PPEPP vs. PDCA

3Aug 0

Pendahuluan

Manajemen mutu adalah salah satu elemen kunci dalam meningkatkan performance dan efisiensi organisasi. Dua kerangka kerja yang sering digunakan untuk tujuan perbaikan mutu adalah PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan) dan PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Meskipun keduanya memiliki tujuan yang sama yaitu perbaikan berkelanjutan (Kaizen), terdapat perbedaan penting dalam pendekatan dan implementasi masing-masing. Artikel ini akan menguraikan persamaan dan perbedaan antara PPEPP dan PDCA dalam konteks manajemen mutu. Semoga bemanfaat!

Persamaan PPEPP dan PDCA

Fokus pada Perbaikan Berkelanjutan: Kedua kerangka kerja ini bertujuan untuk meningkatkan mutu secara berkelanjutan (continuous improvement). Dengan memfasilitasi evaluasi dan tindakan korektif / preventif yang berulang, baik PPEPP maupun PDCA membantu organisasi mencapai peningkatan yang konsisten dalam kinerja dan efisiensi.
Struktur Siklus Berkelanjutan: Baik PPEPP maupun PDCA mengikuti struktur siklus yang berulang, yang memungkinkan organisasi untuk terus mengevaluasi dan memperbaiki proses mereka. Siklus ini mencerminkan pendekatan iteratif yang esensial dalam manajemen mutu. Ungkapan Quality is a journey not a destination sangat tepat dalam menggambarkan upaya mengejar mutu tanpa berhenti.
Komponen Inti: PPEPP dan PDCA mencakup komponen perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dan tindakan korektif. Elemen-elemen ini mendasari pendekatan mereka terhadap manajemen mutu dan menjamin bahwa semua aspek dari proses organisasi dipertimbangkan dalam siklus peningkatan (kaizen).

Perbedaan PPEPP dan PDCA

Tahap Pengendalian Pelaksanaan Standar (Control) dalam PPEPP: PPEPP menambahkan tahap khusus untuk pengendalian yang fokus pada memastikan bahwa proses berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Tahap ini mencakup tindakan korektif dan pencegahan untuk mengatasi penyimpangan /permasalahan yang ditemukan selama evaluasi.
Tahap Peningkatan (Improvement) dalam PPEPP: PPEPP memiliki tahap peningkatan yang lebih spesifik dibandingkan dengan tahap “Act” dalam PDCA. Tahap ini berfokus pada pengembangan dan perbaikan berkelanjutan berdasarkan hasil evaluasi dan pengendalian Standar SPMI, memastikan bahwa langkah-langkah perbaikan diterapkan secara efektif.
Konteks Implementasi: PDCA adalah kerangka kerja yang digunakan secara luas dalam berbagai industri dan organisasi (generik) untuk manajemen mutu dan peningkatan proses. Sementara itu, PPEPP dirancang khusus untuk konteks pendidikan tinggi dan penjaminan mutu internal di institusi pendidikan, memberikan perhatian lebih pada standar nasional dan regulasi yang relevan dengan sektor pendidikan.
Detail dalam Tahapan: PDCA terdiri dari empat tahap utama: Plan (Perencanaan), Do (Pelaksanaan), Check (Pemeriksaan), dan Act (Tindakan). Sementara itu, PPEPP terdiri dari lima tahap: Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar SPMI. Tahap-tahap tambahan dalam PPEPP mencerminkan kebutuhan khusus dalam konteks pendidikan untuk pengendalian dan peningkatan yang lebih mendetail.

Implementasi PPEPP dan PDCA

Implementasi PPEPP

Penetapan Standar: Menetapkan standar SPMI dan kebijakan SPMI berdasarkan visi, misi, dan tujuan institusi pendidikan.
Pelaksanaan Standar: Mengimplementasikan standar dan kebijakan SPMI yang telah ditetapkan.
Evaluasi Pelaksanaan Standar: Mengevaluasi pelaksanaan standar dan kebijakan SPMI, serta mengumpulkan data hasil pelaksanaan.
Pengendalian Pelaksanaan Standar: Mengambil tindakan koreksi, korektif dan preventif untuk memastikan bahwa proses berjalan sesuai dengan standar SPMI.
Peningkatan Standar: Melakukan perbaikan berkelanjutan berdasarkan hasil evaluasi dan pengendalian. Termasuk meningkatkan target-target baru yang ada di dokumen Standar SPMI.

Implementasi PDCA

Plan (Perencanaan): Menetapkan tujuan, target dan proses yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Do (Pelaksanaan): Melaksanakan proses-proses sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
Check (Pemeriksaan): Mengevaluasi hasil dan membandingkan antara capaian dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Act (Tindakan): Mengambil tindakan korektif dan preventif dan membuat perbaikan berdasarkan hasil evaluasi.

Penutup

PPEPP dan PDCA adalah dua kerangka kerja yang efektif dalam proses manajemen mutu, masing-masing dengan kekuatan dan fokus yang berbeda.

PDCA menawarkan pendekatan yang lebih umum dan dapat diterapkan dalam berbagai konteks industri (generik), sementara PPEPP menyediakan kerangka kerja yang lebih khusus dan rinci untuk konteks pendidikan tinggi di Indonesia. Lihat Permendikbudristek 53 Tahun 2023.

Meskipun memiliki perbedaan dalam tahapan dan implementasi, keduanya bertujuan untuk mencapai peningkatan berkelanjutan (kaizen) dan memastikan bahwa organisasi dapat terus meningkatkan kualitas dan kinerja mereka. Kedua pendekatan ini dapat memberikan manfaat yang signifikan dalam upaya manajemen mutu organisasi. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan