Metode Audit Copy

Topik 4: Metode Audit (Selasa)

Metode Audit

Prosedur audit merupakan Langkah-langkah yang dilakukan oleh auditor untuk mendapatkan semua informasi mengenai kualitas serta informasi yang menjadi ruang lingkup dalam proses audit.

Melalui audit maka organisasi/lembaga Pendidikan dapat mengetahui kinerja serta efektivitas sistem manajemen dari pandangan yang tidak memihak, sehingga organisasi/lembaga Pendidikan dapat melakukan tindak lanjut atas suatu permasalahan internal yang terjadi dalam organisasi/lembaga Pendidikan.

Metode Audit Internal

Metode dalam audit mutu internal tentu harus mencakup pengamatan langsung terhadap proses, wawancara dengan orang yang relevan, dan pemeriksaan terhadap informasi yang terdokumentasi

Program Audit

Merupakan sebuah pengaturan yang dilakukan oleh satu atau lebih dari dua audit yang dilaksanakan pada waktu tertentu dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan, sumber daya, dan budaya organisasi secara lebih spesifik.

Karakteristik Kegiatan Audit

  • Obyektif: tidak tergantung pada jenis organisasi/lembaga Pendidikan yang akan diaudit.
  • Sistematis: proses pemeriksaan dilakukan secara bertahap dan sesuai prosedur.
  • Bukti yang memadai: didapat melalui review dan mendokumentasikan setiap kejadian yang terjadi.
  • Kriteria: membuat acuan untuk menghubungkan antara pemeriksaan dengan bukti yang telah didapat.

Macam-Macam Metode Audit

  1. Audit Kepatuhan (Complience)
    Merupakan audit yang berbasis pada ketentuan atau peraturan yang ada, dimana bukti-bukti audit dapat diperoleh apabila auditee melakukan pelanggaran terhadap peraturan/ketentuan.
  2. System Based Audit (SBA)
    Merupakan metode audit yang berbasis sistem vertical dan horizontal, yang dilakukan dengan pendekatan evaluasi serta Analisa terhadap sistem serta proses dalam lingkup yang akan diaudit.
  3. Risk Based Audit
    Merupakan metode audit yang lebih memfokuskan pada manajemen resiko dalam sebuah organisasi/lembaga Pendidikan, metode ini dilakukan dengan cara melakukan Analisa dari manajemen terendah hingga manajemen puncak.
  4. Audit Around the Computer
    Merupakan metode audit yang memperlakukan computer sebagai black box, dimana metode ini hanya fokus pada input serta output dalam sebuah sistem aplikasi dalam komputer

Penyusunan Jadwal Audit

  • Hendaknaya sesuai dengan lingkup audit
  • Mencakup semua aspek pekerjaan dalam lingkup audit
  • Frekuensi audit tergantung pada status dan kepentingan audit (management risk)
  • Jadwal audit harus diinformasikan kepada teraudit/auditee

Opening Meeting

Pertemuan pembukaan yang dilakukan dengan agenda melakukan perkenalan, konfirmasi persetujuan, dan pemastian seluruh aktivitas audit sehingga diharapkan proses audit berjalan dengan lancar.

Standar SPMI & Key Performance Indicator
Mempersiapkan Standar SPMI & Proses Audit

Tahapan Opening Meeting

  1. Rapat dipimpin oleh ketua tim auditor
  2. Rapat membahas tentang tujuan, ruang lingkup, metode, dan prosedur audit
  3. Membuat kesepakatan mengenai jadwal audit
  4. Mengkonfirmasi mengenai sumberdaya, kerahasiaan, fasilitas audit dan jadwal closing meeting
  5. Menjelaskan klasifikasi masalah yang akan timbul

Daftar Pengecekan (Checklist)

Merupakan salah satu cara sederhana yang lazim digunakan untuk mengurangi kesalahan atau bahkan kegagalan yang dapat ditimbulkan oleh memori/perhatian manusia

Manfaat Adanya Daftar Pengecekan

  1. Membantu proses perencanaan audit
  2. Memberi panduan dalam wawancara yang sistematis
  3. Memastikan kelancaran audit
  4. Digunakan sebagai acuan dalam penyusunan laporan audit

Kunci Sukses Metode Audit

  • Lakukan kegiatan audit secara terencana
  • Gunakan daftar pengecekan (checklist) untuk menemukan fakta baru
  • Menemukan bukti/fakta dengan mengajukan pertannyaan secara sistematis
  • Mencocokan temuan fakta dengan bukti yang ada di lokasi
  • Dokumen SPMI sebagai acuan
  • Menjalin hubungan baik dengan auditee
  • Temuan tanpa bukti tidak bisa diaudit
  • Membandingkan SOP dengan Intruksi Kerja (IK)
  • Pilih satu dokumen (input, proses, output) dan bandingkan dengan kinerjanya
  • Mintalah tenaga pelaksana untuk menjelaskan proses operasionl apakah dijalankan dengan sesuai atau tidak

Metode Proses Audit

  • Wawancara, diskusi, dan konsultasi dengan penanggung jawab PIC
  • Menjelaskan kajiulang dokumen dengan catatan yang ada
  • Mengamati berlangsungnya pekerjaan tertentu
  • Mengkaji input, proses, dan output pekerjaan
  • Menguji sumberdaya dan fasilitas

Penting Untuk Dicek Auditor

  • Otoritas dan tangung jawab pekerjaan
  • Dokumen SPMI dan cara pengendalalianya
  • Pengetahuan, keterampilan, dan pemahaman teraudit
  • Orang, piranti, sumber daya, dan fasilitas
  • Efisiensi dan efektivitas proses
  • Tindakan koreksi yang telah dilakukan

Pertemuan Pra Closing Meeting

  1. Dipimpin oleh ketua tim auditor
  2. Mengevaluasi temuan-temuan yang muncul
  3. Mengevaluasi dan melakukan kajiulang hasil audit
  4. Menentukan Tindakan yang akan dilakukan
  5. Mengelompokan jenis temuan (KTS, observasi)
  6. Mematikan laporan KTS telah dipersiapkan dengan benar
  7. Menyiapkan dokumen draff laporan akhir

Tahapan Closing Meeting

  1. Dibuka dan dipimpin oleh ketua tim auditor
  2. Menyampaikan uncapan terimakasih kepada organisasi
  3. Perkenalkan ulang anggota tim audit
  4. Memberikan penjelasan singkat mengenai proses audit yang dilakukan
  5. Presentasikan hasil temuan (kesesuaian, KTS, dan OB)
  6. Menyampaikan ringkasan menyeluruh dan kesimpulan
  7. Menjelaskan dan menyepakati tindakan perbaikan
  8. Mencatat dan mendokumentasikan audit

Video: Metode Audit

Materi (untuk download)

Latihan Soal

Mari kita berlatih praktek (bermain peran) sebagai pemimpin rapat:

  • Rapat Pembukan AMI (Opening Meeting)
  • Rapat Penutupan AMI (Closing Meeting)
  1. Susunlah draf agenda rapat AMI (untuk opening meeting) di lembaga Anda, acara apa saja yang akan Anda susun?
  2. Silakan berlatih bermain peran (role play) untuk membacakan agenda diatas dengan suara keras. Bayangkan Anda sedang dalam situasi rapat sesungguhnya (inner modelling).

Catatan:

  • Hanya untuk latihan, tidak perlu dikumpulkan.
  • Bila ada pertanyaan dapat memanfaatkan forum diskusi group WA

Quote hari ini

“There is no method but to be very intelligent”. – T. S. Eliot

Penutup

Alhamdulillah… Kita berhasil menyelesaikan topik Metode Audit. Mantab sekali… Yes! Mari kita rayakan….

Sukses workshop SPMI dan AMI
Sukses Belajar Metode Audit

Selingan teka-teki jenaka: Apa bedanya sepatu sama jengkol? Jawaban: Kalau sepatu disemir, kalau jengkol disemur 🙂

Catatan: Agar dapat membuka materi selanjutnya, silakan klik tombol hijau “tandai selesai” di bagian bawah.