Pentingnya Kesederhanaan Dokumen SPMI

3Aug 0

Pentingnya Kesederhanaan Dokumen SPMI

Pendahuluan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah alat penting (sistem mutu) yang digunakan oleh perguruan tinggi untuk memastikan mutu pendidikan yang diberikan. Meskipun tujuannya mulia, pelaksanaan SPMI sering kali dihadapkan pada tantangan kompleksitas administrasi dan birokrasi yang dapat menghambat efektivitasnya.

Dalam konteks ini, kesederhanaan (simplicity) dalam SPMI bisa menjadi bentuk “kecanggihan” (hasil kecerdasan) yang tidak hanya mempermudah implementasi tetapi juga meningkatkan efektivitas sistem itu sendiri.

Artikel ini mencoba mengeksplorasi bagaimana kesederhanaan dalam SPMI bisa menjadi kemewahan yang membawa manfaat signifikan bagi perguruan tinggi. Tentu saja untuk mencapai kemewahan ini, perlu kerja keras, kerja cerdas, kerja tuntas dan kerja ikhlas.

Kompleksitas SPMI

Implementasi SPMI sering kali melibatkan berbagai dokumen, seperti kebijakan SPMI, siklus PPEPP, berbagai jenis standar, prosedur, dan formulir yang harus disiapkan, diisi, dan diolah oleh berbagai pihak di perguruan tinggi. Kompleksitas / kerumitan ini dapat mengakibatkan beberapa persoalan penting, seperti:

Inefisien: Proses yang terlalu rumit dan birokratis bisa menghambat respons cepat (speed) terhadap masalah yang muncul dalam sistem pendidikan. Seperti kita ketahui bersama speed merupakan unsur penting dalam pelayanan kepada stakeholder.
Beban Administratif: Staf administrasi dan dosen mungkin merasa terbebani dengan tugas-tugas tambahan yang berkaitan dengan pengisian dan pengelolaan dokumen SPMI. Contoh mengisi formulir penelitian dan pengabdian masyarakat dengan jumlah yang cukup banyak tentu sangat menyita waktu dan energi.
Kurangnya Fokus pada Esensi: Fokus yang berlebihan pada aspek administratif bisa mengaburkan tujuan utama dari SPMI, yaitu peningkatan kualitas pendidikan. Ketika karyawan atau dosen tidak bisa memahami “big picture” dari sebuah sistem, mereka tidak bisa merasakan manfaatnya, sehingga cenderung tidak melakukan karya yang terbaik.

Kesederhanaan Dokumen SPMI

Kesederhanaan dalam SPMI dapat membantu mengatasi berbagai masalah tersebut. Dengan menyederhanakan dokumen, prosedur dan mengurangi beban administratif, perguruan tinggi dapat lebih fokus pada peningkatan mutu pendidikan. Kesederhanaan (simplicity) dalam SPMI bisa diwujudkan melalui beberapa cara:

Pengurangan Dokumen yang Tidak Perlu: Mengidentifikasi dan menghilangkan dokumen atau formulir yang tidak memberikan nilai tambah signifikan bagi proses penjaminan mutu. Dokumen perlu di update, disesuaikan dengan perkembangan lingkungan organisasi terkini. Permendikbudristek 53 Tahun 2023, memberikan beberapa kelonggaran dan penyederhanaan yang dapat disikapi dengan menetapkan strategi diferensiasi yang tepat (positioning), dituangkan dalam standar keluaran, standar proses dan standar masukan.
Digitalisasi Proses: Menggunakan teknologi informasi untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan pengelolaan dokumen dan data, sehingga mengurangi beban kerja manual. Dengan adanya fasilitas hyperlink, dokumen dapat disusun bertingkat dalam sub-sub folder yang tersusun rapi. Memperbanyak penggunaan infografis, sehingga bahasa naratif yang membosankan dapat dikurangi. Adagium “A picture is worth a thousand words”, bermakna infografis dan gambar dapat menggantikan sejuta kata, sangat tepat untuk memperbaiki dokumen SPMI yang sarat narasi. Dokumen dibuat dengan template yang profesional, huruf cukup besar, spasi yang enak dibaca dan ruang kosong untuk mendorong estetika dokumen.
Pelatihan dan Pembinaan: Memberikan pelatihan yang jelas dan praktis bagi staf dan dosen tentang cara mengimplementasikan SPMI secara efisien dan efektif.

Ultimate sophistication

Leonardo da Vinci: menyebutkan “Simplicity is the ultimate sophistication.” Kesederhanaan adalah kecanggihan tertinggi. Kesederhanaan dalam SPMI tidak hanya mempermudah proses implementasi tetapi juga membawa berbagai manfaat lain yang dapat dianggap sebagai bentuk kecanggihan atau “kemewahan”:

Peningkatan Keterlibatan: Staf karyawan dan dosen yang merasa bahwa prosedur SPMI tidak terlalu membebani akan lebih bersemangat / termotivasi untuk terlibat aktif dalam proses penjaminan mutu.
Efisiensi Waktu dan Sumber Daya: Dengan mengurangi kompleksitas, waktu dan sumber daya yang biasanya dihabiskan untuk tugas-tugas administratif dapat dialihkan ke kegiatan yang lebih produktif dan berfokus pada peningkatan kualitas pendidikan. Untuk penguatan program Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Responsivitas: Sistem yang sederhana memungkinkan perguruan tinggi untuk lebih cepat (speed) merespons masalah (problem solving) dan kebutuhan yang muncul, sehingga meningkatkan adaptabilitas dan ketahanan institusi.

Baca juga: Menyederhanakan Dokumen SPMI

Penutup

Kesederhanaan (simplicity) dalam SPMI adalah bentuk kemewahan (kecanggihan tertinggi) yang dapat membawa berbagai manfaat bagi perguruan tinggi.

Dengan menyederhanakan dokumen, prosedur dan mengurangi beban administratif, perguruan tinggi dapat lebih fokus pada esensi dari penjaminan mutu: peningkatan mutu pendidikan. Mutu pendidikan berarti peningkatan kepuasan dari segenap stakeholder. Dengan melalui siklusi PPEPP, perbaikan secara terus menerus dapat dilakukan.

Implementasi SPMI yang sederhana tidak hanya meningkatkan efisiensi dan efektivitas tetapi juga meningkatkan keterlibatan dan responsivitas institusi. Dalam dunia pendidikan tinggi yang semakin kompleks, kemampuan untuk mengapresiasi dan mengadopsi kesederhanaan menjadi nilai yang sangat berharga. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan