Kelas SPMI
- 08123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Meraih SPMI Unggul
" Your Path to Quality Education "
Inspirasi
29 Oct
0
Cara menyederhanakan dokumen SPMI
Cara menyederhanakan dokumen SPMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Dalam sesi diskusi dengan beberapa guru, dosen dan para pegawai tendik, ada kecenderungan mereka tidak begitu tertarik membaca dokumen-dokumen SPMI. Mengapa demikian? Jawabannya karena seringkali dokumen SPMI, baik itu kebijakan SPMI, Manual maupun Standar disajikan sarat narasi, panjang dan dengan bahasa formal yang membosankan. Hal ini perlu dicarikan alternatif solusi.
Berikut adalah tips beberapa cara untuk menyederhanakan dokumen SPMI:
- Tentukan Tujuan Dokumen SPMI: Pertama-tama, pastikan bahwa Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang visi misi organisasi, juga harus memahami apa tujuan dokumen tersebut dibuat. Apa yang ingin disampaikan dan kepada siapa? Dokumen apa yang akan dibuat, dokumen akademik atau non akademik. Setiap dokumen yang dibuat harus relevan dengan visi misi dan tantangan perubahan kondisi eksternal.
- Susun Struktur Informasi: Susun dan organisasikan informasi dengan baik agar mudah dicerna dan dipahami. Gunakan judul, subjudul dan bagian yang mudah diikuti untuk membantu pembaca mengikuti informasi. Gunakan sistem penomoran yang sistematis.
- Bahasa yang Mudah Dimengerti: Hindari memakai bahasa-bahasa yang terlalu teknis atau khusus yang mungkin sulit dicerna oleh pembaca awam. Gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh pembaca. Lengkapi dengan penjelasan definisi dan kosa kata yang tepat. Misal Singkatan SPMI harus dijelaskan menjadi Sistem Penjaminan Mutu Internal.
- Delete Informasi yang Tidak Penting: Review dokumen yang telah disusun, cari informasi yang tidak relevan atau berlebihan, delete /hapus informasi tersebut untuk menjaga dokumen tetap terfokus dan mudah dipahami. Hilangkan persepsi bahwa dokumen yang baik itu yang panjang dan sarat narasi. Dokumen yang baik adalah yang simpel, praktis, sederhana, dan mudah dipahami dan dijalankan.
- Format yang Sederhana: Gunakan format yang sederhana, simpel dan mudah dijalankan. Hindari penggunaan terlalu banyak font, warna, variasi, atau gambar yang tidak relevan/ membingungkan.
- Memakai Contoh / Ilustrasi: Kembangkan contoh-contoh atau ilustrasi yang relevan untuk membantu menjelaskan konsep atau ide yang kompleks. Dapat pula dokumen SPMI memakai flowchart yang sederhana atau media infografis.
- Dapatkan Feedback dari Pemakai: Setelah menyederhanakan dokumen, mintalah umpan balik dari pemakai dokumen untuk memastikan bahwa dokumen tersebut mudah dipahami. Gunakan formulir untuk pengisian umpan balik.
- Update dokumen secara teratur: Perbarui (update) dokumen SPMI secara teratur untuk memastikan tetap relevan dan mudah dipahami. Kondisi eksternal yang berubah dengan cepat menuntut dokumen untuk senantiasa di sesuai dengan tantangan eksternal yang berkembang.
Dengan mengikuti beberapa cara tips diatas, Kita akan dapat menyederhanakan dokumen SPMI yang rumit dan memudahkan pengguna (user) untuk memahami informasi (kebijakan, standar, prosedur) yang disampaikan. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
26 Oct
0
SPMI dan Stay Relevant
SPMI dan Stay Relevant
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Stay Relevant
“Stay relevant” adalah konsep yang berkaitan dengan kemampuan lembaga pendidikan atau individu untuk tetap relevan dalam menghadapi perubahan lingkungan yang demikian cepat. Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) memerlukan semangat dan upaya “stay relevant” yang kuat. Melalui Kaizen, SPMI harus terus berkembang dan update seiring waktu.
Beberapa pertanyaan terkait relevansi lembaga pendidikan: Apakah visi misi lembaga masih sesuai? Apakah Rencana Strategis (Renstra) cocok dengan perubahan lingkungan? Apakah isi dari standar SPMI masih fit dgn kondisi zaman? Apakah manual PPEPP perguruan tinggi sudah tepat? Pertanyaan-pertanyaan kritis diatas, tentu harus sering kita tanyakan.
Guna keberhasilan SPMI, berikut contoh untuk “stay relevant“:
- Adaptasi pada perubahan: Upaya “Stay relevant” membantu lembaga pendidikan untuk mengidentifikasi dan merespons perubahan lingkungan yang demikian cepat. Organisasi dapat memperkuat kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan dan memperbaiki proses-proses secara terus menerus. Sebaliknya bila gagal beradaptasi, standar SPMI yang dimiliki akan kehilangan relevansinya (tidak update).
- Berinovasi: Terus berinovasi adalah upaya organisasi untuk tetap “Stay relevant“. Lembaga didorong mengembangkan ide-ide baru dan menerapkan metode serta teknologi terbaru. Standar SPMI harus dirancang untuk adaptif dan mengantisipasi perubahan lingkungan internal dan eksternal.
- Keterampilan berkomunikasi: Upaya “Stay relevant” juga perlu didukung dengan kemampuan berkomunikasi, baik dengan karyawan, pelanggan, dan pihak stakeholder lainnya. Keterampilan berkomunikasi dapat meningkatkan pemahaman atas need and want pihak-pihak terkait.
- Pentingnya keterlibatan karyawan: Upaya “Stay relevant” dapat membantu lembaga pendidikan meningkatkan keterlibatan karyawan dalam penerapan SPMI. Organisasi dapat memperkuat kemampuan mereka dan memberikan pelatihan yang relevan.
- Kemampuan bersaing: Upaya dan semangat agar “Stay relevant” membantu lembaga pendidikan agar mampu bersaing dalam lingkungan yang semakin kompetitif. Organisasi dapat memperkuat kemampuan untuk mengembangkan strategi SPMI yang efektif dan efisien agar unggul dalam persaingan. Visi, Misi dan Renstra lembaga pendidikan, harus terus di update agar sesuai dengan tuntutan era digital saat ini.
Kesimpulan, upaya “stay relevant” sangat penting bagi keberhasilan SPMI. Perguruan Tinggi, Sekolah dan Madrasah harus meningkatkan kemampuan mereka dalam beradaptasi dengan perubahan yang demikian pesat. Stay relevant!
Instagram: @mutupendidikan
25 Oct
0
Sikap Mental Penyelenggaraan SPMI
Sikap Mental Penyelenggaraan SPMI
Keberhasilan implementasi SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) lembaga pendidikan tentu tidak lepas dari pentingnya membangun budaya mutu. Tanpa budaya mutu yang kokoh yang dipakai sebagai nilai-nilai bersama (shared values), tentu implementasi SPMI berisiko akan mengalami kegagalan.
Dalam membangun budaya mutu yang kokoh, perlu diawali dengan membangun sikap mental yang menjadi landasan berpijak budaya mutu. Berikut uraian 5 sikap mental yang penting untuk menjadi teladan bersama.
Quality first
Semua pikiran dan tindakan pengelola Perguruan Tinggi (PT) harus memprioritaskan mutu. Kesadaran akan pentingnya mutu harus ditanamkan pada setiap anggota organisasi di Perguruan Tinggi.
Menerapkan pendekatan “quality first” melibatkan menetapkan dan mematuhi standar yang ketat untuk setiap tahapan proses pada PT. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan stakeholder, memperbaiki reputasi lembaga, serta meminimalkan biaya operasional proses-proses pada lembaga pendidikan.
Stakeholders-in
Semua pikiran dan tindakan pengelola PT harus ditujukan pada kepuasan para pemangku kepentingan (stakeholder), baik dari internal maupun eksternal.
Stakeholders-in adalah kelompok stakeholders yang secara langsung terlibat dalam kegiatan PT. Mereka memiliki hubungan & kepentingan yang lebih dekat & dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh keputusan PT. Contoh stakeholders-in mungkin termasuk karyawan, mitra kerjasama, dan pemangku kepentingan lain seperti mahasiswa, orang tua, dunia usaha dll.
The next process is our stakeholder
Setiap pihak (unit kerja) yang menjalankan tugasnya dalam proses pendidikan pada PT harus menganggap pihak lain yang menggunakan output pelaksanaan tugasnya, sebagai pemangku kepentingan yang wajib dipuaskan.
Stakeholders (pemangku kepentingan) adalah perseorangan, kelompok, atau organisasi yang memiliki kepentingan dalam suatu program, proyek, atau bisnis. Mereka dapat mempengaruhi / dipengaruhi oleh keputusan dan tindakan yang diambil oleh organisasi atau entitas lainnya. Stakeholders dapat beragam jenisnya, termasuk karyawan, pelanggan, mahasiswa, wali mahasiswa, pemerintah, masyarakat, dan lingkungan sekitarnya.
Speak with data
Setiap pengambilan keputusan/ kebijakan dalam proses pendidikan pada Perguruan Tinggi wajib didasarkan pada analisis data yang akurat, bukan berdasarkan pada asumsi atau rekayasa.
Budaya “speak with data” sangat penting dalam pengambilan keputusan (decision making) dan pengembangan strategi. Speak with data, memungkinkan PT untuk membuat keputusan yang didasarkan pada data-data dan bukti yang akurat, bukan hanya berdasarkan dugaan, intuisi atau asumsi semata.
Upstream management
Setiap pengambilan keputusan / kebijakan dalam proses pendidikan pada perguruan tinggi harus dilakukan secara partisipatif dan kolegial; bukan otoritatif.
Demikian uraian singkat tentang Sikap Mental Penyelenggaraan SPMI, semoga bermanfaat. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
23 Oct
0
Tips Menyusun Dokumen SPMI
Tips Menyusun Dokumen SPMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Tips Menyusun Dokumen SPMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah rangkaian kebijakan, standar dan prosedur yang dirancang untuk memastikan mutu dan kinerja suatu institusi pendidikan. Berikut adalah beberapa tips untuk menyusun dokumen SPMI:
- Pahami Filosofi, Tujuan & Lingkup SPMI: Sebelum menyusun dokumen SPMI, pastikan bahwa Anda memahami filosofi, tujuan & lingkup SPMI yang diterapkan di institusi pendidikan Anda. Pemahaman yang mendalam, akan membantu Anda memastikan bahwa dokumen yang disusun sesuai dengan tujuan dan kebutuhan SPMI. Filosofi yang penting dipahami, SPMI ini untuk memberi tools bagaimana langkah-langkah untuk melakukan kegiatan perbaikan yang terus menerus (Kaizen).
- Identifikasi Dokumen: Buat list dokumen apa saja yang diperlukan untuk SPMI Anda. Ini bisa termasuk kebijakan, manual, standar, prosedur, formulir, pedoman, dan dokumentasi lainnya. Pastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut lengkap dan meliputi seluruh aspek SPMI yang diterapkan.
- Tetapkan Format Dokumen: Setelah mengidentifikasi dokumen apa saja yang diperlukan, selanjutnya perlu menetapkan format untuk setiap dokumen. Pastikan bahwa format yang ditetapkan sesuai dengan kebutuhan SPMI, dan sesuai dengan format yang diterapkan oleh institusi Anda. Pastikan format dokumen menarik untuk dibaca, pemilihan template yang tepat, ukuran font dan desain warna yang menarik.
- Melibatkan Pihak Terkait: Selama proses penyusunan dokumen SPMI, pastikan bahwa semua pihak-pihak terkait terlibat. Termasuk didalamnya manajemen, staf akademik dan administratif, mahasiswa, & pengawas. Libatkan stakeholder dalam pembahasan dan validasi dokumen. Stakeholder akan bermanfaat untuk memastikan bahwa dokumen tersebut representatif & akurat.
- Pentingnya Manajemen Dokumen: Sistem manajemen dokumen berguna untuk memastikan bahwa dokumen SPMI tersedia, update & dapat diakses oleh pihak terkait. Pastikan bahwa dokumen tersedia dalam format file elektronik dan fisik (hardcopy), dan mudah diakses.
- Evaluasi & Revisi: Dokumen yang baik harus update sesuai dengan perubahan lingkungan internal dan eksternal. Evaluasi dokumen SPMI perlu dilakukan secara berkala untuk memastikan bahwa dokumen tetap sesuai dengan kebutuhan SPMI. Lakukan revisi bila dokumen sudah tidak cocok. Dokumen diperbarui sesuai dengan perubahan visi-misi, kebijakan dan prosedur institusi. Dokumen harus terus diperbaiki untuk disempurnakan, benar benar handal untuk menjadi acuan kerja.
Demikian uraian singkat tentang Tips Menyusun Dokumen SPMI, semoga bermanfaat. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
19 Aug
0
Menjaga Relevansi Standar SPMI
Menjaga Relevansi Standar SPMI
Dalam penyusunan standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) perguruan tinggi atau dikdasmen, prinsip SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) adalah hal yang sangat penting.
Standar SPMI sangat berguna untuk memandu arah kegiatan atau program kerja organisasi, oleh karena itu, Pimpinan perguruan tinggi harus memastikan standar SPMI yang dimiliki memiliki target dan indikator yang SMART (key performance indicator).
Standar SPMI yang baik memiliki indikator dan target yang jelas (specific), dapat diukur (measurable), dan sesuai dengan konteks lembaga (relevant).
Dalam lingkungan yang VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity), perubahan terjadi secara cepat dan tidak terduga. Standar SPMI yang baik, harus tetap dijaga relevansi dengan perubahan lingkungan yang terjadi.
Konsep Relevant
“Relevan” mengacu pada salah satu kriteria yang harus dipenuhi apakah target atau indikator yang ditetapkan dalam standar benar-benar bermanfaat dan sesuai dengan visi-misi organisasi.
Standar SPMI yang “relevan” adalah target-target yang benar-benar mendukung pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Dengan kata lain, target tersebut harus memiliki dampak yang positif dalam mendukung visi, misi, dan strategi organisasi.
Adaptasi Perubahan VUCA
Berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan agar standar SPMI tetap relevan:
Fleksibilitas dan Adaptabilitas
Dalam lingkungan VUCA, perubahan dapat terjadi dengan cepat. Misalnya perubahan ekonomi dan daya beli masyarakat, perubahan teknologi informasi seperti munculnya AI (kecerdasan buatan) dan lain sebagainya. Oleh karena itu, pastikan bahwa standar SPMI yang Anda bangun, tetapkan fleksibel dan dapat dengan mudah disesuaikan dengan perubahan, prioritas, dan kebutuhan institusi.
Baca juga: SPMI dan VUCA
Inovasi Perguruan Tinggi
Promosikan budaya inovasi dan pembelajaran berkelanjutan di lembaga. Ini akan membantu lembaga terus mengembangkan standar SPMI yang responsif terhadap perubahan lingkungan.
Baca juga: Pentingnya Inovasi dalam SPMI
Standar SPMI Perguruan Tinggi harus disusun agar semangat inovasi dapat berjalan baik. Budaya mutu (pola pikir, pola sikap dan pola perilaku) harus dibangun melalui standar SPMI yang responsif terhadap perubahan lingkungan.
Bagaimana bentuk kebutuhan SDM di tahun 2030? Tentu saja perguruan tinggi harus mampu menyesuaikan /mengembangkan standar SPMI dengan tuntutan kompetensi SDM di masa yang akan datang.
Kriteria Standar yang Dinamis
Standar SPMI harus diupayakan tidak kaku, pertimbangkan untuk menggunakan kriteria yang lebih dinamis (fleksibel). Ini bisa berarti menggunakan indikator kualitatif dan kuantitatif yang dapat beradaptasi dengan perubahan lingkungan.
Oleh karena itu dianjurkan lebih sering untuk meninjau ulang setiap standar yang ada, satu kali dalam satu tahun semua standar di review dan di update.
Monitoring dan Evaluasi (Monev)
Dalam lingkungan VUCA, monev, analisis data dan pemantauan berkala menjadi semakin penting. Tetapkan jadwal untuk memeriksa dan mengukur hasil standar SPMI secara rutin. Jika diperlukan, reevaluasi dan perbarui target serta indikator sesuai dengan hasil analisis.
Partisipasi Stakeholder Pendidikan Tinggi
Libatkan pemangku kepentingan, termasuk staf, mahasiswa, dan pemangku kepentingan eksternal, dalam penyusunan dan peninjauan ulang standar-standar SPMI.
Langkah ini dapat membantu menjaga relevansi dan mengakomodasi berbagai pandangan. Misalnya dengan mengadakan Focus Group Discussion (FGD) baik secara offline maupun online.
Manajemen Resiko
Identifikasi semua risiko dan semua peluang dalam lingkungan VUCA, serta bagaimana standar SPMI dapat membantu mengatasi atau memanfaatkan kondisi tersebut. Ini akan membantu dalam menentukan prioritas dan fokus.
Adaptasi Berdasarkan Hasil
Bila kondisi berubah atau hasil yang diharapkan tidak tercapai, bersikap terbuka untuk melakukan penyesuaian dan perubahan pada standar SPMI. Lingkungan VUCA membutuhkan fleksibilitas dan adaptabilitas.
Lembaga pendidikan dapat menerapkan program manajemen perubahan (change management).
Open Communication
Komunikasikan perubahan atau penyesuaian standar SPMI secara terbuka (komunikasi internal) kepada seluruh komunitas lembaga. Hal ini akan membantu membangun pemahaman dan dukungan terhadap perubahan yang diterapkan.
Program pelatihan komunikasi dalam SPMI dapat dibaca pada link berikut ini:
Baca juga: Kelas Online SPMI dan Komunikasi Internal
Penutup
Dalam lingkungan yang sangat bergejolak (VUCA), fleksibilitas, adaptabilitas, dan keterbukaan terhadap perubahan menjadi kunci.
Tetaplah fokus pada tujuan dan nilai-nilai inti lembaga, sambil mengakomodasi dinamika yang ada, akan membantu lembaga tetap relevan dan responsif terhadap tantangan yang dihadapi.
Demikian uraian singkat tentang Menjaga Relevansi Standar SPMI, semoga bermanfaat. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
4 Aug
0
SPMI dan Benchmarking
SPMI dan Kegagalan Benchmarking
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Benchmarking
Secara harfiah, benchmarking diartikan sebagai alat ukur atau patokan. Secara umum, benchmarking juga bisa diartikan sebagai sebuah standar untuk membandingkan dua hal atau lebih yang sejenis.
Dengan kata lain Benchmark adalah upaya membandingkan aspek tertentu dari sebuah organisasi dengan aspek yang sebanding milik organisasi yang dianggap terbaik di industri yang sama atau pada pasar yang lebih luas.
Baca juga: Pentingnya Inovasi dalam SPMI
Untuk membantu keberhasilan SPMI, lembaga pendidikan dapat melakukan kegiatan Benchmarking. Dengan proses benchmarking yang tepat, organisasi dapat meningkatkan perbaikan sistem, perbaikan standar, perbaikan proses dan perbaikan kepuasan stakeholder.
Penyebab Kegagalan Benchmarking?
