Daily Archive 18/11/2024

SPMI Berbasis Pengetahuan: Aset Utama Perguruan Tinggi

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Pendahuluan

Penguatan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di perguruan tinggi adalah langkah strategis untuk mencapai standar mutu pendidikan yang unggul dan berkelanjutan. SPMI melalui siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan standar) berusaha memastikan bahwa setiap aspek Tridharma perguruan tinggi—pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat—terjamin mutunya dengan baik.

Siklus PPEPP ini diatur dalam pedoman dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Pedoman ini diatur dalam Permendikbudristek no 53 tahun 2023. Pedoman tersebut mengarah pada otonomi perguruan tinggi. Dengan pedoman tersebut, memungkinkan institusi merancang dan mengimplementasikan standar SPMI yang sesuai dengan visi-misi dan tujuan masaing-masing (mission differentiation). Standar SPMI dapat terus ditingkatkan dan dikembangkan secara berkesinambungan sesuai harapan stakeholder masing-masing institusi.

Baca juga: Apakah SPMI Benar-Benar Menjamin Mutu Pendidikan?

Pengetahuan sebagai Sumber Daya Strategis

Buku berjudul Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know yang ditulis oleh Thomas H. Davenport dan Laurence Prusak menjelaskan pentingnya pengetahuan sebagai aset strategis bagi organisasi. Pengetahuan adalah sumber daya strategis dan memiliki nilai sangat penting bagi keberlanjutan organisasi. Penerapan Manajemen pengetahuan, sangat relevan bagi perguruan tinggi terutama pada pelaksanaan siklus PPEPP. Manajemen Pengetahuan, bila dikembangkan, memerlukan dukungan dan keterlibatan seluruh civitas akademika untuk saling berbagi pengetahuan, serta bersama- sama memanfaatkan informasi dengan sebaik-baiknya.

Dengan “manajemen pengetahuan”, penguatan SPMI diharapkan menjadi lebih efektif dan efisien. Unit kerja, staf dosen dan staf administrasi dapat saling berbagi pengetahuan (yang relevan) secara terbuka mengenai banyak hal, praktik efektif, hasil evaluasi, dan area yang perlu diperbaiki. Pendekatan ini menciptakan sinergi, budaya kolaborasi dan keterbukaan informasi, yang pada akhirnya memicu peningkatan mutu institusi.

Baca juga: SPMI: “Satu Kali Dayung, Dua Tiga Pulau Terlampaui”

Siklus PPEPP dan Aliran knowledge flows

Davenport dan Prusak menjelaskan bahwa knowledge flows atau ” aliran pengetahuan” lebih bernilai dibandingkan sekadar knowledge stocks atau “stok pengetahuan”. Pengetahuan yang terus mengalir dan terus di update memungkinkan organisasi mendapat asupan segar tentang informasi, hal ini menyebabkan institusi mampu beradaptasi lebih cepat.

Pada perguruan tinggi, prinsip ini dapat diimplementasikan melalui sistem informasi manajemen yang berbasis digital, yang menjadi pusat dokumentasi dan pengelolaan pengetahuan institusi. Dengan aliran pengetahuan yang terstruktur dan selalu diperbarui, perguruan tinggi memiliki informasi yang lengkap untuk mengelola standar SPMI secara lebih efektif dan efisien.

Baca juga: SPMI & Fenomena ‘Knowledge Hoarding’ di Kampus

Manajemen Pengetahuan

Davenport dan Prusak menekankan gagasan bahwa knowledge is a critical organizational resource (pengetahuan adalah sumber daya organisasi yang penting) dan bahwa pengelolaan pengetahuan dengan baik dapat menjadi sumber keunggulan kompetitif. Prinsip ini, bila diterapkan membantu untuk penguatan SPMI, yang tidak hanya fokus pemenuhan standar minimal, namun juga membantu peningkatan standar-standar SPMI terbaik. Integrasi manajemen pengetahuan menjadi sangat relevan untuk membantu institusi mencapai visi dan misi, serta memenuhi ekspektasi para stakeholder.

Melalui manajemen pengetahuan, institusi dapat menciptakan berbagai nilai tambah, termasuk pengembangan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Kondisi ini memungkinkan institusi untuk terus tumbuh, berinovasi dan berkontribusi bagi lingkungan sekitarnya, menjadikan pengetahuan sebagai fondasi utama dalam pencapaian target-target SPMI.

Baca juga: SPMI Butuh Kecepatan, Bukan “Slow Respon”

Knowledge Sharing

Davenport dan Prusak menyampaikan pentingnya knowledge sharing (berbagi pengetahuan) sebagai elemen penting strategi organisasi. Hal ini sejalan dengan kebutuhan informasi dalam siklus PPEPP, di mana setiap tahap harus dikelola dengan baik, dicatat dan diarsipkan secara konsisten untuk memastikan efektivitas dan keterlacakan.

