D22: Choosing the Right Communication Channels

Topik D22: Choosing the Right Communication Channels (Selasa).

“Bukan hanya apa yang dikomunikasikan, tetapi juga bagaimana dan melalui media apa kita menyampaikannya yang menentukan efektivitas komunikasi.”

1. Pendahuluan: Mengapa Pemilihan Kanal Komunikasi Itu Penting?

Dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), banyak kendala komunikasi terjadi bukan karena informasi yang salah, tetapi karena salah memilih media komunikasi.

Contoh Kasus:
Sebuah perguruan tinggi mengumumkan perubahan kebijakan akreditasi melalui email. Namun, banyak dosen tidak membaca email tersebut, sehingga saat audit akreditasi dilakukan, mereka masih menggunakan kebijakan lama.

✅ Pelajaran: Jika komunikasi tidak sampai ke audiens dengan baik, maka pesan yang disampaikan tidak akan berdampak.

2. Memahami Berbagai Kanal Komunikasi

Sebelum memilih kanal komunikasi yang tepat, penting untuk memahami kelebihan dan kekurangan dari masing-masing media.

a. Email: Untuk Informasi Formal & Dokumentasi Resmi

Kapan digunakan?
✔ Ketika menyampaikan kebijakan atau informasi yang perlu dokumentasi tertulis.
✔ Untuk komunikasi dengan banyak pihak sekaligus.
✔ Untuk berbagi lampiran dokumen resmi.

Kelebihan:
✅ Bisa diarsipkan dan diakses kapan saja.
✅ Dapat menjangkau banyak penerima sekaligus.
✅ Formal dan profesional.

Kekurangan:
❌ Banyak orang tidak membaca email dengan segera.
❌ Kurang efektif untuk komunikasi yang memerlukan diskusi cepat.

📢 Contoh Penggunaan:
✔ Pengumuman perubahan kebijakan SPMI.
✔ Hasil evaluasi mutu dan rekomendasi perbaikan.
✔ Surat edaran untuk dosen dan staf.

b. WhatsApp & Grup Chat: Untuk Koordinasi Cepat & Informal

Kapan digunakan?
✔ Saat membutuhkan respons cepat.
✔ Untuk komunikasi tim kecil atau satu departemen.
✔ Untuk mengingatkan atau menindaklanjuti informasi yang sudah disampaikan.

Kelebihan:
✅ Respons lebih cepat dibanding email.
✅ Mudah digunakan dan familiar bagi semua orang.
✅ Bisa mengirim gambar, suara, dan dokumen secara langsung.

Kekurangan:
❌ Pesan sering tertumpuk dan sulit dicari kembali.
❌ Tidak cocok untuk informasi yang perlu dokumentasi formal.
❌ Bisa menjadi gangguan jika terlalu sering digunakan.

📢 Contoh Penggunaan:
✔ Koordinasi antar tim penjaminan mutu (misalnya, “Jangan lupa besok ada rapat evaluasi mutu jam 10 pagi!”).
✔ Mengingatkan deadline pengumpulan dokumen akreditasi.
✔ Memastikan semua pihak memahami tugas dan tanggung jawab mereka.

c. Rapat/Meeting: Untuk Diskusi Mendalam & Keputusan Strategis

Kapan digunakan?
✔ Saat membahas isu kompleks yang butuh diskusi langsung.
✔ Untuk membuat keputusan bersama.
✔ Ketika perlu menjelaskan informasi dengan lebih jelas dan mendapatkan umpan balik langsung.

Kelebihan:
✅ Memungkinkan diskusi interaktif.
✅ Mengurangi kemungkinan kesalahpahaman.
✅ Dapat menangani topik yang membutuhkan banyak penjelasan.

Kekurangan:
❌ Membutuhkan waktu lebih banyak dibanding email atau chat.
❌ Tidak efisien untuk hal-hal yang bisa disampaikan dengan cara lain.

📢 Contoh Penggunaan:
✔ Rapat koordinasi antar unit terkait implementasi SPMI.
✔ Evaluasi hasil audit mutu dan strategi peningkatan.
✔ Diskusi tentang perubahan kebijakan akademik.

d. Portal & Website Internal: Untuk Akses Informasi Berkelanjutan

Kapan digunakan?
✔ Untuk menyimpan dokumen kebijakan dan prosedur mutu agar bisa diakses kapan saja.
✔ Sebagai referensi resmi untuk dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa.

Kelebihan:
✅ Informasi tersimpan secara terstruktur dan mudah dicari.
✅ Memungkinkan akses informasi secara mandiri.
✅ Dapat mengurangi beban komunikasi yang berulang.

Kekurangan:
❌ Memerlukan pembaruan rutin agar informasinya tetap relevan.
❌ Tidak semua orang terbiasa mengakses portal secara aktif.

📢 Contoh Penggunaan:
✔ Tempat menyimpan SOP mutu, dokumen akreditasi, dan pedoman akademik.
✔ Halaman FAQ tentang kebijakan mutu bagi dosen dan mahasiswa.

3. Bagaimana Memilih Kanal Komunikasi yang Tepat?

Agar komunikasi internal dalam SPMI berjalan efektif, gunakan prinsip berikut saat memilih kanal komunikasi:

✅ a. Sesuaikan dengan Target Audiens

📢 Contoh:

• Jika ingin memberi tahu mahasiswa tentang perubahan sistem penilaian, gunakan WhatsApp dan website.
• Jika ingin memberikan laporan audit mutu kepada pimpinan, gunakan email dan rapat.

✅ b. Sesuaikan dengan Urgensi dan Kompleksitas Pesan

📢 Contoh:

• Jika ada perubahan mendadak dalam jadwal akreditasi, gunakan WhatsApp untuk memastikan semua orang segera tahu.
• Jika hanya ingin mengingatkan prosedur yang sudah ada, cukup gunakan website atau email.

4. Gamifikasi: “Komunikasi yang Gagal!”

🎭 Instruksi:

1. Bagi peserta ke dalam kelompok kecil.
2. Berikan setiap kelompok skenario komunikasi dalam SPMI dengan media yang salah.
3. Minta mereka menganalisis kesalahan komunikasi dan mencari media yang lebih tepat.
4. Setiap kelompok mempresentasikan solusi mereka dan berdiskusi dengan kelompok lain.

📝 Contoh Skenario:

📢 Skenario 1:
Seorang dosen menerima perubahan kebijakan penilaian mahasiswa melalui grup WhatsApp, tetapi karena chat terlalu banyak, ia tidak membaca pesan tersebut. Saat ujian, ia masih menggunakan sistem lama.

❓ Apa kesalahan komunikasi?
✅ Solusi: Pengumuman resmi sebaiknya dikirim melalui email atau portal akademik, bukan hanya grup chat.

📢 Skenario 2:
Seorang staf administrasi mendapatkan email tentang perubahan prosedur akreditasi. Karena emailnya panjang dan terlalu teknis, ia tidak memahaminya dan tidak menerapkannya.

❓ Apa kesalahan komunikasi?
✅ Solusi: Gunakan infografis atau video pendek untuk menjelaskan perubahan dengan lebih jelas.

5. Kesimpulan & Rekomendasi

🎯 Kesimpulan:

• Pemilihan kanal komunikasi yang tepat sangat penting untuk memastikan informasi tersampaikan dengan efektif dalam SPMI.
• Gunakan kombinasi beberapa kanal sesuai dengan target audiens dan tingkat urgensi informasi.
• Hindari kesalahan komunikasi dengan memastikan media yang digunakan sesuai dengan konteks pesan yang disampaikan.