Walaupun benchmarking dapat memberikan manfaat bagi lembaga, ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan kegagalan dalam implementasinya. Berikut contoh faktor-faktor yang dapat menyebabkan kegagalan proses benchmarking:
- Organisasi Pembanding yang Kurang Tepat: Memilih organisasi pembanding yang tidak sesuai atau tidak tepat dapat menghasilkan perbandingan yang kurang valid. Tentu hal ini dapat menyebabkan kegagalan dalam penerapan benchmarking.
- Adanya Perbedaan Budaya: Setiap organisasi tentu memiliki budaya yang berbeda-beda. Oleh karena perlu hati-hati dalam membuat kesimpulan, karena ada potensi bias budaya. Strategi benchmarking yang tidak memperhatikan perbedaan budaya, tentu beresiko kegagalan.
- Perbedaan Lingkungan: Lingkungan organisasi yang berbeda (eksternal dan internal) dapat mempengaruhi hasil dan kesimpulan dalam proses benchmarking. Bila perbedaan lingkungan tidak diwaspadai, maka hasil benchmarking cenderung bias atau kurang relevan.
- Keterbatasan Sumber Daya: Benchmarking memerlukan sumber daya (resources) yang memadai untuk dilaksanakan dengan baik. Bila lembaga tidak mengidentifikasi dan memahami sumber daya yang diperlukan, maka benchmarking berisiko mengalami kegagalan.
- Tanpa Tindak Lanjut: Benchmarking hanya akan berhasil bila lembaga mengambil tindakan konkret yang tepat setelah proses membandingkan. Bila lembaga tidak mengambil tindakan yang tepat, maka benchmarking tidak akan memberikan manfaat yang diharapkan. Susun rencana tindak lanjut, perbaiki dengan cepat dengan kerja keras, kerja cerdas, kerja tuntas dan kerja ikhlas.
- Keterlibatan Karyawan: Benchmarking perlu melibatkan seluruh pegawai dalam lembaga pendidikan. Jika pegawai tidak terlibat, maka benchmarking berisiko mengalami kegagalan.
Oleh sebab itu, untuk menghindari resiko kegagalan benchmarking, lembaga pendidikan harus memperhatikan faktor-faktor di atas dan melakukan persiapan sebaik mungkin. Pepatah mengatakan “By failing to prepare, you are preparing to fail”, artinya bila kita gagal membuat perencanaan, maka kita merencanakan suatu kegagalan. Oleh karena itu, buatlah persiapan sebaik mungkin agar manfaat SPMI dapat kita rasakan bersama.
Demikian uraian singkat tentang SPMI dan Benchmarking, semoga bermanfaat. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
Info Pelatihan Mutu Pendidikan
27 Apr
0
Pentingnya Integritas dalam SPMI
Pentingnya Integritas dalam SPMI
Integritas adalah bagian penting dari keberhasilan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). SPMI adalah suatu sistem manajemen mutu yang bertujuan untuk meningkatkan mutu layanan pendidikan dan menciptakan kepuasan stakeholder melalui partisipasi aktif dari semua anggota organisasi.
Dalam implementasi dan keberhasilan SPMI, integritas dianggap sebagai salah satu nilai individu yang sangat penting. Pelaksana SPMI yang memiliki integritas yang tinggi dianggap dapat berpartisipasi secara aktif dalam meningkatkan mutu layanan pendidikan dan memastikan kepuasan stakeholder.
Pelaksana SPMI yang menjunjung tinggi integritas akan menempatkan kejujuran, keadilan, dan tanggung jawab sebagai prinsip / nilai utama dalam bekerja, sehingga dapat meminimalkan terjadinya praktik kerja yang tidak etis.
Integritas pelaksana SPMI tentu dapat membangun citra dan reputasi yang baik bagi Institusi Pendidikan. Stakeholder lebih cenderung untuk mempercayai Institusi Pendidikan yang memiliki integritas yang tinggi dan mereka akan merasa lebih nyaman dalam menggunakan layanan yang diberikan.
Membangun Integritas
Berikut adalah beberapa metode /cara yang dapat membantu membangun integritas:
- Sikap Bertanggung Jawab: Integritas melibatkan sikap bertanggung jawab atas tindakan dan keputusan yang telah diambil. Tidak mencari kambing hitam atau menyalahkan orang lain atas kesalahan yang dilakukan. Individu yang memiliki integritas senantiasa bertanggung jawab atas tindakan dan keputusan yang diambil.
- Senantiasa Berperilaku Jujur: Kejujuran (honesty) adalah perilaku yang sangat penting dalam membangun integritas. Berbicara jujur, berkata benar dan memenuhi komitmen yang telah diucapkan akan memperkuat kepercayaan (trust) dan menjaga reputasi yang baik.
- Tegas dalam Konflik Kepentingan: Integritas juga melibatkan sikap tegas dalam konflik kepentingan yang dapat mengorbankan integritas seseorang. Pastikan bahwa keputusan (decision making) dan tindakan yang diambil telah didasarkan pada kepentingan yang jelas dan adil.
- Yakin Allah Melihat: Banyak individu berpikir bahwa tidak mengapa melakukan hal-hal yang salah selama tidak ada yang melihat. Namun, melakukan hal-hal yang benar/ jujur bahkan ketika tidak ada yang melihat adalah tindakan yang penting untuk membangun integritas. Sebagai seseorang yang beragama juga telah ditanamkan keyakinan bahwa Allah Ta’ala melihat semua perilaku manusia.
- Menjadi Teladan: Integritas juga perlu dilakukan dengan menjadi teladan /contoh yang baik bagi orang lain. Jangan hanya mengucapkan/ mengajarkan integritas, tetapi aktif memberi contoh secara konsisten dalam tindakan & keputusan-keputusan yang diambil.
- Hindari Ketidakadilan: Jangan pernah mencari kesempatan atau mengambil keuntungan yang tidak adil / melakukan praktik-praktik yang merugikan orang lain. Bila keuntungan yang diperoleh didasarkan pada pengorbanan integritas, maka itu tidak bisa dikatakan sebagai keuntungan yang baik. Mutu Pendidikan akan dapat dibangun dengan baik dengan sukses bersama, bukan dengan mengambil keuntungan untuk kepentingan pribadi yang tidak adil.
- Keterbukaan Komunikasi: Integritas juga melibatkan komunikasi yang terbuka, jelas dan jujur. Manajemen harus memperkuat pola komunikasi jelas, jujur dan terbuka. Selain itu juga penting membangun budaya sikap komunikasi yang asertif. Komunikasi asertif bermakna komunikasi yang positif, tegas namun tidak menyakiti perasaan orang lain.
Baca juga: Sikap Mental Penyelenggaraan SPMI
Kesimpulan, membangun integritas memerlukan komitmen, waktu serta kesabaran. Dengan menerapkan 7 (tujuh) tips diatas, InsyaAllah sikap integritas dapat dibangun dan ditumbuhkan dalam organisasi.
Demikian uraian singkat tentang Pentingnya Integritas dalam SPMI, semoga bermanfaat. Stay Relevant!
Instagram: @mutupendidikan
14 Apr
0
SPMI dan Gantt Chart
SPMI dan Gantt Chart
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.
Gantt Chart
Gantt chart merupakan alat bantu visual yang sering dipakai untuk menggambarkan jadwal proyek dalam bentuk diagram batang horizontal. Dalam kegiatan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Gantt chart dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan memvisualisasikan jadwal tugas-tugas yang diperlukan dalam proses perbaikan mutu (kaizen).
SPMI dan Gantt Chart
Dalam SPMI, Gantt chart dapat digunakan untuk mengidentifikasi tugas/ pekerjaan yang harus dilakukan untuk meningkatkan mutu layanan pendidikan. Gantt chart juga dapat diterapkan dalam mengelola waktu & sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas dan pekerjaan.
Contoh penggunaan Gantt chart dalam SPMI adalah ketika melakukan proses perbaikan mutu di sebuah lembaga pendidikan. Gantt chart dapat dipakai untuk mengidentifikasi tugas/ pekerjaan yang perlu dilakukan, seperti melakukan analisis root cause, perbaikan standar SPMI, manual PPEPP, mengembangkan rencana tindakan koreksi, dan melaksanakan tindakan perbaikan.
Gantt chart dapat membantu dalam mengelola waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas / pekerjaan, menetapkan target penyelesaian serta mengidentifikasi ketergantungan antara tugas / pekerjaan yang berbeda.
Dalam SPMI, penting untuk memastikan bahwa tugas/pekerjaan yang diperlukan untuk meningkatkan mutu dilaksanakan dengan tepat waktu. Gantt chart dapat membantu (secara visual) dalam mengelola waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-pekerjaan tersebut, sehingga memastikan bahwa proses perbaikan mutu berjalan dengan efektif & efisien.
Pembuatan Gantt Chart
Untuk lebih jelasnya, berikut adalah tahap-tahap umum dalam pembuatan Gantt chart:
- Identifikasi tugas/ pekerjaan: Tentukan semua tugas/ pekerjaan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek atau kegiatan tertentu. Tuliskan tugas-tugas ini dalam daftar yang terurut. Misalnya: Proyek pemutakhiran dokumen SPMI Perguruan Tinggi.
- Tentukan Durasi: Hitung waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas/ pekerjaan. Durasi tugas/ pekerjaan dapat ditentukan dalam satuan waktu, seperti jam, hari, pekan, atau bulan. Misal: penyusunan standar Tata Kelola ditetapkan selesai dalam 2 pekan.
- Ketergantungan Antara Tugas/ Pekerjaan: Tentukan tugas/ pekerjaan mana yang harus diselesaikan sebelum tugas/ pekerjaan lain dapat dimulai. Ketergantungan dapat ditunjukkan dengan diagram panah, di mana panah menunjukkan urutan tugas. Misal untuk membuat standar X, perlu dibuat dulu manual penetapan standar X.
- Tetapkan Tanggal Kegiatan: Tetapkan tanggal mulai kegiatan dan tentukan tanggal selesai untuk setiap tugas/ pekerjaan berdasarkan durasi tugas dan ketergantungan antara tugas. Misal: Penyelesaian Perbaikan Dokumen Kebijakan SPMI dimulai pada tanggal 1 Maret.
- Buat Gantt Chart: Buatlah diagram Gantt chart dengan menggunakan perangkat lunak atau tools pembuatan Gantt chart lainnya. Tugas/ pekerjaan yang perlu dilakukan ditunjukkan dalam bar horizontal di sepanjang sumbu waktu. Tanggal mulai dan selesai tugas/ pekerjaan ditandai dengan titik awal dan titik akhir pada bar. Ketergantungan antara tugas ditunjukkan dengan panah. Latihan: Anda dapat berlatih membuat gantt chart penyusunan rencana audit mutu internal.
- Tambahkan Informasi Pelengkap: Tambahkan informasi pelengkap ke dalam Gantt chart yang telah dibuat, seperti siapa pelaksana (PIC), deadline, milestone, atau informasi lainnya yang diperlukan.
- Update Gantt Chart: Penting untuk update Gantt chart secara berkala. Hal ini untuk memantau kemajuan program, proyek atau kegiatan. Pastikan untuk menyesuaikan ulang tanggal mulai dan selesai tugas/pekerjaan jika terjadi perubahan jadwal.
Itulah tahap-tahap umum dalam pembuatan Gantt chart. Menarik bukan? Untuk keberhasilan SPMI, pastikan untuk memperhatikan detail tugas/ pekerjaan dan ketergantungan antara tugas saat membuat Gantt chart.
Demikian uraian singkat tentang SPMI dan Gantt Chart, semoga bermanfaat. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
28 Mar
0
Kegagalan Audit Mutu Internal
Kegagalan Audit Mutu Internal
Dalam melaksanakan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal), lembaga pendidikan diminta untuk melakukan AMI (Audit Mutu Internal) secara periodik. Pelaksanaan AMI tentu saja memerlukan persiapan-persiapan yang matang agar dapat efektif dan efisien.
Bila persiapan AMI dilakukan dengan baik, tentu akan mendapatkan hasil yang diinginkan. Proses AMI yang baik akan membantu lembaga pendidikan untuk melakukan perbaikan secara berkesinambungan (Kaizen). Sebaliknya proses AMI yang tidak dilakukan dengan benar, tentu akan sia-sia, tidak memberi manfaat yang berarti bagi lembaga pendidikan.
Kegagalan dalam kegiatan AMI (audit mutu internal) dapat terjadi karena berbagai faktor, seperti:
- Kurangnya Pemahaman Terhadap Proses AMI: Kurangnya pemahaman terhadap proses audit mutu internal dapat menyebabkan kegagalan dalam kegiatan AMI. Pelaksana audit mutu internal harus memahami dengan baik semua dokumen yang menjadi acuan AMI. Standar apa saja yang dijadikan acuan, serta metode dan teknik audit mutu internal yang benar. Umumnya pimpinan lembaga telah menetapkan panduan AMI sebagai aturan main yang harus dikuasai oleh para auditor.
- Kurangnya Persiapan: Kurangnya persiapan sebelum melakukan proses AMI dapat menyebabkan kegagalan dalam melakukan audit. Pepatah mengatakan “By failing to prepare, you are preparing to fail”. Persiapan meliputi pengumpulan informasi, analisis data, dan pemahaman terhadap proses yang akan diaudit. Menetapkan tujuan audit yang relevan, menetapkan jumlah auditor yang dibutuhkan, perencanaan jadwal audit dll.
- Kesalahan Memilih Auditor: Kesalahan dalam pemilihan auditor yang tepat dapat menyebabkan kegagalan dalam melakukan audit. Auditor yang dipilih harus memiliki kompetensi dan pengalaman yang cukup dalam melakukan audit mutu internal. Bila belum memiliki tim auditor internal yang memadai, lembaga perlu menugaskan calon-calon auditor untuk mengikuti pelatihan audit, baik secara offline maupun online.
- Lemahnya komunikasi Auditor dengan Auditee: Lemahnya komunikasi antara auditor dengan auditee dapat menyebabkan kegagalan dalam proses audit. Komunikasi yang baik harus dilakukan sebelum, selama, dan setelah audit untuk memastikan bahwa informasi yang diperlukan telah diperoleh. Ada 2 jenis audit, audit sistem (desk evaluation) dan audit lapangan. Kedua jenis audit ini tidak akan berjalan dengan baik tanpa didukung dengan komunikasi yang baik pula.
- Tidak Dilakukan Tindakan Perbaikan: Tidak adanya tindakan perbaikan (tindakan korektif) setelah audit dapat menyebabkan kegagalan dalam kegiatan AMI. Audit mutu internal harus dilakukan untuk memperbaiki proses & sistem yang ada. Bila tidak ada tindakan perbaikan setelah audit, maka audit tidak bisa memberikan nilai tambah /manfaat yang diharapkan.
Langkah Perbaikan AMI
Untuk mencegah kegagalan dalam proses AMI, berikut adalah beberapa tips yang dapat dipertimbangkan:
- Menetapkan tujuan, target dan ruang lingkup audit yang jelas.
- Menunjuk auditor yang memiliki kompetensi & pengalaman yang memadai. Tidak saja mempertimbangkan ketrampilan namun juga melihat sikap dan soft-skills yang dimiliki.
- Melakukan perencanaan yang matang sebelum melakukan audit. Perencanaan meliputi 5 W dan 1 H, what, where, why, who, when dan how.
- Membangun komunikasi yang baik antara auditor dengan auditee. Yakinkan auditee, bahwa proses AMI ini bukan untuk mencari kesalahan, namun untuk mencari peluang-peluang perbaikan.
- Membuat laporan audit yang jelas dan sistematis. Laporan harus dibuat tepat waktu, sehingga tidak menghambat proses penyusunan rencana tindak lanjut dan kegiatan Tinjauan Manajemen.
- Melakukan tindakan perbaikan dan perbaikan yang diperlukan setelah audit. Disinilah manfaat audit baru dapat dirasakan. Tindakan koreksi, korektif dan preventif yang tepat akan mampu mendorong organisasi untuk melakukan perbaikan terus menerus.
Demikian uraian singkat ini, kami sampaikan. Dengan memperbaiki poin-poin di atas, insyaAllah audit mutu internal (AMI) dapat memberikan manfaat yang maksimal dalam upaya peningkatan mutu organisasi. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
22 Mar
0
Menyusun Standar Kompetensi Lulusan
Menyusun Standar Kompetensi Lulusan
Salah satu dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi yang perlu untuk disusun adalah Standar Kompetensi Lulusan. Standar Kompetensi Lulusan adalah kriteria capaian pembelajaran lulusan pendidikan tinggi yang merupakan internalisasi ranah sikap, pengetahuan, dan keterampilan.
Bagaimana prosedur atau langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk menyusun Standar Kompetensi Lulusan?
Menyusun standar kompetensi lulusan yang baik memerlukan beberapa tahap, diantaranya:
- Identifikasi Kebutuhan Dunia Industri: Cermati kebutuhan industri, konsumen dan perusahaan yang berkaitan dengan lulusan program studi. Lakukan analisis mendalam terhadap kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan dapat dilakukan dengan melakukan beberapa metode seperti fokus group discussion, survei, atau wawancara dengan para pakar, profesional di industri terkait.
- Identifikasi Kebutuhan Akademik: Pelajari kebutuhan akademik yang diperlukan oleh mahasiswa untuk bisa memenuhi harapan /kebutuhan industri yang tadi telah diidentifikasi. Proses analisis kebutuhan akademik, dapat dilakukan dengan mengevaluasi kurikulum program studi yang sejenis di perguruan tinggi lain atau dengan melakukan sharing /diskusi dengan para akademisi di bidang yang bersangkutan. Kegiatan ini sering juga dilakukan melalui kegiatan Benchmarking.
- Menetapkan Kompetensi: Dari hasil analisis kebutuhan industri & akademik, selanjutnya dibuat daftar kompetensi apa saja yang harus dimiliki oleh lulusan program studi. Umumnya kompetensi tersebut mencakup pengetahuan (kognitif), keterampilan (psikomotorik), dan sikap (afeksi) yang dibutuhkan untuk dapat sukses di suatu industri.
- Susun Indikator: Setelah menyusun daftar kompetensi, lalu tentukan indikator-indikator yang dapat diukur untuk setiap kompetensi. Indikator yang baik harus spesifik, terukur, dan relevan dengan kompetensi yang ingin diraih.
- Tetapkan Level Kompetensi: Tetapkan level kompetensi yang diinginkan dari lulusan program studi. Level kompetensi tersebut dapat berupa pemahaman dasar, kemahiran yang terampil, atau tingkat keahlian yang sangat mahir. Dengan adanya level kompetensi akan mudah bagi manajemen untuk mengukur sejauh mana capaian pembelajaran telah diraih.
- Validasi Standar Kompetensi: Validasi standar kompetensi dilakukan dengan melibatkan stakeholder. Stakeholder yang dilibatkan dapat berasal dari industri, akademisi, orang tua dan mahasiswa.
- Implementasi dan Evaluasi: Setelah standar kompetensi dibuat dan disetujui, maka harus diimplementasikan dan dievaluasi secara berkala. Evaluasi ini bertujuan untuk memastikan apakah lulusan program studi telah memenuhi standar kompetensi yang telah ditetapkan.
Melalui langkah-langkah diatas, maka InsyaAllah akan diperoleh standar kompetensi lulusan yang baik. Standar yang baik dapat meningkatkan mutu lulusan, dan meningkatkan kepuasan stakeholder. Stay Relevant !
Instagram: @mutupendidikan
Kelas Integrasi SPMI
Kelas Audit Mutu Internal