Melalui integrasi knowledge sharing, institusi dapat memastikan bahwa standar SPMI tidak hanya diterapkan secara efektif namun juga terus menerus ditingkatkan berdasarkan masukan dari proses evaluasi. Davenport dan Prusak fokus pada ide bahwa pengetahuan harus dapat diakses, dibagikan, dan digunakan untuk mendukung tujuan strategis organisasi.

Untuk mendukung langkah diatas, pengetahuan yang terdokumentasi dan ter-update memungkinkan organisasi untuk beradaptasi lebih baik terhadap perubahan lingkungan. Pendokumentasi pengetahuan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan cloud storage / sistem informasi manajemen yang bisa diakses secara online.

Baca juga: Ketika Mutu Tidak Lagi Linier

Pendokumentasian pengetahuan, memungkinkan SPMI membangun budaya mutu yang kolaboratif dan adaptif. Semua informasi penting tentang praktik terbaik, progress kegiatan dan hasil evaluasi, tersedia dan mudah diakses oleh seluruh elemen institusi pendidikan tinggi.

Contoh Manajemen Pengetahuan

Berikut contoh integrasi Manajemen Pengetahuan (knowledge management) dalam siklus PPEPP:

1. Penetapan (Planning): Pada tahap ini, knowledge management (KM) diimplementasikan untuk mengumpulkan dan mengorganisir pengetahuan yang relevan sebagai dasar penetapan standar SPMI. Pengetahuan dari evaluasi sebelumnya, praktik baik, serta wawasan yang diperoleh dari berbagai sumber sangat penting dalam menetapkan standar SPMI yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder perguruan tinggi.
2. Pelaksanaan (Implementation): Dalam langkah ini, KM memfasilitasi akses terhadap informasi yang diperlukan oleh civitas akademika agar dapat melaksanakan standar SPMI dengan baik dan benar. Contoh: Kemudahan akses ke repositori pengetahuan, padoman praktis, dan informasi pendukung lainnya.
3. Evaluasi (Evaluation): Pada tahap evaluasi, KM berperan dalam mendokumentasikan hasil evaluasi dan menyimpan data secara terstruktur agar dapat dianalisis lebih lanjut. Data dan pengetahuan yang diperoleh dari evaluasi (audit mutu internal atau monev) terdokumentasi dengan baik, yang nantinya bisa digunakan untuk penetapan standar atau pengendalian berikutnya.
4. Pengendalian (Control): KM membantu memastikan bahwa hasil evaluasi dan data yang didokumentasikan sebelumnya digunakan untuk mengidentifikasi penyimpangan atau permasalahan yang muncul. Basis pengetahuan memberikan informasi lengkap tentang prosedur yang efektif, problem solving dalam menangani masalah.
5. Peningkatan (Improvement): KM mendukung peningkatan berkelanjutan (kaizen) dengan menyediakan akses ke praktik-praktik terbaik, data hasil evaluasi, dan informasi penting yang membantu peningkatan standar SPMI yang lebih tinggi. Pembaruan pengetahuan dan akses ke informasi historis menjadi fondasi yang sangat penting.

Penutup

Sebagai penutup, implementasi “SPMI berbasis pengetahuan” menjadikan pengetahuan sebagai aset beharga bagi upaya peningkatan mutu perguruan tinggi. Dengan integrasi KM, perguruan tinggi diharapkan lebih mudah melampaui dan meningkatkan standar SPMI, menciptakan lingkungan akademik yang inovatif serta mampu bertransformasi terhadap perubahan lingkungan.

Mengoptimalkan aliran pengetahuan (knowledge flows) di setiap siklus PPEPP mendorong institusi untuk lebih responsif dan terarah dalam mengelola mutu. Setiap elemen dari siklus PPEPP— mulai dari penetapan hingga peningkatan—didukung oleh informasi yang lengkap, akurat dan up-to-date, menciptakan sistem mutu yang berorientasi pada akreditasi sekaligus menjaga dan mempertahankan kepuasan stakeholder.

Pengetahuan (knowledge) bukan hanya sebuah instrumen untuk mencapai akreditasi, melainkan kunci untuk menggapai keunggulan yang berkelanjutan. Sebagai penutup, ijinkan penulis menyampaikan bahwa:

“Pengetahuan yang terjaga laksana cahaya,
Terpancar terang, penuh daya.
Menjadi fondasi yang kokoh dan teguh,
Membawa perguruan tinggi menuju puncak jaya dan teduh”. Stay Relevant!

Baca juga: SPMI: Tanggung Jawab Kolektif?

---

Referensi

1. Davenport, T. H., & Prusak, L. (1998). Working knowledge: How organizations manage what they know. Harvard Business School Press.
2. Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. (2024). Pedoman Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Akademik. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
3. OpenAI. (2023). ChatGPT [Large language model]. Diakses melalui https://openai.com/chatgpt
4. Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
5. Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2020). Organizational Behavior (17th ed.). Pearson.

---

Oleh: Bagus Suminar, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan