Daily Archive 02/01/2025

Kebijakan SPMI: Pilar Utama Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Instagram: @mutupendidikan

Pendahuluan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah komponen penting dalam tata kelola perguruan tinggi. Kebijakan SPMI menjadi elemen esesial yang tidak hanya mendefinisikan arah peningkatan mutu, namun juga memastikan bahwa institusi mampu memenuhi tuntutan standar nasional pendidikan tinggi. Dalam penerapannya, kebijakan SPMI harus dirancang dengan mempertimbangkan banyak hal seperti visi strategis perguruan tinggi, regulasi yang berlaku, dan kebutuhan stakeholder lainnya.

Namun dalam praktiknya, tidak jarang Kebijakan SPMI dipandang sebagai dokumen administratif yang sulit dimengerti oleh sebagian besar sivitas akademika. Padahal, kebijakan ini memuat banyak hal penting seperti komitmen, standar SPMI dan pedoman strategis yang dapat mempermudah pengelolaan mutu di perguruan tinggi.

Artikel ini akan mencoba mengenalkan hal penting apa saja yang minimal harus ada dalam isi dokumen Kebijakan SPMI. Kebijakan yang dirancang dengan baik akan menjadi panduan yang terpercaya bagi segenap Sivitas akademika. Dengan pendekatan yang holistik, Kebijakan SPMI akan dapat menjadi alat strategis untuk membangun budaya mutu yang berkelanjutan.

Baca juga: Seni Merancang Mission Differentiation Perguruan Tinggi

Integrasi Visi dan Misi dalam Kebijakan SPMI

Visi dan misi perguruan tinggi menjadi elemen penting “yang harus diintegrasikan” dalam Kebijakan SPMI. Visi mencerminkan tujuan (cita-cita) jangka panjang institusi, sedangkan misi adalah langkah strategis yang mendukung tercapainya visi institusi. Dalam konteks ini, Kebijakan SPMI tidak hanya berfungsi sebagai pedoman teknis, tetapi juga sebagai alat strategis untuk menyelaraskan upaya peningkatan mutu “dengan berpedoman” sesuai arah visi misi perguruan tinggi.

Oleh karena itu, visi dan misi “harus di update terlebih dahulu” agar tetap relevan dengan perubahan lingkungan eksternal. Bila visi dan misi belum ter-update, maka upaya integrasi dengan kebijakan SPMI akan sia-sia, karena pada dasarnya perangkat SPMI dibangun dengan tujuan untuk mendukung pencapaian visi dan misi.

Mission Differentiation juga merupakah hal penting yang harus dikelola terlebih dahulu. Dengan keunikan dan positioning yang tepat, dokumen turunan seperti perangkat SPMI, akan disesuaikan agar terintegrasi dan mendukung pencapai visi dan misi unik yang telah dirancang sebelumnya.

Dengan kata lain, Kebijakan SPMI tidak akan memiliki makna apa apa, apabila pernyataan visi dan misi unik masih belum relevan.

Sebagai contoh, institusi yang memiliki visi menjadi pusat unggulan dalam penelitian harus memastikan bahwa Kebijakan SPMI berkomitmen dan mendukung penguatan standar penelitian. Hal ini dapat dilakukan dengan menetapkan standar mutu penelitian yang unggul, yang spesifik, seperti jumlah publikasi internasional yang ditargetkan setiap tahun. Dengan integrasi ini, Kebijakan SPMI dapat menjadi motor penggerak utama dalam mewujudkan visi dan misi institusi.

Baca juga: Pola Pikir, Sikap, dan Perilaku: Pilar Utama Budaya Mutu SPMI

Menguraikan Latar Belakang dan Tujuan Kebijakan SPMI

Agar Kebijakan SPMI menjadi bermakna dan mudah dipahami, harus dirancang menarik dan sistematis. Kebijakan SPMI sangat dianjurkan memiliki uraian latar belakang dan tujuan yang jelas agar relevan dan aplikatif. Latar belakang biasanya mencakup info terkait tantangan global yang dihadapi perguruan tinggi, seperti tantangan era BANI, kebutuhan untuk meningkatkan akreditasi, daya saing global, atau adaptasi terhadap regulasi baru.

Sementara itu, tujuan dalam Kebijakan SPMI juga harus dirumuskan secara spesifik dan terukur. Alangkah baiknya bila tujuan kebijakan dirumuskan untuk jangka pendek tahunan, sehingga setiap tahun sekali (minimal) dokumen kebijakan SPMI perlu di update.

