Komunikasi Internal: Memastikan Efektivitas AMI
Topik 11: Komunikasi Internal: Memastikan Efektivitas AMI (Rabu).
Efektivitas AMI
Adit Mutu Internal (AMI) merupakan suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan dalam menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan standar pendidikan tinggi
Efektivitas Audit Mutu Internal (AMI) adalah sejauh mana audit tersebut berhasil mencapai tujuan yang ditetapkan dan memberikan manfaat bagi organisasi melalui evaluasi yang independen dan sistematis terhadap sistem, proses, atau kegiatan internal.
Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas AMI diantaranya: tujuan yang jelas, independensi auditor, rencana audit yang tepat, kompetensi auditor, metode yang sesuai, keterlibatan pihak terkait, analisis mendalam, laporan yang komprehensif, tindak lanjut yang tepat, dan evaluasi hasil berkontribusi pada efektivitas AMI.
Komunikasi Internal untuk Memastikan Efektivitas AMI
Komunikasi internal yang efektif sangat penting untuk efektivitas audit mutu. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil dalam perbaikan komunikasi internal:
1. Komunikasikan dengan jelas Persiapan AMI
Komunikasikan kepada anggota tim mengenai jadwal dan tujuan dari audit mutu. Berikan informasi yang jelas mengenai proses yang akan dilakukan selama audit, dokumen-dokumen yang akan diperlukan, dan peran masing-masing anggota tim dalam mendukung audit mutu. Berikan petunjuk yang jelas mengenai persiapan yang harus dilakukan sebelum audit dilakukan.
2. Jelaskan pentingnya audit mutu
Jelaskan kepada anggota tim mengenai pentingnya audit mutu dalam memastikan kualitas proses dan produk organisasi. Sampaikan bahwa hasil audit mutu dapat memberikan wawasan berharga untuk perbaikan dan pengembangan. Tekankan bahwa setiap anggota tim memiliki peran penting dalam kesuksesan audit mutu.
3. Bangun komunikasi dua arah
Berikan kesempatan kepada anggota tim untuk berbagi informasi dan pemikiran mereka sebelum dan selama audit. Dukung komunikasi dua arah yang terbuka dan transparan. Terima masukan dan pertanyaan dari anggota tim dan tanggapi dengan jelas dan tepat waktu. Ini akan membantu memastikan pemahaman yang konsisten dan menghindari kesalahpahaman.
4. Pentingnya Klarifikasi dan penjelasan
Pastikan bahwa semua instruksi, SOP, dan kebijakan terkait audit mutu telah dikomunikasikan dengan jelas kepada anggota tim. Jika ada ketidakjelasan atau kebingungan, berikan penjelasan tambahan dan klarifikasi yang diperlukan.
Penting untuk memastikan bahwa semua anggota tim memahami apa yang diharapkan dari mereka selama audit mutu.
5. Dorong partisipasi aktif
Dorong partisipasi aktif dari seluruh anggota tim dalam mendukung audit mutu. Komunikasikan kepentingan keterlibatan mereka dalam mengumpulkan dan menyediakan informasi yang diperlukan. Ajak mereka untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang dapat membantu dalam proses audit mutu.
6. Komunikasikan dengan bijak hasil temuan audit
Setelah audit selesai, komunikasikan hasil temuan audit mutu kepada anggota tim. Sampaikan secara jelas mengenai area yang perlu perbaikan dan langkah-langkah yang akan diambil untuk memperbaiki masalah yang ditemukan.
Ingat, temuan ada yang positif (praktek baik) dan ada yang negatif (ketidaksesuaian/ KTS). Pastikan bahwa informasi ini disampaikan dengan bijak, dengan cara yang memotivasi dan membangun semangat perbaikan.
7. Kesimpulan
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, komunikasi internal yang efektif akan membantu dalam kesuksesan audit mutu. Hal ini akan memperkuat partisipasi anggota tim, meningkatkan pemahaman tentang proses audit, dan mendorong budaya yang berfokus pada kualitas dan perbaikan berkelanjutan dalam organisasi.
Pertanyaan
- Bagaimana pihak-pihak yang terlibat dalam AMI seharusnya berkomunikasi untuk memastikan bahwa proses audit berjalan lancar dan informasi tepat waktu disampaikan?
- Bagaimana cara memastikan bahwa manajemen senior memahami hasil AMI dan memiliki pengetahuan yang cukup untuk membuat keputusan berdasarkan temuan tersebut?
Catatan: Pertanyaan diatas hanya untuk latihan, jawablah terlebih dahulu sebelum melihat contoh jawaban di bawah ini.
Contoh jawaban:
- Komunikasi antara tim AMI dan departemen yang diaudit penting untuk memastikan rencana audit dijalankan sesuai dengan rencana. Koordinasi dan pertukaran informasi secara teratur dapat menghindari hambatan dan masalah.
- Komunikasi internal memainkan peran penting dalam menjelaskan hasil AMI kepada manajemen senior. Informasi yang jelas dan relevan membantu mereka dalam pengambilan keputusan yang informasi-berdasarkan.
Quote
“For every operation audited, know the mission, the purpose and the reason for being.“
~ Larry Sawyer
Video: Menyusul
Unduh Materi Utama
Komunikasi Internal: Memastikan Efektivitas AMI (Menyusul)
Unduh Materi Pelengkap
Latihan Soal
Komunikasi internal antara manajer program AMI dan tim auditor dapat membantu:
a) Menghindari perluasan cakupan audit.
b) Menutupi temuan yang merugikan perusahaan.
c) Memastikan pemahaman tentang tujuan dan tanggung jawab dalam AMI.
d) Mengurangi interaksi dengan pihak eksternal.
Teknologi informasi dapat digunakan untuk meningkatkan mutu komunikasi internal dalam AMI:
a) Mengurangi pertemuan tatap muka dan mengandalkan pesan teks singkat.
b) Meminimalkan transparansi data terkait AMI untuk menghindari kebocoran.
c) Menerapkan sistem pelaporan manual untuk menghindari pelanggaran privasi.
d) Membuat platform kolaborasi dan berbagi informasi audit secara aman.
Jawaban terbaik: Soal 1: c Soal 2: d
Penutup
Senang sekali topik ini bisa kita diikuti dengan baik. Tetap Semangat….Yes! Yuk kita rayakan!
Selingan teka-teki jenaka: Kuda apa yang paling capek? Jawaban: Kudaki gunung sambil jongkok 🙂
Catatan: Agar dapat membuka materi selanjutnya, silakan klik tombol hijau “tandai selesai” di bagian bawah.
