Teknik Bertanya & Psikologi Komunikasi Copy
Topik 6: Teknik Bertanya dan Psikologi Komunikasi (Rabu)
Teknik Bertanya & Psikologi Komunikasi
Komunikasi merupakan proses penyampaian pesan kepada komunikan dengan menggunakan media komunikasi. Komunikasi merupakan bagian yang sangat integral dalam proses audit.
Dalam proses audit, seorang auditor senantiasa selalu berhubungan dengan banyak orang, untuk itu profesi seorang auditor dituntut untuk dapat berkomunikasi agar proses audit dapat berjalan dengan lancar.
Komunikasi AMI
Hubungan auditor dengan auditee merupakan hubungan antar manusia yang mengarah pada Kerjasama untuk mencapai tujuan akhir Audit Mutu Internal (AMI).
Tugas Penting Auditor
Auditor diharapkan tidak hanya mencari temuan ketidaksesuaian, namun juga mencari poin kesesuaian (good point) sehingga diharapkan dapat mengurangi hal-hal yang tidak memiliki nilai tambah.
Pertanyaan Dalam AMI Harus
- Mudah dipahami oleh teraudit/auditee
- Harus memenuhi kebutuhan informasi
- Tidak mengarahkan pada suatu jawaban tertentu
- Tidak ada bias
Tipe-Tipe Pertanyaan
- Pertanyaan terbuka (Open Question): Merupakan jenis pertanyaan yang berupa penjelasan dan uraian. Dalam melakukan audit sebaiknya auditor memulai dengan pertanyaan terbuka. Pertanyaan terbuka adalah Teknik bertanya yang baik untuk memulai audit, karena Teknik ini membuat auditee dalam posisi nyaman untuk melakukan proses audit.
- Pertanyaan tertutup (Close Question): Merupakan jenis pertanyaan yang membutuhkan jawaban pasti yakni berupa pernyataan setuju atau tidak, Teknik ini digunakan apabila auditor ingin mengkonfirmasi sesuatu dari auditee.
- Mencari penjelasan (Probing): Merupakan pertanyaan yang dilakukan dengan tujuan agar auditor mendapatkan penjelasan disertai bukti otentik, dimana pertanyaan ini penting dilakukan agar auditee dapat memberikan penjelasan lebih mendalam.
Plus/Minus Tipe Pertanyaan
- Pertanyaan terbuka: Kelebihan yang dimilikinya yakni auditor dapat mengetahui jawaban dari pertanyaan secara rinci, sedangkan kekurangannya adalah menghabiskan banyak waktu
- Pertanyaan tertutup: Pertanyaan ini memiliki kelebihan yakni kemudahan serta kecepatan dalam memperoleh jawaban, sedangkan kekurangannya adalah audit harus memutuskan apakah akan menjawab “ya” ataukah ‘tidak”.
Pertanyaan Dalam AMI
- Orang: terlatih, tersertifikasi, pengetahuan.
- Metode: tahap, monitor, pemeriksaan
- Bahan: inspeksi, kriteria, standar
- Mesin/alat: teruji, terpelihara, terkalibrasi
- Dokumen: termutakhirkan, terkendali
- Lingkungan: terspesifikasi, terkendali
Soft skills Yang Harus Dimiliki Auditor
- Integritas: Kemampuan untuk menunjukan segala sesuatu yang diyakini kebenarannya.
- Objektivitas: Kejujuran dalam mempertimbangkan fakta, terlepas dari kepentingan pribadi yang melekat pada fakta tersebut.
- Independensi: Bebas dari pengaruh dan tidak tergantung pada orang lain.
- Komunikasi: Membantu dalam membangun hubungan dengan auditee terkait dengan pelaksanaan audit.
Penting Untuk Di Ingat
- Tugas auditor bukan mengaudit Individu melainkan mengaudit sistem
- Tugas auditor mencari kesesuaian bukan ketidaksesuaian
- Auditor harus dapat memberikan nilai tambah (added value) untuk perbaikan berkelanjutan.
Video: Teknik Bertanya & Psikologi Komunikasi
Materi (untuk download)
Latihan Soal
Buatlah 1 Pertanyaan Terbuka dan 1 Pertanyaan Tertutup. Gunakan dokumen standar SPMI sebagai referensi.
Catatan:
- Hanya untuk latihan, tidak perlu dikumpulkan.
- Bila ada pertanyaan dapat memanfaatkan forum diskusi group WA
Quote hari ini (Renungan)
“Asking the right questions takes as much skill as giving the right answers”. (Membuat pertanyaan yang benar, memerlukan ketrampilan yang sama banyak dengan memberi jawaban yang benar) – Oleh: Robert Half
Penutup
Wow…Senang sekali kita semua berhasil menyelesaikan topik ini…Bravo..Bravo..Bravo…yuk kita rayakan!
Selingan teka-teki jenaka: Kenapa Superman bajunya pake huruf S? Karena kalau pake M atau XL kegedean 🙂
Catatan: Agar dapat membuka materi selanjutnya, silakan klik tombol hijau “tandai selesai” di bagian bawah.