Contoh tujuan kebijakan seperti mencapai akreditasi unggul, mendukung budaya mutu, atau meningkatkan kepuasan pemangku kepentingan.

Sebagai ilustrasi, perguruan tinggi yang memiliki visi kuat dalam pengabdian kepada masyarakat (mission differentiation) dapat menjadikan Kebijakan SPMI sebagai alat strategis untuk mengoptimalkan program-program pengabdian yang berorientasi pada kebutuhan masyarakat lokal. Dengan menerapkan standar mutu yang spesifik untuk pengabdian masyarakat, perguruan tinggi dapat memastikan bahwa program yang dirancang tidak hanya relevan, juga juga memberikan dampak yang terukur bagi pengembangan komunitas (community development).

Contoh, Kebijakan SPMI dapat menetapkan indikator keberhasilan seperti jumlah pengabdian yang berbasis riset, tingkat kepuasan masyarakat , atau jumlah kolaborasi dengan pemerintah daerah dan sektor swasta. Melalui pendekatan ini, perguruan tinggi tidak hanya memenuhi tanggung jawab sosialnya namun juga memperkuat perannya sebagai katalisator perubahan di tengah masyarakat. Kebijakan SPMI yang dirancang dengan baik mampu menjadikan program pengabdian masyarakat sebagai bagian integral dari strategi mutu perguruan tinggi.

Baca juga: SPMI Berbasis Pengetahuan: Aset Utama Perguruan Tinggi

Garis Besar Isi Kebijakan SPMI: “Big Picture” Untuk Menyederhanakan Kompleksitas

Berikut akan disampaikan informasi apa saja yang dianjurkan ada dalam isi Kebijakan SPMI:

a. Asas dan Prinsip SPMI

Kebijakan SPMI sebaiknya mencantumkan asas-asas fundamental seperti transparansi, akuntabilitas, dan keberlanjutan sebagai landasan utama dalam implementasi mutu. Selain itu, prinsip-prinsip yang mendukung budaya mutu juga perlu dirumuskan secara eksplisit untuk mencerminkan nilai-nilai yang dianut perguruan tinggi. Dalam merumuskan asas dan prinsip, perguruan tinggi tidak harus mengikuti model dari institusi lain. Sebaliknya, institusi dapat mengembangkan sendiri asas dan prinsip tersebut dengan mengintegrasikan kearifan lokal yang relevan dengan karakteristik dan kebutuhan masing-masing. Pendekatan ini tidak hanya membuat kebijakan lebih autentik tetapi juga memperkuat identitas institusi dalam mengelola mutu secara berkelanjutan.

b. Tujuan dan Strategi SPMI

Selain mencantumkan tujuan umum, Kebijakan SPMI juga dianjurkan untuk merumuskan strategi spesifik yang mencerminkan arah strategis perguruan tinggi, termasuk pilihan mission differentiation yang ditetapkan sebagai positioning institusi. Strategi spesifik ini dapat meliputi, misalnya, penerapan teknologi dalam manajemen mutu untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi, atau memperkuat kolaborasi dengan berbagai pemangku kepentingan, seperti industri, pemerintah, dan masyarakat. Pendekatan ini tidak hanya memperjelas langkah implementasi kebijakan tetapi juga memperkuat daya saing perguruan tinggi melalui inovasi dan keterlibatan yang lebih luas.

c. Ruang Lingkup SPMI

Ruang lingkup kebijakan SPMI mencakup bidang akademik, seperti kurikulum, pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, serta bidang non-akademik, seperti layanan administrasi, keuangan, dan manajemen sumber daya manusia (SDM). Pendekatan yang holistik ini memastikan bahwa kebijakan tidak hanya berfokus pada satu aspek, tetapi mencakup seluruh aktivitas institusi yang mendukung tercapainya mutu secara menyeluruh. Penjelasan yang jelas mengenai ruang lingkup ini sangat penting agar seluruh sivitas akademika memahami perannya masing-masing dan dapat memberikan dukungan aktif dalam implementasi kebijakan. Dengan demikian, ruang lingkup yang terdefinisi baik akan membantu menciptakan sinergi di seluruh unit kerja perguruan tinggi.

d. Manajemen SPMI: Siklus PPEPP

Manajemen SPMI berpusat pada siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar), yang menjadi inti dari upaya penjaminan mutu di perguruan tinggi. Siklus ini dirancang untuk memastikan bahwa setiap proses dan aktivitas institusi dilakukan secara sistematis, terukur, dan berorientasi pada perbaikan berkelanjutan. Dalam isi Kebijakan SPMI, perlu menjelaskan secara garis besar bagaimana setiap tahap dalam siklus PPEPP diterapkan baik akademik maupun non-akademik. Penjelasan ini akan memberikan panduan yang jelas kepada semua unit kerja, sehingga siklus PPEPP dapat diimplementasikan secara konsisten untuk mencapai dan melampaui standar mutu yang telah ditetapkan. Dianjurkan untuk menambahkan tautan (link) bagi pembaca yang ingin mengetahui lebih dalam tentang PPEPP.

e. Pengorganisasian SPMI

Pengorganisasian SPMI memerlukan struktur organisasi yang jelas untuk memastikan pelaksanaan sistem penjaminan mutu berjalan secara efektif. Struktur ini dapat mencakup pembentukan unit khusus seperti Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) yang bertanggung jawab secara langsung terhadap implementasi dan pengawasan SPMI. Alternatif lain adalah “mengintegrasikan” fungsi penjaminan mutu ke dalam manajemen perguruan tinggi, dengan melibatkan unit-unit kerja terkait di bawah koordinasi pimpinan.

Agar dokumen Kebijakan SPMI tidak terlalu tebal, kami menyarankan menguraikan secara garis besar bagaimana struktur ini dirancang, termasuk pembagian tugas, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing unit. Namun perlu diingat, bahwa penjelasan detail juga sangat penting, oleh karena itu sertakan “tautan (link) yang dapat di klik” bila pengguna ingin membaca penjelasan detail tentang struktur organisasi.

f. Jumlah dan Nama Standar SPMI

Kebijakan SPMI perlu mencantumkan secara jelas nama-nama standar yang berlaku sebagai acuan utama dalam penjaminan mutu. Nama standar yang dapat dicantumkan diantaranya Standar Kompetensi Lulusan, Standar Isi Pembelajaran, Standar Proses Pembelajaran, Standar Penilaian Pembelajaran, Standar Penelitian, Standar Pengabdian kepada Masyarakat, Standar Sarana dan Prasarana, Standar Pengelolaan, serta Standar Pembiayaan.

Dengan mencantumkan jumlah dan nama-nama standar, Kebijakan SPMI memberikan kejelasan cakupan dan fokus mutu yang ingin dicapai, sehingga membantu seluruh elemen institusi bekerja menuju target yang sama secara konsisten dan terukur.

Penjelasan lebih rinci tentang setiap standar dapat disampaikan dalam dokumen pendukung atau sangat dianjurkan untuk menyertakan tautan (link) agar pengguna punya kesempatan untuk mengunjungi dengan mudah.

Baca juga: Kemalasan Sosial: Musuh Tersembunyi SPMI

Apa Saja Perangkat SPMI?

Kebijakan SPMI tidak dapat berjalan efektif tanpa perangkat pendukung yang dirancang dengan baik. Perangkat pendukung minimal meliputi pedoman penerapan siklus PPEPP, standar dan kriteria mutu, serta tata cara pendokumentasian implementasi.

Perangkat-perangkat ini harus dirancang dengan baik untuk mempermudah setiap langkah dalam siklus penjaminan mutu, mulai dari perencanaan hingga evaluasi.

Ketrampilan menyusun perangkat SPMI perlu terus ditingkatkan. Penyusunan Perangkat SPMI memerlukan ketrampilan multi disiplin keilmuan seperti manajemen kualitas, manajemen strategik, dan ilmu perilaku keorganisasian, karena keberhasilan SPMI tidak terlepas dari dari ketrampilan leadership, motivasi dan komunikasi.

Pedoman penerapan siklus PPEPP dapat mencakup contoh nyata dari langkah evaluasi mutu, seperti bagaimana mengukur kepuasan mahasiswa terhadap proses pembelajaran, serta bagaimana melibatkan semua pemangku kepentingan dalam memberikan umpan balik yang konstruktif. Selain itu, penerapan perangkat SPMI yang komprehensif memerlukan integrasi antara manajemen strategis dan ilmu perilaku keorganisasian untuk memastikan setiap elemen dalam siklus PPEPP berjalan dengan efektif. Manajemen yang baik akan membantu dalam perencanaan, pengelolaan sumber daya, dan pengambilan keputusan berbasis data, sedangkan pendekatan perilaku keorganisasian penting untuk memahami motivasi, komunikasi, dan dinamika tim di dalam institusi.