✅ Rekomendasi:

• Buat pedoman komunikasi internal yang mengatur penggunaan media komunikasi dalam SPMI.
• Evaluasi secara berkala efektivitas kanal komunikasi yang digunakan.
• Berikan pelatihan kepada staf akademik dan tenaga kependidikan tentang strategi komunikasi yang efektif.

🚀 Tantangan untuk Anda:

• Coba analisis media komunikasi yang sering digunakan di institusi Anda. Apakah sudah efektif?

Dengan komunikasi yang lebih baik, implementasi SPMI akan lebih lancar dan berdampak nyata! 🎯

Materi Pelengkap

Pencapaian Visi, Misi & Renstra

SPMI dan Komunikasi internal memainkan peran penting dalam sosialisasi dan pencapaian Visi, Misi & Renstra lembaga kepada seluruh anggota lembaga.

Peran Komunikasi Internal

1. Sosialisasi dan Penyampaian Informasi Tentang Visi, Misi

Komunikasi internal memungkinkan lembaga pendidikan untuk menyampaikan informasi yang jelas dan terstruktur tentang visi, misi dan renstra kepada seluruh anggota lembaga.

Melalui komunikasi yang efektif, anggota lembaga akan memahami tujuan, nilai-nilai, dan arah strategis yang ingin dicapai oleh lembaga pendidikan.

Informasi yang jelas membantu menciptakan pemahaman yang sama dan menyatukan pemikiran dalam mencapai visi, misi dan renstra lembaga.

PraktekBaik: Komunikasi melalui Website, Poster, Media suasana, Rapat Umum, Banner, Buku saku, Kebijakan SPMI, Standar dan lainnya.

2. Mendorong Keterlibatan dan Partisipasi

Komunikasi internal yang baik memfasilitasi keterlibatan dan partisipasi aktif anggota lembaga dalam menyusun dan mewujudkan visi, misi dan renstra.

Dengan melibatkan anggota lembaga dalam diskusi, pertemuan, atau forum komunikasi lainnya, lembaga pendidikan dapat membangun pemahaman bersama dan mengumpulkan berbagai ide dan masukan untuk pengembangan dan implementasi visi, misi dan renstra.

Partisipasi aktif anggota lembaga juga memberikan rasa memiliki dan motivasi yang lebih tinggi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3. Penguatan Budaya Mutu

Komunikasi internal yang efektif membantu memperkuat budaya mutu organisasi yang terkait dengan visi, misi dan renstra lembaga pendidikan.

Melalui komunikasi yang berkelanjutan, nilai-nilai dan norma yang mendukung visi, misi dan renstra dapat ditekankan dan diperkuat.

Komunikasi internal yang mempromosikan kerja sama, transparansi, dan saling mendukung akan membantu menciptakan budaya mutu organisasi yang mendukung pencapaian visi, misi dan renstra lembaga.

4. Menumbuhkan Motivasi

Komunikasi internal memainkan peran penting dalam menumbuhkan motivasi, mengarahkan tindakan dan menginformasikan pencapaian yang telah dicapai terkait dengan visi, misi dan renstra lembaga.

Baca juga: SPMI dan Peran Motivasi

Melalui komunikasi yang terus-menerus, lembaga pendidikan dapat menyampaikan perubahan, inisiatif, dan pencapaian yang terkait dengan visi, misi dan renstra kepada seluruh anggota lembaga. Hal ini membantu memastikan keterlibatan dan keterikatan anggota lembaga dalam proses pencapaian tujuan.

5. Umpan balik dan evaluasi

Komunikasi internal juga melibatkan umpan balik dan evaluasi terkait dengan visi, misi dan renstra lembaga pendidikan. Melalui proses komunikasi yang terbuka, anggota lembaga dapat memberikan umpan balik terhadap pelaksanaan visi, misi dan renstra serta memberikan masukan untuk perbaikan dan pengembangan lebih lanjut.

Evaluasi berkala terhadap pencapaian visi, misi dan renstra juga dapat dilakukan melalui komunikasi internal untuk memastikan bahwa lembaga pendidikan tetap berada pada jalur yang benar.

6. Kesimpulan

Secara keseluruhan, komunikasi internal berperan penting dalam pencapaian visi, misi dan renstra lembaga pendidikan.

Melalui komunikasi dan SPMI yang efektif, lembaga dapat membangun pemahaman bersama, partisipasi aktif, dan keterlibatan anggota lembaga dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pertanyaan

1. Apa tujuan dari sosialisasi visi, misi dan renstra dalam Lembaga Pendidikan?
2. Bagaimana menerapkan strategi komunikasi yang efektif dalam sosialisasi visi dan misi kepada anggota organisasi?

Catatan: Pertanyaan diatas hanya untuk latihan, jawablah terlebih dahulu sebelum melihat contoh jawaban di bawah ini.

Contoh jawaban:

1. Tujuan dari sosialisasi visi, misi, dan rencana strategis (Renstra) dalam lembaga pendidikan adalah untuk memastikan bahwa seluruh anggota lembaga, termasuk pimpinan, kepala unit kerja, dosen, guru, staf, dan pihak terkait lainnya, memiliki pemahaman yang jelas tentang arah tujuan, nilai-nilai, dan rencana jangka panjang lembaga tersebut. Ini membantu dalam menciptakan keselarasan, komitmen bersama, dan fokus dalam mencapai sasaran pendidikan dan perkembangan yang diinginkan.
2. Strategi komunikasi yang efektif dalam sosialisasi visi dan misi kepada anggota organisasi:
   • Sederhana dan jelas dalam pesan.
   • Komunikasi dua arah dengan umpan balik.
   • Gunakan berbagai media.
   • Involvemen semua tingkatan dalam organisasi.
   • Dukungan visual untuk penguatan pesan.
   • Evaluasi dan umpan balik terus-menerus.

Quote

“Vision without action is merely a dream. Action without vision just passes the time. Vision with action can change the world.”

— Joel A. Barker – Businessman

Video:

Unduh Materi Utama

Komunikasi Internal: Pencapaian Visi, Misi dan Renstra

Materi Pelengkap

• Visi Pendidikan dan Perubahan Lingkungan
• SPMI dan Visi Misi
• SPMI dan Benchmarking
• SPMI dan Market positioning
• SPMI dan Stay Relevant

Latihan Soal

Apa peran penting komunikasi internal dalam proses sosialisasi Visi, Misi, dan Renstra pada lembaga pendidikan?
a. Memperkuat hubungan dengan lembaga pendidikan lainnya
b. Meningkatkan partisipasi siswa dalam kegiatan pendidikan
c. Menyampaikan informasi dan tujuan kepada seluruh anggota lembaga pendidikan
d. Meningkatkan kualitas fasilitas fisik lembaga pendidikan

Apa manfaat yang dapat diperoleh dari komunikasi internal yang efektif dalam proses sosialisasi Visi, Misi, dan Renstra pada lembaga pendidikan?
a. Meningkatkan kepuasan mahasiswa /siswa dan orang tua
b. Mempercepat proses perolehan akreditasi lembaga pendidikan
c. Meningkatkan kualitas kurikulum dan metode pengajaran
d. Memperluas kerjasama dengan lembaga pemerintah dalam program pendidikan

Jawaban terbaik: Soal 1: c Soal 2: a

Penutup

Bravo! … Mantap sekali topik ini bisa diselesaikan dengan baik. Alhamdulillah….yuk kita rayakan! 🙂

Selingan teka-teki jenaka: Setan apa yang paling romantis? Jawaban: Setangkai bunga mawar kupersembahankan untukmu. 🙂 🏃🏻🏃🏼🏃🏽🏃🏾🏃🏿🏃‍♂️🏃‍♀️

Catatan: Agar dapat membuka materi selanjutnya, silakan klik tombol hijau “tandai selesai” di bagian bawah.