Tips Keberhasilan Tinjauan Manajemen

25Oct 0

Tips Keberhasilan Tinjauan Manajemen

Tips Keberhasilan Tinjauan Manajemen

Tinjauan Manajemen (TM) adalah suatu proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu, dengan cara melakukan kajian dan pembahasan secara berkala dengan melibatkan berbagai pihak yang terkait.

Proses TM atau management review yang ada selama ini, ada yang berhasil dan ada pula yang kurang efektif. Ke depan agar proses TM semakin produktif perlu ada upaya untuk meningkatkan efektivitasnya melalui berbagai upaya perbaikan.

Lembaga pendidikan seperti perguruan tinggi, sekolah dan madrasah yang menerapkan SPMI (sistem penjaminan mutu internal) juga dianjurkan mengadakan TM secara periodik. Dengan kegiatan TM yang efektif, InsyaAllah lembaga pendidikan akan dapat melakukan tindakan perbaikan secara terus menerus (kaizen).

Berikut adalah beberapa tips untuk memastikan keberhasilan TM lembaga pendidikan:

Menyusun Rencana Yang Efektif: Pastikan lembaga dapat menyusun rencana TM yang baik. Tetapkan 5 W + 1 H yaitu what, why, when, who, where dan how. Rencana TM yang baik akan membantu memastikan bahwa semua pihak terlibat dalam proses & akan mengetahui persis apa yang harus dilakukan selama tinjauan manajemen.
Siapkan Data: Dalam TM, keberadaan data yang akurat sangat penting. Pastikan semua data dan informasi terkait kinerja organisasi & proses-proses pendidikan tersedia dan siap untuk dipelajari. Pastikan untuk memeriksa dokumen SPMI, kinerja proses bisnis, dan pengukuran kinerja lainnya untuk memastikan bahwa informasi yang tepat & akurat tersedia untuk keputusan manajemen. Dokumen SPMI dapat berupa Kebijakan SPMI, manual PPEPP, Standar SPMI dan formulir-formulir.
Keterlibatan Pihak-Pihak Terkait: TM adalah upaya bersama untuk melakukan perbaikan, jadi pastikan untuk melibatkan semua orang yang terkait dengan proses-proses dalam lembaga pendidikan. Tujuannya untuk memastikan bahwa semua sudut pandang telah dipertimbangkan selama proses tinjauan manajemen. Contoh dalam universitas, pihak yang berkepentingan adalah rektor, dekan, kaprodi dan semua unit kerja.
Gunakan Ukuran Kinerja yang Tepat: Ukuran kinerja yang tepat untuk TM dapat bervariasi tergantung pada tujuan dan tujuan organisasi. Misalnya lembaga pendidikan tinggi dapat menggunakan KPI (key performance indicators) atau dapat menggunakan model ABCD (audience, behavior, competence & degree).
Keputusan Berdasarkan Data: Pastikan bahwa keputusan yang diambil selama kegiatan TM didasarkan pada data-data yang akurat dan tepat. Hindari mengambil keputusan berdasarkan intuisi semata, & pastikan bahwa keputusan yang diambil didukung oleh fakta dan informasi yang tersedia. Gunakan tools untuk membantu proses pengambilan keputusan, misalnya fishbone diagram, mindmapping, bertanya why sebanyak 5 kali, dll.
Realisasi Tindak Lanjut: Setelah kegiatan TM selesai, pastikan untuk melakukan follow-up pada rekomendasi dan keputusan yang diambil. Pastikan bahwa langkah-langkah yang diambil, akan berhasil mengatasi masalah yang telah diidentifikasi. Jadi, upaya kaizen (perbaikan terus menerus) tidak boleh berhenti, harus dilakukan follow-up secepatnya.