikan konsep mutu dalam semua aspek organisasi. Kepuasan konsumen/ stakeholder dituangkan dalam standar-standar SPMI yang harus dicapai.
Berikut beberapa cara untuk mengukur kepuasan konsumen:
- Survei Kepuasan: Survei kepuasan dapat dilakukan dengan mengirimkan kuesioner atau melakukan wawancara langsung dengan stakeholder. Cara ini sering digunakan untuk mendapatkan umpan balik terkait kepuasan konsumen seperti: mahasiswa, pengguna lulusan, orang tua terhadap layanan pendidikan yang telah diberikan.
- Keluhan Konsumen: Lembaga pendidikan dapat mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data keluhan konsumen. Cara ini bertujuan untuk menemukan masalah yang sering muncul dalam proses pendidikan, selanjutnya dicari upaya tindakan solusi yang tepat.
- Analisis data: Lembaga pendidikan dapat mengumpulkan data-data yang berkaitan dengan kepuasan konsumen. Contoh data yang diperlukan seperti: kepuasan terhadap proses belajar mengajar, bimbingan akademik, tingkat retensi mahasiswa, jumlah pengaduan, waktu penyelesaian komplain dan lain lain. Data yang telah diperoleh kemudian diolah dengan teknik statistik yang tepat.
- Analisis Komplain dan Saran: Penting sekali untuk menganalisis komplain dan saran konsumen. Selanjutnya dicari akar masalah dan bentuk tindakan perbaikan yang relevan. Tindakan perbaikan dapat berbentuk tindakan koreksi, korektif dan preventif.
- Observasi: Lembaga melakukan observasi (mengamati) terhadap layanan yang diberikan, serta dapat melakukan diskusi (focus group) dan pembicaraan langsung untuk mendapatkan masukan dari konsumen.
Penutup, untuk keberhasilan SPMI, pengukuran kepuasan konsumen perlu dilaksanakan secara rutin. Pengukuran ini memungkinkan organisasi untuk mengevaluasi apakah tujuan SPMI telah tercapai atau tidak. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
15 Nov
0
SPMI dan Empat Faktor Penggerak Keberhasilan
SPMI dan Empat Faktor Penggerak Keberhasilan
Ron Ashkenas adalah seorang penulis buku & konsultan yang terkenal dengan konsep-konsep tentang perubahan manajemen, strategi dan transformasi organisasi. Dalam jurnal manajemen yang ditulis Ron Ashkenas, beliau mengajukan konsep “Empat Penggerak Keberhasilan” (new drivers of organizational success), yaitu speed, flexibility, integration, & innovation.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah sistem manajemen mutu yang dikembangkan untuk meningkatkan mutu pendidikan di Indonesia. SPMI terdiri dari dokumen yang digunakan sebagai acuan kerja lembaga pendidikan. Pada lembaga pendidikan tinggi, dokumen SPMI meliputi kebijakan SPMI, manual PPEPP, tandar SPMI dan formulir-formulir.
Untuk memperkuat implementasi SPMI agar maju dan unggul, lembaga pendidikan (perguruan tinggi, sekolah, madrasah) dapat memanfaatkan ide dan konsep-konsep transformasi yang digulirkan oleh Ron Ashkenas.
SPMI dan Empat Penggerak Keberhasilan
Berikut uraian singkat dari empat penggerak keberhasilan:
- Pertama adalah Kecepatan (Speed): Untuk keberhasilan SPMI, penting sekali untuk responsif dan cepat dalam setiap aktivitas manajemen. Kecepatan dapat mencakup berbagai aspek, seperti kecepatan merespon perubahan (lingkungan internal dan lingkungan eksternal), kecepatan mengambil keputusan, dan mengembangkan standar-standar SPMI baru dalam lembaga pendidikan. Dokumen SPMI harus cepat disesuaikan dengan perubahan-perubahan baru, agar update dan tetap relevan.