Pendokumentasian yang baik juga menjadi kunci untuk memastikan bahwa setiap langkah dalam siklus dapat diaudit dan ditingkatkan secara berkelanjutan. Dengan menggabungkan manajemen strategis dan perilaku keorganisasian, perangkat SPMI dapat dirancang agar tidak hanya aplikatif tetapi juga relevan dengan budaya kerja institusi. Hal ini memastikan bahwa Kebijakan SPMI mampu menjawab kebutuhan institusi secara menyeluruh dan berorientasi pada peningkatan mutu yang berkelanjutan.

Baca juga: Transformasi SPMI: Komunikasi Internal sebagai Game-Changer

Hubungan Kebijakan SPMI dengan Dokumen Strategis Lain

Kebijakan SPMI harus memiliki keterkaitan yang erat (terintegrasi) dengan dokumen strategis perguruan tinggi lainnya, seperti statuta, rencana strategis (Renstra), dan dokumen akreditasi.

Hubungan ini memastikan bahwa Kebijakan SPMI tidak berdiri sendiri, namun menjadi bagian integral dari tata kelola institusi. Sebagai contoh, standar mutu dalam Kebijakan SPMI harus mendukung pencapaian target yang ditetapkan dalam Renstra. Apabila target Renstra dirancang untuk target 5 tahun kedepan, maka standar SPMI dapat dirancang menjadi target tahunan, yang perlu terus di update setiap tahun.

Integrasi Kebijakan SPMI dengan dokumen strategis lainnya memberikan kejelasan arah bagi seluruh pemangku kepentingan di perguruan tinggi. Dosen dan staf dapat dengan mudah memahami bagaimana kebijakan SPMI mendukung pencapaian tujuan strategis institusi, sehingga mereka merasa lebih termotivasi untuk berkontribusi dalam implementasinya. Dengan pendekatan ini, Kebijakan SPMI tidak hanya berfungsi sebagai dokumen administratif, tetapi juga sebagai panduan strategis yang relevan dan aplikatif.

Alih-alih berfokus langsung pada capaian dalam Renstra, Kebijakan SPMI memungkinkan perguruan tinggi untuk lebih mudah fokus pada target-target tahunan yang telah diuraikan dalam perangkat SPMI. Hal ini terjadi karena target dalam perangkat SPMI sudah dirancang sebagai hasil breakdown yang terstruktur dari target yang lebih besar di Renstra.

Baca juga: Dari Visi ke Aksi: Kepemimpinan Transformasional dalam Menggerakkan SPMI

Penutup

Kebijakan SPMI adalah elemen penting dalam sistem tata kelola perguruan tinggi. Dengan menyusun kebijakan yang holistik yang mencakup visi, tujuan, perangkat pendukung, dan keterkaitan dengan dokumen strategis lainnya, perguruan tinggi dapat memastikan bahwa standar mutu akan dapat diimplementasikan secara efektif dan konsisten. Lebih dari itu, Kebijakan SPMI juga berperan dalam menciptakan budaya mutu yang berkelanjutan, yang menjadi landasan bagi keunggulan institusi di tingkat nasional maupun global. Dalam era persaingan pendidikan tinggi yang semakin ketat, Kebijakan SPMI yang dirancang dengan baik InsyaAllah menjadi kunci keberhasilan perguruan tinggi. Stay Relevant!

---

Kutitipkan Mutu

Bila kutitipkan harapku pada kebijakan,
Pastilah ia menjalin budaya mutu.
Bila kutitipkan langkahku pada visi,
Pastilah ia menuntun menuju kejayaan.

Bila kutitipkan mimpiku pada strategi,
Pastilah ia menganyam tujuan bersama.
Bila kutitipkan perjuanganku pada renstra,
Pastilah ia melahirkan keunggulan.

Yaa Allah Yaa Rabb…Bismillah

Kan kusimpan keyakinan dalam panduan ini,
Kusulam mutu dalam napas institusi.
Kan kujaga harapan dalam terang visi,
Kutanam semangat di tanah prestasi.

Baca juga: SPMI Tanpa Knowledge Management? Jurang Kegagalan!

---

Referensi

1. Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. (2024). Pedoman Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Akademik. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
2. OpenAI. (2023). ChatGPT [Large language model]. Diakses melalui https://openai.com/chatgpt
3. Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
4. Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2023). Organizational behavior (19th ed., Global ed.). Pearson.
5. Sallis, E. (2002). Total quality management in education (3rd ed.). Kogan Page.

---

Oleh: Bagus Suminar, wakil ketua ICMI Orwil Jatim, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan