بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Oleh: Bagus Suminar
Wakil Ketua ICMI Jatim, Dosen dan Tim Soft Skills mutupendidikan.com
“Dokumentasi bukan sekadar arsip, tapi fondasi mutu. Ia diam menjaga konsistensi, memastikan pembelajaran dan perbaikan terus berlanjut.”
Pendahuluan
Dalam arsitektur pengelolaan mutu perguruan tinggi, dokumentasi sering luput dari sorotan utama. Ia tidak tampak mencolok seperti visi misi, indikator kinerja, atau perencanaan strategis. Namun di balik semua pencapaian itu, ada satu elemen senyap yang menopang kestabilan dan kesinambungan: dokumentasi. Ia adalah pilar tak terlihat—tidak selalu dipuji, tetapi selalu dibutuhkan. Tanpa dokumentasi yang baik, pengelolaan mutu menjadi tidak ada artinya.
Dalam teori manajemen berbasis pengetahuan (knowledge-based view), dokumentasi berfungsi sebagai medium kolektif untuk menyimpan, mengakses, dan meneruskan informasi penting lintas waktu dan individu. Robbins dan Judge (2024) menekankan pentingnya memori organisasi sebagai fondasi dari pembelajaran berkelanjutan. Tanpa dokumentasi yang sistematis, perguruan tinggi akan berjalan tanpa peta, tanpa data. Dampaknya pergurua tinggi akan lupa pada capaian masa lalu, dan rentan mengulang kesalahan-kesalahan yang sama.
Bukan Sekadar Arsip
Masih banyak institusi pendidikan tinggi yang memperlakukan dokumentasi sebatas kewajiban administratif. File disimpan, dokumen dicetak, tetapi jarang atau bahkan ada yang tidak pernah menjadi bagian dari proses reflektif. Padahal, dalam konteks mutu, dokumentasi yang baik tidak hanya mencatat apa yang terjadi, tetapi juga menunjukkan bagaimana dan mengapa sesuatu dilakukan. Ia bukan hanya tentang “apa yang ada”, tetapi juga “apa yang bisa diperbaiki dan dikembangkan.”
Dalam pendekatan perilaku organisasi, hal ini berhubungan dengan pentingnya menciptakan struktur dan sistem yang mendukung pembelajaran kolektif. Ketika dokumentasi digunakan untuk mendeteksi pola, memetakan kendala, dan merancang tindak lanjut, ia berubah dari arsip mati menjadi alat penggerak perubahan. Di sinilah pilar yang tak terlihat itu mulai menunjukkan perannya: menopang mutu dengan cara yang sunyi, namun mendalam. Kalau ini dikelola dengan benar, perguruan tinggi akan memiliki keunggulan kompetitif yang baik.
Peran Strategis dalam SPMI
Dalam kerangka Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), dokumentasi bukan sekadar pelengkap, tetapi fondasi dari semua proses. Setiap standar yang ditetapkan, pelaksanaan kegiatan, evaluasi hasil, hingga tindak lanjut perbaikan harus terdokumentasi dengan baik. Tanpa itu, siklus mutu PPEPP, tidak memiliki rekam jejak. Lebih dari itu, dokumentasi adalah satu-satunya cara untuk menjaga konsistensi di tengah dinamika perubahan. Baik perubahan regulasi, SDM, kebijakan, dan kepemimpinan di kampus.
SPMI sebagaimana diatur dalam Permendikristek No. 39 Tahun 2025 memberikan ruang bagi perguruan tinggi untuk membangun sistem mutu internal yang kontekstual dan adaptif. Namun fleksibilitas ini hanya akan bermakna jika diikuti oleh sistem dokumentasi yang kuat. Sebab mutu yang baik bukan hanya dibangun, tetapi juga harus bisa dijelaskan, dibuktikan, dan dilacak kembali saat dibutuhkan. Disinilah peran dokumentasi memiliki makna.
PPEPP dan Memori Organisasi
Siklus PPEPP—Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan—menjadi wujud nyata dari filosofi kaizen atau perbaikan berkelanjutan. Di dalam siklus ini, dokumentasi memegang peran krusial sebagai penghubung antar langkah dan antar siklus. Ia menyimpan data, narasi, dan keputusan, yang kelak akan menjadi bahan untuk evaluasi dan pengambilan keputusan berikutnya. Tanpa dokumentasi, PPEPP kehilangan konteks dan arah. PPEPP akan kehilangan fungsi sebagai penopang mutu pendidikan.
Dalam praktiknya, hasil evaluasi pembelajaran, laporan audit mutu, atau risalah rapat akademik yang terdokumentasi dengan baik bisa menjadi bahan refleksi institusi. Ia membantu mengenali pola masalah, memperkuat praktik baik, dan mencegah pengulangan kekeliruan. Dokumentasi menjadi bagian dari memori organisasi yang hidup, memungkinkan kampus untuk tumbuh dengan kesadaran dan pijakan yang kokoh.
Penutup
Di tengah riuhnya target akreditasi dan tuntutan kinerja, dokumentasi mungkin tak pernah menjadi headline utama. Namun justru di situlah letak kekuatannya—ia diam-diam menjaga agar sistem tetap berjalan, keputusan tidak berulang, dan mutu terus berprogres. Dokumentasi adalah pilar tak terlihat dalam pengelolaan mutu. Tanpa sorotan, tanpa tepuk tangan, tetapi menopang seluruh bangunan sistem secara tenang dan konsisten.
Jika perguruan tinggi ingin membangun budaya mutu yang handal dan tahan lama, maka sudah waktunya memandang dokumentasi bukan sebagai beban birokrasi, melainkan sebagai investasi intelektual. Karena sejatinya, yang tidak didokumentasikan akan terlupakan. Dan dalam dunia mutu, yang terlupa tidak akan pernah bisa diperbaiki.
Stay Relevant! +
Instagram: @mutupendidikan