- Kedua adalah Fleksibilitas (Flexibility): Di era digital seperti saat ini, perubahan berlangsung sangat cepat. Fleksibilitas meliputi kemampuan lembaga untuk beradaptasi dengan dengan cepat. Fleksibilitas disini dapat berbentuk perubahan visi misi, perubahan struktur organisasi, perubahan tupoksi, perubahan standar, perubahan SOP dll.
- Ketiga adalah Integrasi (Integration): Apakah integrasi itu? Integrasi adalah kemampuan lembaga untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi yang berbeda dalam organisasi, seperti level universitas, level fakultas, level departemen, prodi dan unit-unit pendukung. Semua fungsi apakah sudah sinkron? Atau jalan sendiri-sendiri tanda kesatuan arah? Tujuan integrasi agar semua komponen organisasi dapat bergerak dalam satu komando, sehingga dapat beroperasi dengan lebih efisien dan efektif.
- Keempat adalah Inovasi (Innovation): Apakah lembaga sudah mampu berinovasi? Atau masih menggunakan cara-cara lama? Inovasi adalah kemampuan untuk mengembangkan metode baru, cara baru, sistem baru, layanan baru, dan mengadopsi teknologi baru. Lembaga pendidikan yang inovatif mampu menciptakan keunggulan kompetitif dan memenuhi kebutuhan stakeholder yang terus berkembang. Misalnya inovasi dalam layanan kemahasiswaan, layanan perpustakaan, layanan akademik dan lain sebagainya.
Sebagai penutup, keempat penggerak keberhasilan diatas saling terkait dan saling memperkuat. Lembaga pendidikan yang mampu memadukan kecepatan, fleksibilitas, integrasi, dan inovasi ke dalam SPMI, memiliki peluang menjadi unggul dalam jangka panjang. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
3 Nov
0
Dampak VUCA Terhadap SPMI
Dampak VUCA Terhadap SPMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) adalah suatu sistem manajemen pendidikan yang digunakan untuk memastikan bahwa proses-proses (pendidikan) yang kerjakan telah memenuhi standar yang ditetapkan. Selanjutnya standar tersebut akan ditingkatkan secara terus menerus untuk memenuhi harapan stakeholder.
VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, and Ambiguity) adalah istilah yang sering dipakai untuk menggambarkan kondisi lingkungan eksternal yang tidak stabil, tidak pasti & berubah-ubah. VUCA dapat menjadi peluang sekaligus ancaman bagi eksistensi lembaga pendidikan. Lembaga yang mampu beradaptasi dengan baik, tentu akan tetap eksis, sebaliknya lembaga yang kaku, tidak proaktif dan tidak inovatif tentu akan hilang dari peredaran (out of business).
Dampak VUCA terhadap SPMI
Dampak VUCA terhadap SPMI, bisa bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi lingkungan yang ada (internal dan eksternal). Akan tetapi, secara garis besar, lingkungan eksternal yang tidak stabil atau berubah-ubah dapat mempengaruhi keberhasilan SPMI, berikut penjelasannya:
- Volatilitas (Volatility), atau tingkat perubahan yang sangat cepat. Seperti perubahan teknologi digital pembelajaran, perubahan demografi, perubahan permintaan layanan pendidikan dll. Hal ini dapat memaksa institusi untuk mengubah strategi, standar dan kegiatan dengan cepat untuk tetap relevan. SPMI harus dapat menyesuaikan dengan perubahan ini, dan terus berusaha memastikan semua kegiatan telah memenuhi standar yang ditetapkan.
- Ketidakpastian (Uncertainty) atau ketidakjelasan kondisi saat ini. Uncertainty, dapat membuat situasi sulit untuk pengambilan keputusan dan perencanaan jangka panjang. Oleh sebab itu, institusi yang ingin unggul harus berani fleksibel dalam perencanaan & mempertimbangkan beberapa skenario yang mungkin terjadi, berani membuat plan A dan plan B.
