Menyederhanakan Dokumen SPMI

Menyederhanakan Dokumen SPMI

Menyederhanakan Dokumen SPMI

Pendahuluan

Ungkapan “Simplicity is the ultimate sophistication”, bermakna keanggunan, prestasi atau kesempurnaan terletak pada “kesederhanaan”. Kata bijak ini sering kali dikaitkan dengan sosok Leonardo da Vinci, seorang ilmuwan, seniman, dan penemu yang hidup pada abad ke-15. 

Leonardo da Vinci dikenal karena karya-karyanya yang cemerlang, revolusioner dan pendekatannya yang inovatif terhadap sains, seni, dan penemuan-penemuan inovatif.

Quote “Simplicity is the ultimate sophistication”  menekankan bahwa untuk mencapai keanggunan, prestasi atau kesempurnaan, suatu karya seni, produk, atau konsep haruslah dibuat simpel, praktis, sederhana dan tidak rumit. 

Kita perlu berusaha maksimal untuk mengurangi hal-hal yang mubazir, dan tidak bermanfaat. Kita perlu menyederhanakan sistem, desain atau ide agar dapat membawa hasil yang lebih efektif, efisien, mudah dimengerti dan elegan.

Dalam banyak bidang, termasuk sistem, seni, desain, teknologi, dan filosofi, kesederhanaan sering dianggap sebagai tanda dari pemahaman yang mendalam & mutu yang tinggi. Walaupun mencapai kesederhanaan bisa jauh lebih sulit daripada menciptakan sesuatu yang rumit. 

Ada gurauan naif: “Kalau bisa dibuat rumit mengapa dibuat sederhana”. Ada juga candaan yang tidak perlu ditiru, seperti “Kalau bisa dipersulit mengapa harus dipermudah”.

Kesederhanaan (simplicity) yang tercapai dengan baik dapat memberikan kesan indah yang kuat dan membuat suatu karya menjadi lebih menonjol dan berdaya tarik.

Sebenarnya upaya simplicity bukan berarti mengabaikan kompleksitas, kecanggihan atau kecerdasan, namun lebih pada upaya mengenali inti dari suatu hal dan menyampaikannya dengan cara yang elegan & mudah dimengerti. 

Jadi, ungkapan bijak “Simplicity is the ultimate sophistication” mengajarkan kita semua untuk menghargai serta mencari keindahan dalam hal-hal yang sederhana dan tidak terlalu rumit.Tentu ini menjadi tantangan bagi pengelola SPMI lembaga Pendidikan.

Menyederhanakan Dokumen SPMI

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dikdasmen adalah sistem penjaminan mutu yang berjalan di dalam satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen dalam satuan pendidikan yang mencakup seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya untuk mencapai SNP.

SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) merupakan suatu sistem yang diwajibkan pada lembaga pendidikan baik pendidikan tinggi maupun pendidikan dasar menengah (Dikdasmen). 

Sistem mutu ini digunakan untuk memastikan bahwa mutu layanan pendidikan yang dihasilkan mencapai standar yang diharapkan. 

Baca juga: Pentingnya Kesederhanaan Dokumen SPMI

Tips dan Strategi

Untuk membuat dokumen SPMI menjadi lebih sederhana atau mencapai “simplicity,” berikut beberapa tips dan strategi yang dapat diterapkan:

Identifikasi Prioritas Utama

SPMI perlu fokus pada beberapa aspek utama yang kritis atau yang harus diutamakan. Identifikasi elemen-elemen yang paling mempengaruhi mutu dan efisiensi proses, serta hasil akhir yang diinginkan.

Mencari yang benar-benar urgen & important untuk di prioritaskan dalam upaya mengawal mutu pendidikan. Alokasikan sumber daya yang ada (terbatas) secara efektif dan efisien.

Hasil evaluasi diri lembaga pendidikan dapat digunakan untuk menentukan fokus prioritas yang akan dikerjakan.

Sederhanakan Dokumen

Evaluasi dan revisi kembali dokumen-dokumen dan prosedur SPMI. Apakah dokumen tersebut masih relevan di era disrupsi dan era AI yang sedang berlangsung.

Hapus informasi yang redundant (berulang) atau tidak lagi relevan, segera update dengan situasi tantangan baru. Pastikan standar, manual, instruksi kerja dan panduan mudah dipahami dan tidak berbelit-belit.

Bahasa yang Sederhana

Gunakan kata-kata yang mudah dimengerti oleh semua pihak yang terlibat dalam SPMI. Hindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang membingungkan.

Tidak semua tenaga SDM memiliki persepsi yang sama terhadap kosa kata dalam dokumen SPMI. Tambahkan penjelasan atau definisi untuk kata-kata yang jarang dipakai.

Pelibatan Semua Pihak

Pentingnya melibatkan seluruh anggota organisasi atau institusi dalam proses pengembangan dan implementasi SPMI. Dengan melibatkan semua pihak, akan muncul rasa memiliki, dengan demikian akan lebih mudah memastikan bahwa sistem yang digunakan lebih dipahami dan diikuti dengan baik.

Otomatisasi

Manfaatkan IT dan alat otomatisasi untuk mempermudah dan meningkatkan efisiensi proses SPMI. Gunakan perangkat lunak (software) atau aplikasi khusus dapat membantu mengelola dan melacak kinerja serta perbaikan yang diperlukan.

Cukup banyak tersedia layanan online dalam bentuk aplikasi yang dapat di adopsi, baik yang gratis maupun berbayar. Misal layanan untuk administrasi akademik, layanan perpajakan, layanan akuntansi dll.

Struktur Organisasi

Penting untuk menyederhanakan struktur organisasi yang mendukung implementasi SPMI. Struktur yang tidak terlalu kompleks dan membingungkan. Jika mungkin, pertimbangkan untuk mengurangi lapisan hierarki yang tidak perlu.

Buat struktur yang fleksibel, ramping dan lincah (lean & agile) sehingga mampu merespon perubahan ekternal dengan cepat. 

Pelatihan dan Pengembangan

Pastikan seluruh anggota organisasi mendapatkan pelatihan dan pemahaman yang cukup mengenai SPMI dan bagaimana cara melaksanakannya dengan baik.

Anggota perlu dibekali keterampilan untuk menyederhanakan dokumen SPMI dengan benar. Konsep KISS Me perlu diimplementasikan dengan baik, KISS Me kependekan dari (Koordinasi, Integrasi, Simplikasi, Sinkronisasi, dan Mekanisme)

Tetap Fleksibel

Tetapkan dokumen SPMI sebagai sistem yang bisa berkembang dan beradaptasi dengan perubahan kebutuhan dan tuntutan organisasi. Pastikan untuk tetap relevan, update harus dilakukan secara terus menerus. Fleksibilitas adalah kunci untuk mencapai kesederhanaan dalam jangka panjang.

Penutup

Demikian uraian singkat tentang tips Menyederhanakan Dokumen SPMI. Dengan menerapkan tips dan strategi di atas, InsyaAllah institusi pendidikan dapat mencapai kesederhanaan dalam SPMI mereka.

Sistem mutu yang sederhana pada gilirannya akan meningkatkan mutu layanan pendidikan secara elegan, anggun dan sempurna. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan