Komunikasi Internal: Mengelola Tinjauan Manajemen
Topik 12: Komunikasi Internal: Mengelola Tinjauan Manajemen (Kamis).
Mengelola Tinjauan Manajemen
Tinjauan manajemen atau RTM (Rapat Tinjauan Manajemen) merupakan suatu proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektivitas pelaksanaan SPMI (sistem penjaminan mutu internal), dengan cara melakukan pembahasan secara berkala dengan melibatkan berbagai pihak yang terkait.
Efektivitas Tinjauan Manajemen adalah kemampuan suatu organisasi untuk secara teratur mengevaluasi dan mengkaji kinerja, proses, kebijakan, dan tujuan mereka guna memastikan bahwa semua aspek berjalan sesuai rencana dan menghasilkan hasil yang diinginkan.
Tinjauan Manajemen melibatkan analisis mendalam atas: pencapaian tujuan, pengukuran kinerja, identifikasi peluang perbaikan, dan perubahan yang diperlukan untuk memastikan kesesuaian dan keberlanjutan organisasi.
Dengan melakukan Tinjauan Manajemen secara teratur, organisasi dapat mengambil langkah-langkah perbaikan yang diperlukan untuk mengatasi ketidaksesuaian dan mengoptimalkan kinerja mereka.
Ini juga membantu dalam memastikan bahwa lembaga pendidikan tetap relevan, adaptif, dan kompetitif di lingkungan yang selalu berubah.
Baca juga: Mengenal Tinjauan Manajemen
Komunikasi internal yang efektif sangat penting untuk keberhasilan Tinjauan Manajemen.
Penguatan Komunikasi Internal untuk Keberhasilan Tinjauan Manajemen
Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil dalam komunikasi internal untuk mendukung keberhasilan Tinjauan Manajemen:
1. Komunikasikan Persiapan Tinjauan Manajemen
Komunikasikan kepada anggota tim mengenai jadwal dan tujuan dari Tinjauan Manajemen. Berikan informasi yang jelas mengenai proses yang akan dilakukan selama tinjauan, dokumen-dokumen yang akan diperlukan, dan peran masing-masing anggota tim dalam mendukung Tinjauan Manajemen.
Berikan petunjuk yang jelas mengenai persiapan yang harus dilakukan sebelum tinjauan dilakukan.
2. Jelaskan pentingnya Tinjauan Manajemen
Jelaskan dengan jelas kepada anggota tim mengenai pentingnya Tinjauan Manajemen dalam mengevaluasi kinerja dan efektivitas sistem manajemen organisasi. Sampaikan bahwa hasil Tinjauan Manajemen dapat memberikan wawasan berharga untuk perbaikan dan pengembangan.
Tekankan bahwa setiap anggota tim memiliki peran penting dalam kesuksesan Tinjauan Manajemen.
3. Dukung dan Bangun Komunikasi dua arah
Berikan kesempatan kepada anggota tim untuk berbagi informasi dan pemikiran mereka sebelum dan selama Tinjauan Manajemen. Dukung komunikasi dua arah yang terbuka dan transparan.
Baca juga: Tips keberhasilan Tinjauan Manajemen
Terima masukan dan pertanyaan dari anggota tim dan tanggapi dengan jelas dan tepat waktu. Ini akan membantu memastikan pemahaman yang konsisten dan menghindari kesalahpahaman.
4. Klarifikasi dan penjelasan
Pastikan bahwa semua instruksi, dokumen, dan laporan terkait Tinjauan Manajemen telah dikomunikasikan dengan jelas kepada anggota tim. Jika ada ketidakjelasan atau kebingungan, berikan penjelasan tambahan dan klarifikasi yang diperlukan.
Penting untuk memastikan bahwa semua anggota tim memahami apa yang diharapkan dari mereka selama Tinjauan Manajemen.
5. Dorongan partisipasi aktif
Dorong partisipasi aktif dari seluruh anggota tim dalam mendukung Tinjauan Manajemen. Komunikasikan kepentingan keterlibatan mereka dalam memberikan masukan, mengumpulkan data, dan mengevaluasi kinerja sistem manajemen. Ajak mereka untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang dapat membantu dalam proses Tinjauan Manajemen.
6. Komunikasi tentang hasil Tinjauan Manajemen
Setelah Tinjauan Manajemen selesai, komunikasikan hasil dan temuan kepada anggota tim. Sampaikan secara jelas mengenai temuan yang signifikan, rekomendasi perbaikan, dan langkah-langkah yang akan diambil untuk memperbaiki masalah yang ditemukan. Pastikan bahwa informasi ini disampaikan dengan cara yang memotivasi dan membangun semangat perbaikan.
7. Kesimpulan
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, komunikasi internal yang efektif akan membantu dalam kesuksesan Tinjauan Manajemen. Hal ini akan memperkuat partisipasi anggota tim, meningkatkan pemahaman tentang proses Tinjauan Manajemen, dan mendorong budaya yang berfokus pada peningkatan kinerja dan pengembangan sistem manajemen yang lebih baik dalam organisasi.
Pertanyaan
- Apa pentingnya komunikasi internal dalam konteks mengelola tinjauan manajemen?
- Apa peran utama teknologi informasi dalam memfasilitasi komunikasi internal selama proses tinjauan manajemen?
Catatan: Pertanyaan diatas hanya untuk latihan, jawablah terlebih dahulu sebelum melihat contoh jawaban di bawah ini.
Contoh jawaban:
- Apa pentingnya komunikasi internal dalam konteks mengelola tinjauan manajemen?
- Teknologi informasi memfasilitasi komunikasi cepat dan efisien melalui alat seperti email, platform kolaborasi, dan perangkat lunak manajemen proyek. Ini memungkinkan informasi dapat diakses dan dibagikan dengan mudah oleh anggota tim.
Quote
“Audit findings are easy to come up with, successful change from a finding is true internal audit value.“
~ Michael Piazza
Video: (Menyusul)
Unduh Materi Utama
Komunikasi Internal: Mengelola Tinjauan Manajemen (menyusul)
Unduh Materi Pelengkap
Studi Kasus
Mengelola Komunikasi Internal dalam Proses Tinjauan Manajemen di Universitas Cahaya Pelangi
Latar Belakang: Universitas Cahaya Pelangi adalah perguruan tinggi yang terdiri dari berbagai fakultas dan departemen bidang sosial dan teknik. Setiap semester, universitas ini melakukan tinjauan manajemen untuk mengevaluasi kinerja akademik, program-program, dan merencanakan perbaikan strategis.
Tantangan Komunikasi Internal: Selama tahun-tahun sebelumnya, Universitas Cahaya Pelangi mengalami tantangan dalam menyebarkan informasi dan hasil tinjauan manajemen secara efektif ke seluruh fakultas dan departemen. Informasi sering kali terbatas pada kelompok tertentu, menyebabkan kurangnya pemahaman yang holistik dan merugikan kolaborasi antardepartemen.
Diskusi: Atas dasar kasus diatas, berikan pandangan dan argumentasi saudara!
Catatan: Studi kasus diatas hanya untuk latihan, jawablah terlebih dahulu sebelum melihat contoh jawaban di bawah ini. Uraikan langkah-langkah yang dapat diambil untuk memberi solusi.
Contoh Jawaban Studi Kasus:
Langkah-langkah yang Diambil dari kasus diatas: Untuk mengatasi tantangan tersebut, Universitas ABC mengambil langkah-langkah berikut dalam mengelola komunikasi internal selama proses tinjauan manajemen:
- Portal Informasi Universitas: Universitas membangun portal online yang berisi informasi terkait tinjauan manajemen, termasuk hasil evaluasi, sasaran strategis, dan langkah-langkah perbaikan yang diusulkan.
- Forum Kolaborasi Antardepartemen: Forum online didirikan untuk memungkinkan perwakilan dari masing-masing fakultas dan departemen berbagi pandangan dan saran terkait hasil tinjauan. Diskusi online ini memfasilitasi kolaborasi yang lebih baik.
- Seri Webinar dan Pertemuan: Seri webinar dan pertemuan daring diadakan untuk membahas temuan tinjauan dan mendiskusikan langkah-langkah yang akan diambil. Ini memberikan kesempatan bagi anggota fakultas dan departemen untuk bertanya langsung kepada manajemen.
- Laporan Tinjauan yang Disesuaikan: Manajemen menghasilkan laporan tinjauan yang disesuaikan untuk setiap fakultas dan departemen. Laporan ini menyoroti temuan yang paling relevan dengan unit mereka dan bagaimana langkah-langkah perbaikan akan diterapkan.
- Pelatihan Komunikasi: Pelatihan komunikasi diberikan kepada staf manajemen dan dosen untuk memastikan pesan-pesan dari tinjauan manajemen disampaikan dengan jelas dan efektif.
Hasil dan Dampak: Melalui langkah-langkah ini, Universitas Cahaya Pelangi berhasil meningkatkan komunikasi internal selama proses tinjauan manajemen:
- Pemahaman yang lebih baik: Informasi tinjauan disampaikan kepada semua fakultas dan departemen dengan cara yang relevan, memastikan pemahaman yang lebih baik tentang hasil dan langkah-langkah perbaikan yang diusulkan.
- Kolaborasi yang ditingkatkan: Forum kolaborasi dan webinar memungkinkan diskusi antardepartemen, mendorong ide-ide baru dan pemecahan masalah bersama.
- Partisipasi yang lebih tinggi: Staf akademik merasa lebih terlibat dalam proses tinjauan, merasa memiliki kesempatan untuk memberikan masukan dan memberi dampak positif pada perbaikan.
- Penerapan yang lebih baik: Dengan informasi yang lebih terbuka dan jelas, perubahan strategis dan perbaikan dapat diterapkan dengan lebih baik.
Melalui pendekatan ini, Universitas Cahaya Pelangi berhasil menciptakan lingkungan akademik yang lebih terkoordinasi dan berorientasi pada perbaikan berkelanjutan, dengan hasil yang lebih baik dalam hal peningkatan kualitas pendidikan dan pengembangan program akademik.
Penutup
Yes… Bahagia sekali topik ini bisa diikuti dengan baik. Bravo & semangat….yuk kita rayakan!
Selingan teka-teki jenaka: Hewan-hewan apa yang paling bikin damai? Ayam, karena membuat suasana adem ayam… 🙂
Catatan: Agar dapat membuka materi selanjutnya, silakan klik tombol hijau “tandai selesai” di bagian bawah.