- Kompleksitas (Complexity) suatu keadaan dimana manajemen merasa bingung dan sulit untuk memahami proses-proses & sistem SPMI secara keseluruhan. Sebagai solusi, institusi hendaknya mengembangkan pendekatan-pendekatan yang sistematis & terstruktur. Hal ini untuk memastikan bahwa semua dokumen SPMI dapat dipahami dengan jelas dan dapat diterapkan secara konsisten.
- Ambiguitas (Ambiguity), kebingungan terhadap situasi, fakta dan evant yang ada. Situasi ini membuat manajemen sulit untuk menentukan cara-cara mengevaluasi dan mengukur SPMI. Bila SPMI tidak bisa diukur dan dievaluasi, maka akan sulit untuk memperbaiki proses dan sistem yang ada.
Kesimpulan umum, lembaga pendidikan yang menerapkan SPMI (Perguruan Tinggi, Sekolah dan Madrasah) harus terus mengembangkan kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal. Kondisi VUCA akan terus berlangsung dan semakin bergejolak, siapkah lembaga Anda untuk beradaptasi? Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
29 Oct
0
SPMI dan Komitmen Kerja
SPMI dan Komitmen Kerja
Membangun komitmen kerja (work commitment) yang kuat, sangat penting bagi keberhasilan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal). Tujuan lembaga pendidikan untuk mencapai standar SPMI akan mudah dicapai bila ada komitmen kerja yang kuat dari anggota organisasi.
Berikut contoh kiat-kiat membangun komitmen dalam implementasi SPMI:
- Membangun kesadaran mutu (quality awareness): Anggota lembaga pendidikan (perguruan tinggi, sekolah, madrasah) harus menyadari betapa pentingnya SPMI sebagai suatu tools untuk membangun mutu. Selain itu, anggota lembaga pendidikan harus menyadari bahwa SPMI bukan kewajiban dan tanggung jawab manajemen saja, akan tetapi kewajiban dan tanggung jawab semua anggota organisasi.
- Promosi manfaat SPMI: Manfaat SPMI harus dipromosikan secara jelas dan terbuka kepada seluruh anggota lembaga pendidikan. Dengan demikian mereka akan dapat memahami bagaimana SPMI berfungsi mencapai tujuan organisasi.
- Keterlibatan karyawan: Dalam implementasi SPMI Dikdasmen, semua anggota lembaga pendidikan harus dilibatkan dalam proses perencanaan (plan), pelaksanaan (do), pengawasan (check) dan perbaikan (action). Proses ini akan membantu para karyawan untuk merasa memiliki tanggung jawab dalam mencapai target-target SPMI. Dalam perguruan tinggi, proses ini dikenal dengan istilah manual PPEPP, singkatan dari Pelaksanaan, Penetapan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan Standar SPMI.
- Pelatihan dan pengembangan: Seluruh anggota lembaga pendidikan harus diberikan kesempatan untuk mendapatkan pelatihan (training) dan pengembangan (development) yang sesuai. Kegiatan ini untuk membantu mereka memahami prinsip-prinsip SPMI, dan membantu anggota organisasi merasa percaya diri dan siap mendukung penerapan SPMI.
- Pola komunikasi: Komunikasi yang tegas (asertif), jujur dan terbuka antara anggota organisasi menjadi sangat penting dalam keberhasilan SPMI. Pola komunikasi ini membantu anggota organisasi merasa nyaman, merasa terlibat, merasa ikut memiliki organisasi.
- Perencanaan bersama: Seluruh anggota lembaga pendidikan harus terlibat dalam pembuatan perencanaan, penetapan tujuan dan penyusunan standar SPMI. Hal ini dapat membantu mereka merasa memiliki tanggung jawab dan merasa terlibat dalam pencapaian target-target organisasi.
- Penghargaan dan pengakuan: Penting sekali memberi penghargaan (reward) dan pengakuan (recognition) atas prestasi / keberhasilan yang dicapai dalam penerapan SPMI. BF Skinner dan rekan-rekannya, menyatakan bahwa perilaku individu muncul akibat adanya konsekuensi. Hal ini berdasarkan adanya “hukum efek”, dimana perilaku individu dengan konsekuensi positif akan cenderung diulang, sebaliknya perilaku individu dengan konsekuensi negatif cenderung tidak diulang (reinforcement theory).
