Knowledge Management: Rekomendasi untuk Revisi Permendikbudristek 53 Tahun 2023

Knowledge Management: Rekomendasi untuk Revisi Permendikbudristek 53 Tahun 2023

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Instagram: @mutupendidikan

Pendahuluan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan sistem mutu yang diatur Undang-Undang Pendidikan Tinggi Nomor 12 Tahun 2012 yang berfungsi untuk menjaga dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi di Indonesia. Namun, di tengah percepatan transformasi digital dan kompleksitas global yang sering dirangkum dengan istilah era BANI (Brittle, Anxious, Nonlinear, Incomprehensible), SPMI menghadapi tantangan yang semakin dinamis.

SPMI dituntut tidak hanya sekadar mempertahankan relevansinya, namun juga harus mampu beradaptasi untuk mendukung keberlanjutan mutu. Dalam konteks ini, integrasi Knowledge Management (KM) menjadi pilihan strategis yang perlu dipertimbangkan untuk memperkuat daya respons institusi terhadap perubahan.

Baca juga: Permendikbudristek 53/2023: Mengapa ‘Budaya Mutu’ Harus Jadi Fokus Utama?

Knowledge Management (KM) adalah pendekatan sistematis yang bertujuan mengidentifikasi, mengelola, dan mendistribusikan pengetahuan di dalam organisasi. Dalam konteks pendidikan tinggi, KM memainkan peran penting untuk memastikan bahwa pengetahuan yang diperoleh institusi—baik dari hasil pemantauan, audit mutu, hingga praktik terbaik—dapat terdokumentasi dengan baik, dan dapat dimanfaatkan secara optimal untuk mendukung proses pengambilan keputusan dalam organisasi. Melalui KM, institusi pendidikan dapat mengolah data yang telah dikumpulkan menjadi wawasan (informasi) yang berharga. Wawasan tersebut tentu akan menjadi daya dorong untuk menciptakan inovasi, dan memperkuat daya saing institusi.

Artikel ini bertujuan untuk mengusulkan penambahan Knowledge Management (KM) sebagai elemen inti dalam revisi Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023. Dengan mengintegrasikan KM, diharapkan SPMI memiliki daya dorong yang lebih kuat untuk menghadapi tantangan dinamis era BANI.

Mengenal Knowledge Management

SPMI, sebagaimana diatur dalam Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023, khususnya pada Pasal 67 hingga 70, mewajibkan perguruan tinggi untuk melaksanakan siklus PPEPP: Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan Standar Mutu secara berkelanjutan.

Jika Knowledge Management (KM) diintegrasikan dalam revisi Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023, hal ini diharapkan mampu menghadirkan kerangka kerja strategis yang memastikan proses PPEPP tidak sekadar menjadi rutinitas administratif, tetapi berkembang menjadi sistem pembelajaran yang dinamis, adaptif, dan berdaya guna bagi organisasi.

Seperti yang dipaparkan oleh Edward Sallis, dalam bukunya Total Quality Management in Education, KM memungkinkan institusi untuk mengelola dua jenis pengetahuan, yakni: tacit (pengetahuan yang tidak terdokumentasi) dan eksplisit (pengetahuan yang terdokumentasi). Dalam konteks SPMI, KM berfungsi mengolah semua informasi yang relevan seperti hasil evaluasi diri, audit mutu internal, dan pengendalian mutu lainnya menjadi wawasan strategis yang dapat digunakan untuk inovasi dan peningkatan berkelanjutan (kaizen).

Baca juga: Evaluasi Permendikbudristek 53/2023: Kecepatan versus Akuntabilitas

Integrasi KM dalam PPEPP

Agar Knowledge Management (KM) dapat diintegrasikan secara efektif ke dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), diperlukan regulasi yang menyediakan landasan hukum yang kokoh serta panduan operasional yang jelas dan terarah.

Langkah pertama adalah mendefinisikan KM sebagai proses sistematis untuk mengelola informasi, pengalaman, dan keahlian guna mendukung peningkatan mutu pendidikan tinggi. Definisi ini dapat dimasukkan dalam bagian Ketentuan Umum revisi Permendikbudristek 53 Tahun 2023, sehingga KM secara eksplisit diakui sebagai elemen penting dalam sistem penjaminan mutu internal (SPMI).

Langkah kedua adalah memastikan integrasi KM dalam siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan). Dalam tahap Penetapan, KM mendukung perguruan tinggi untuk menetapkan standar mutu berbasis data historis, praktik terbaik, dan pengalaman terdokumentasi. Pada tahap Pelaksanaan, KM membantu memastikan implementasi standar berjalan sesuai rencana dengan memanfaatkan pengetahuan yang terdokumentasi sebagai panduan operasional. KM juga dapat berfungsi sebagai alat untuk menyimpan dan mendistribusikan informasi penting selama pelaksanaan.

Pada tahap Evaluasi, KM berperan dalam mengumpulkan data dan informasi dari evaluasi diri, pemantauan, audit mutu internal, asesmen dan pelaporan mutu. Data ini kemudian diolah menjadi wawasan strategis pada tahap Pengendalian, di mana informasi digunakan untuk mengidentifikasi kesenjangan mutu dan memberikan umpan balik kepada manajemen. Akhirnya, pada tahap Peningkatan, KM mendukung penyebaran pengetahuan kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal, sehingga memastikan hasil evaluasi dan pengendalian mutu digunakan untuk merancang Peningkatan Standar dan perbaikan berkelanjutan. Dengan demikian, KM menjadi elemen integral yang memperkuat setiap tahap dalam siklus PPEPP.

Baca juga: Inovasi Penjaminan Mutu: Masukan Untuk Evaluasi Permendikbudristek No. 53/2023

Revisi Permendikbudristek 53 Tahun 2023

Untuk mengintegrasikan KM dalam revisi Permendikbudristek 53 Tahun 2023, berikut adalah usulan isi pasal yang dapat dipertimbangkan:

Pasal XYZ – Definisi Knowledge Management:

1. Knowledge Management adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola, dan mendistribusikan informasi, data, dan pengalaman dalam rangka mendukung pengambilan keputusan dan peningkatan mutu secara berkelanjutan.
2. Knowledge Management mencakup pengelolaan pengetahuan tacit dan eksplisit yang relevan dengan pengelolaan mutu pendidikan tinggi.

Pasal XYZ – Integrasi KM dalam SPMI:

1. Perguruan tinggi mengembangkan sistem Knowledge Management yang mendukung pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
2. Sistem Knowledge Management sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mencakup:
   • Pengumpulan data dan informasi yang mencakup hasil pemantauan, evaluasi diri, audit internal, pelaporan mutu, serta kegiatan akademik dan non-akademik yang relevan.
   • Pengolahan data menjadi wawasan strategis untuk peningkatan mutu.
   • Penyimpanan dan penyebaran informasi kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal.
   • Melakukan evaluasi berkala atas efektivitas sistem Knowledge Management yang diterapkan, guna memastikan kesesuaiannya dengan kebutuhan dan dinamika institusi.

Pasal XYZ – Pengembangan Kapasitas KM:

1. Perguruan tinggi menyediakan infrastruktur teknologi yang mendukung pengelolaan pengetahuan.
2. Perguruan tinggi mengembangkan budaya organisasi yang mendukung kolaborasi, berbagi pengetahuan, dan pembelajaran berkelanjutan.

Baca juga: Usulan Revisi Permendikbudristek No. 53/2023: Otonomi dan Fleksibilitas Penjaminan Mutu

Penutup

Integrasi Knowledge Management (KM) ke dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) tidak hanya memperkuat mekanisme penjaminan mutu melalui siklus PPEPP, tetapi juga membangun dan menanamkan budaya pembelajaran organisasi (learning organization) yang berkelanjutan dan dinamis.

Dengan KM, perguruan tinggi akan mampu mengelola pengetahuan secara sistematis, memungkinkan adaptasi yang lebih cepat, dan meningkatkan efisiensi dalam mengembangan inovasi pendidikan. Revisi Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 yang mengakomodasi KM diharapkan dapat menjadi milestone menuju pendidikan tinggi yang unggul, inovatif, dan berkelanjutan. Stay relevant!

Baca juga: Kebijakan SPMI: Pilar Utama Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

---

Referensi

1. Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan. (2024). Pedoman Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Akademik. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
2. OpenAI. (2023). ChatGPT [Large language model]. Diakses melalui https://openai.com/chatgpt
3. Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
4. Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2023). Organizational behavior (19th ed., Global ed.). Pearson.
5. Sallis, E. (2002). Total quality management in education (3rd ed.). Kogan Page.

---

Oleh: Bagus Suminar, wakil ketua ICMI Orwil Jatim, dosen UHW Perbanas Surabaya, direktur mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan