Manual PPEPP & Proses Continuous Improvement (Kaizen)

Topik 5: Penyusunan Manual PPEPP (Rabu)

Pengertian Manual PPEPP

Adalah dokumentasi tertulis berisi petunjuk praktis mengenai cara, langkah atau prosedur tentang bagaimana Standar Dikti suatu PT ditetapkan, dilaksanakan, dievaluasi pelaksanaannya, dikendalikan pelaksanaannya, ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan, oleh pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk melaksanakan pada semua aras dalam Perguruan Tinggi.

Manual ini dikenal dengan sebutan manual PPEPP, merupakan singkatan dari Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi Standar, Pengendalian Standar dan Peningkatan Standar.

Pada konsep TQM / ISO 9001 dikenal istilah PDCA (Plan, Do, Check & Action), yang berfungsi untuk menjalankan Kaizen (Continuous Improvement). Pada konsep SPMI Perguruan Tinggi, fungsi Kaizen, dilakukan dengan metode PPEPP.

PDCA = PPEPP = Kaizen = Continuous Improvement

Macam Manual SPMI

1. Tahap Penetapan Standar: Tahap Ketika seluruh Standar Dikti dirancang, dirumuskan, hingga disahkan oleh pihak yang berwenang pada PT.

2. Tahap Pelaksanaan Standar: Tahap Ketika isi seluruh Standar Diktimulai dilaksanakan untuk dicapai atau diwujudkan oleh semua pihak yang bertanggung jawab untuk mewujudkan.

3. Tahap Evaluasi Pelaksanaan Standar: Tahap Ketika pihak yang bertanggungjawab melakukan penilaian atau pengukuran tentang ketercapaian pelaksanaan atau pemenuhan Standar Dikti.

4. Tahap Pengendalian (Pelaksanaan) Standar: Tahap Ketika pihak yang mau bertanggungjawab melaksanakan Standar Dikti memantau dan melakukan korektif bila terjadi ketidaksesuaian/penyimpangan terhadap pelaksanaan Standar Dikti.

5. Tahap Peningkatan Standar: Tahap Ketika Standar Dikti telah dicapai kemudian ditingkatkan mutunya secara berkala dan berkelanjutan.

Budaya Mutu Perguruan Tinggi Unggul — PPEPP & Continuous Improvement

Pedoman Penulisan Manual SPMI

Ringkas padat, dengan bahasa sederhana (lugas, hemat kata, kalimat aktif pendek namun utuh/lengkap).
Sebagai sebuah petunjuk praktis cara mengerjakan sesuatu, penulisan manual harus konsisten, sistematis, koheren, dan logis, seperti misalnya jelas menguraikan langkah demi langkah, tahap demi tahap, secara kronologis ataupun sekuensial.
Dalam menulis manual, penulis harus memposisikan diri sebagai pihak pemakai manual tersebut.
Manual selalu berkaitan erat dengan kebijakan dan standar, sehingga ini perlu disebutkan secara eksplisit dalam setiap manual.
Buatlah tampilan sedemikian rupa agar terlihat menarik dengan misalnya, menggunakan kertas berkualitas tinggi (bila di cetak), ilustrasi dengan gambar/bagan/diagram yang dibuat berwarna, dan dicetak secara profesional.
Edit draf manual untuk mengoreksi, antara lain tata bahasa, gaya bahasa, kohesi, kejelasan, dan ketepatan pemilihan kata.
Terbitkan dan distribusikan manual secara efektif agar mudah dan cepat diperoleh semua pihak yang berkepentingan.
Di era digital sangat dianjurkan dokumen SPMI disajikan dalam bentuk digital dan online (e-SPMI),
When a business becomes overly complex and people get frustrated and annoyed by not being able to accomplish things easily, this drives the search for simpler concepts and methods. Dokumen SPMI perlu dibuat detail agar mampu memjadi panduan untuk memenuhi harapan stakeholder, namun juga perlu ditampilkan sederhana/ mudah.
Agar dokumen SPMI menjadi sederhana dan mudah, dapat menggunakan peta konsep, infografis, mind mapping, hyperlink dan sejenisnya. Bangun “big picture”nya terlebih dahulu kemudian hadirkan detailnya melalui hyperlink. “If you can’t explain it simply, you don’t understand it well enough.” – Albert Einstein.

Video

Bahan Bacaan (untuk diunduh)

Latihan Mandiri

Guna Penyempurnaan Dokumen Manual PPEPP di Universitas Mercu Buana Yogyakarta:

Lihatlah contoh manual penetapan standar pada Universitas Sangkuring (hal 44). Dengan mengambil ispirasi pada contoh Universitas Sangkuring (Fiktif), Buatlah Manual Penetapan Standar, untuk standar…….. (pilih salah satu dibawah ini)

Untuk pelaksanaan Merdeka Belajar-Kampus Merdeka, ada beberapa standar yang dapat disusun, seperti:

Standar Kemitraan;
Standar Pertukaran Belajar;
Standar Magang/ Praktek Kerja
Standar Proyek Kemanusiaan
Standar KKN Tematik dll

Catatan:

Hanya untuk latihan, tidak perlu dikumpulkan.
Diskusikan dengan rekan sejawat.
Bila ada pertanyaan dapat memanfaatkan forum diskusi group WA.

Quote Hari Ini (Renungan)

The hardest part of continuous improvement in organizations is changing the behavior of other people. – Jurgen Appelo

Penutup

Bravo! Bravo! Bravo! Alhamdulillah kita telah berhasil menyelesaikan topik 5 tentang Manual PPEPP & Proses Continuous Improvement (Kaizen). Horee…….

Selingan teka-teki jenaka: Apa nama ikan yang tidak pernah kesepian? 🙂