Sebagai penutup, komitmen kerja dalam implementasi SPMI mutlak harus ada. Tujuan untuk mencapai visi, misi dan standar SPMI akan mudah dicapai bila komitmen seluruh anggota organisasi dapat dibangun dengan kokoh. Kiat-kiat membangun komitmen di atas diharapkan dapat membantu. Stay relevant!
Instagram: @mutupendidikan
29 Oct
0
SPMI dan Peran Penting Struktur Organisasi
SPMI dan Peran Penting Struktur Organisasi
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Struktur Organisasi adalah cara bagaimana entitas organisasi (lembaga pendidikan) membagi tugas, tanggung jawab, dan wewenang anggota organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi membantu menjelaskan bagaimana tugas dan tanggung jawab terhubung dan terkoordinasi. Struktur organisasi juga menjelaskan bagaimana informasi dan keputusan diproses dan bagaimana pola interaksi antar anggota organisasi.
Struktur organisasi ada bermacam macam jenis, ada yang sederhana ada pula yang sangat kompleks, tergantung pada ukuran, jenis, dan tujuan organisasi. Struktur organisasi lazimnya terdiri dari hierarki posisi, jalur komunikasi, serta sistem pengendalian / pemantauan.
Dalam lingkungan yang berubah dengan cepat, struktur organisasi harus mampu adaptif mengikuti situasi yang ada. Struktur organisasi yang adaptif, adalah yang mampu menjaga relevansi, kesesuaian dengan lingkungan dan tantangan zaman.
Ada berbagai pendekatan dalam penyusunan struktur organisasi, misalnya: Desain struktur horizontal, vertikal, birokrasi, adhocracy, matrik, fungsional, devisional, departemen, geografis dll. Pemilihan kombinasi struktur yang tepat akan membuat organisasi unggul, efektif dan efisien.
SPMI dan Peran Penting Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang tepat, memainkan peran penting bagi keberhasilan implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) pada Pendidikan tinggi dan dikdasmen.
Peran penting struktur organisasi dalam SPMI:
- Mutu Pendidikan: Struktur organisasi yang tepat mampu membantu meningkatkan mutu layanan pendidikan yang diterima oleh pelanggan. Mengapa? Karena adanya tanggung jawab yang jelas, wewenang yang terdefinisi dengan jelas, sehingga memastikan setiap karyawan bekerja sama untuk mencapai standar pendidikan dengan hasil yang memuaskan.
- Kepuasan Stakeholder: Struktur organisasi yang tepat dapat membantu meningkatkan kepuasan dan loyalitas stakeholder. Hal ini karena setiap staf dalam institusi pendidikan telah memiliki tanggung jawab yang jelas untuk melayani pelanggan. Struktur yang tepat dapat dirancang untuk memastikan semua staf mereka bekerja dengan profesional dan dapat memberikan pelayanan terbaik (service excellence)
- Wewenang dan Tanggung Jawab: Struktur organisasi yang dirancang dengan tepat membantu memperjelas tanggung jawab setiap orang dalam organisasi. Ini memastikan bahwa setiap SDM tahu apa yang diharapkan dari mereka dan memiliki wewenang untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan.
- Meningkatkan Prestasi Kerja: Struktur organisasi yang tepat dapat membantu meningkatkan kinerja institusi pendidikan. Ini memastikan bahwa setiap anggota organisasi (SDM) tahu persis tugas-tugas mereka dan bagaimana mereka harus bekerjasama / berkolaborasi dengan orang lain untuk mencapai tujuan.
- Kemampuan Beradaptasi: Struktur organisasi yang fleksibel (lean & agile) mampu membantu lembaga pendidikan beradaptasi dengan perubahan lingkungan yang begitu cepat. Lembaga pendidikan yang sukses mampu menyesuaikan struktur organisasi dengan cepat
Kesimpulan, struktur organisasi yang adaptif dan dirancang dengan baik memainkan peran penting bagi keberhasilan SPMI. Struktur organisasi membantu meningkatkan kinerja, kualitas, efisiensi dan kepuasan stakeholder.
Lalu bagaimana kiat merancang struktur organisasi yang efektif dan efisien? Semoga dapat kita bahas di lain kesempatan… Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
29 Oct
0
Cara menyederhanakan dokumen SPMI
Cara menyederhanakan dokumen SPMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Dalam sesi diskusi dengan beberapa guru, dosen dan para pegawai tendik, ada kecenderungan mereka tidak begitu tertarik membaca dokumen-dokumen SPMI. Mengapa demikian? Jawabannya karena seringkali dokumen SPMI, baik itu kebijakan SPMI, Manual maupun Standar disajikan sarat narasi, panjang dan dengan bahasa formal yang membosankan. Hal ini perlu dicarikan alternatif solusi.
Berikut adalah tips beberapa cara untuk menyederhanakan dokumen SPMI:
- Tentukan Tujuan Dokumen SPMI: Pertama-tama, pastikan bahwa Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang visi misi organisasi, juga harus memahami apa tujuan dokumen tersebut dibuat. Apa yang ingin disampaikan dan kepada siapa? Dokumen apa yang akan dibuat, dokumen akademik atau non akademik. Setiap dokumen yang dibuat harus relevan dengan visi misi dan tantangan perubahan kondisi eksternal.
- Susun Struktur Informasi: Susun dan organisasikan informasi dengan baik agar mudah dicerna dan dipahami. Gunakan judul, subjudul dan bagian yang mudah diikuti untuk membantu pembaca mengikuti informasi. Gunakan sistem penomoran yang sistematis.
- Bahasa yang Mudah Dimengerti: Hindari memakai bahasa-bahasa yang terlalu teknis atau khusus yang mungkin sulit dicerna oleh pembaca awam. Gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh pembaca. Lengkapi dengan penjelasan definisi dan kosa kata yang tepat. Misal Singkatan SPMI harus dijelaskan menjadi Sistem Penjaminan Mutu Internal.
- Delete Informasi yang Tidak Penting: Review dokumen yang telah disusun, cari informasi yang tidak relevan atau berlebihan, delete /hapus informasi tersebut untuk menjaga dokumen tetap terfokus dan mudah dipahami. Hilangkan persepsi bahwa dokumen yang baik itu yang panjang dan sarat narasi. Dokumen yang baik adalah yang simpel, praktis, sederhana, dan mudah dipahami dan dijalankan.
- Format yang Sederhana: Gunakan format yang sederhana, simpel dan mudah dijalankan. Hindari penggunaan terlalu banyak font, warna, variasi, atau gambar yang tidak relevan/ membingungkan.
- Memakai Contoh / Ilustrasi: Kembangkan contoh-contoh atau ilustrasi yang relevan untuk membantu menjelaskan konsep atau ide yang kompleks. Dapat pula dokumen SPMI memakai flowchart yang sederhana atau media infografis.
- Dapatkan Feedback dari Pemakai: Setelah menyederhanakan dokumen, mintalah umpan balik dari pemakai dokumen untuk memastikan bahwa dokumen tersebut mudah dipahami. Gunakan formulir untuk pengisian umpan balik.
- Update dokumen secara teratur: Perbarui (update) dokumen SPMI secara teratur untuk memastikan tetap relevan dan mudah dipahami. Kondisi eksternal yang berubah dengan cepat menuntut dokumen untuk senantiasa di sesuai dengan tantangan eksternal yang berkembang.
Dengan mengikuti beberapa cara tips diatas, Kita akan dapat menyederhanakan dokumen SPMI yang rumit dan memudahkan pengguna (user) untuk memahami informasi (kebijakan, standar, prosedur) yang disampaikan. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
Kelas Integrasi SPMI
Kelas Audit Mutu Internal
