Komunikasi Internal: Kaizen, PDCA dan Manual PPEPP
Topik 6: Komunikasi Internal: Kaizen, PDCA dan Manual PPEPP (Senin).
Kaizen, PDCA dan Manual PPEPP
Kaizen terdiri dari dua huruf kanji Kai dan Zen. Kai memiliki arti perubahan dan Zen memiliki arti kebaikan. Kaizen adalah sebuah praktek untuk memperbaiki diri dengan tindakan kecil secara bertahap yang kemudian akan menjadi kebiasaan dan dapat mengarah pada prestasi / keberhasilan mencapai tujuan.
PDCA adalah singkatan dari PLAN, DO, CHECK dan ACT yaitu siklus peningkatan proses (Process Improvement) yang berkesinambungan atau secara terus menerus seperti lingkaran yang tidak ada akhirnya. Konsep siklus PDCA (Plan, Do, Check dan Act) ini pertama kali diperkenalkan oleh seorang ahli manajemen kualitas dari Amerika Serikat yang bernama Dr. William Edwards Deming.
PPEPP merupakan singkatan dari lima tahapan dalam siklus SPMI, yaitu Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar. Setiap tahapan memiliki peran yang penting dalam memastikan bahwa sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh perguruan tinggi sudah sesuai dengan Standar Nasional DIKTI.
Dalam konteks lembaga pendidikan, komunikasi internal yang efektif sangat penting untuk mendorong perbaikan secara terus-menerus (Kaizen). “Siklus Kaizen” di Sekolah Dikdasmen menggunakan Siklus Deming atau PDCA (Plan, Do, Check & Action), sedangkan di Perguruan Tinggi menggunakan pendekatan PPEPP.
Menabur Semangat Kaizen (perbaikan terus menerus)
Komunikasi Internal untuk Keberhasilan “Kaizen”
1. Sosialisasi visi dan tujuan Kaizen
Sampaikan visi, tujuan dan manfaat Kaizen (PDCA / PPEPP) secara jelas kepada seluruh anggota lembaga pendidikan, termasuk staf pengajar, administratif, dan mahasiswa/ siswa. Pastikan mereka memahami pentingnya “perbaikan berkelanjutan” dalam mencapai tujuan pendidikan yang ditetapkan.
Jelaskan peran penting Manual PPEPP untuk keberhasilan program Kaizen di Perguruan Tinggi. Untuk sekolah dasar dan menengah (Dikdasmen), upaya Kaizen diimplementasikan dalam skema PDCA.
2. Komunikasi dua arah
Dorong komunikasi dua arah yang aktif dan terbuka antara seluruh anggota lembaga pendidikan. Sediakan saluran komunikasi yang memungkinkan staf dan mahasiswa/ siswa untuk memberikan masukan, saran, dan ide terkait perbaikan.
Baca juga: Peran Komunikasi Dalam SPMI
Berikan perhatian serius terhadap masukan yang diterima dan tanggapi dengan tindakan yang sesuai. Proses PDCA / PPEPP harus terus disempurnakan dengan komunikasi internal yang efektif.
3. Forum Diskusi Penguatan Kaizen
Selenggarakan pertemuan rutin dan forum diskusi yang melibatkan seluruh anggota lembaga pendidikan. Gunakan kesempatan ini untuk berbagi informasi terkait proyek perbaikan yang sedang berlangsung, tantangan yang dihadapi, dan hasil yang telah dicapai. Dengan demikian, semua anggota dapat terlibat dalam proses perbaikan terus menerus secara langsung.
Perbaiki pendekatan PDCA atau PPEPP yang digunakan secara terus menerus. Forum diskusi dapat dilakukan dengan offline dan online, dapat dengan menggunakan teknik pemecahan masalah seperti teknik fishbone diagram, brainstorming dan lain sebagainya.
4. Tim Kaizen
Bentuk tim Kaizen yang terdiri dari anggota dosen, staf dan GKM (gugus kendali mutu) yang berkomitmen untuk mendorong perbaikan berkelanjutan di lembaga pendidikan.
Baca juga: Gugus Kendali Mutu SPMI
Tim ini dapat bertanggung jawab untuk mengidentifikasi peluang perbaikan, mengumpulkan data, mengelola proyek perbaikan, dan berbagi informasi kepada anggota lembaga pendidikan.
5. Pelatihan dan pengembangan
Sediakan pelatihan dan pengembangan terkait dengan prinsip dan alat-alat Kaizen kepada dosen, guru, staf dan mahasiswa/ siswa. Dengan meningkatkan pemahaman mereka tentang konsep dan teknik Kaizen, mereka dapat berkontribusi secara lebih efektif dalam upaya perbaikan berkelanjutan di lembaga pendidikan.
Baca juga: Peran Pendidikan dan Pelatihan bagi TQM
6. Pengakuan dan apresiasi
Berikan pengakuan dan apresiasi kepada individu dan tim yang berperan aktif dalam perbaikan berkelanjutan. Ini dapat dilakukan melalui penghargaan formal, pengumuman penghargaan di forum publik, atau pengakuan individual yang menunjukkan perhatian terhadap upaya perbaikan yang dilakukan.
7. Berbagi pengetahuan dan praktik terbaik
Fasilitasi pertukaran pengetahuan dan praktik terbaik antara dosen, guru, staf dan mahasiswa/ siswa di lembaga pendidikan. Dorong mereka untuk berbagi pengalaman, pelajaran yang dipetik, dan ide inovatif yang dapat memperkuat upaya perbaikan berkelanjutan.
Lembaga pendidikan dapat mengoptimalkan program Benchmarking dan Manajemen Pengetahuan (knowledge management). Melalui program ini, transfer pengetahuan dapat difasilitasi dengan baik.
8. Evaluasi dan refleksi
Selenggarakan evaluasi berkala untuk mengukur dampak perbaikan yang telah dilakukan. Libatkan dosen, guru, staf dan mahasiswa/ siswa dalam proses evaluasi ini. Gunakan hasil evaluasi untuk merefleksikan kinerja lembaga pendidikan, mengidentifikasi peluang perbaikan lebih lanjut, dan mengarahkan upaya perbaikan berkelanjutan ke arah yang lebih efektif.
Kesimpulan
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, komunikasi internal yang kuat dan terbuka akan mendorong perbaikan berkelanjutan di lembaga pendidikan dan memperkuat budaya Kaizen di antara dosen, guru, staf dan mahasiswa/ siswa.
Pertanyaan
- Bagaimana komunikasi internal dapat memfasilitasi tahap “Penetapan Standar” dalam PPEPP untuk mempersiapkan perubahan atau perbaikan di lembaga pendidikan?
- Bagaimana komunikasi internal yang efektif dapat mendukung pelaksanaan rencana pada tahap “Pelaksanaan Standar” dalam PPEPP di lembaga pendidikan?
Catatan: Pertanyaan diatas hanya untuk latihan, jawablah terlebih dahulu sebelum melihat contoh jawaban di bawah.
Contoh Jawaban:
- Komunikasi internal membantu merinci rencana perubahan atau perbaikan dengan jelas kepada semua anggota tim, memastikan pemahaman bersama dan keterlibatan yang lebih baik dalam tahap “Penetapan Standar” (PPEPP).
- Komunikasi internal yang efektif memungkinkan tim untuk berkoordinasi, berbagi informasi, dan menyelesaikan tugas sesuai rencana pada tahap “Pelaksanaan Standar” (PPEPP).
Quote
“Kaizen means ongoing improvement involving everybody, without spending much money.”
~ Masaaki Imai.
Video: (menyusul)
Unduh Materi Utama
Komunikasi Internal: Kaizen, PDCA dan Manual PPEPP (segera menyusul)
Materi Pelengkap
Latihan Soal
Jelaskan peran penting komunikasi internal bagi keberhasilan kaizen di lembaga pendidikan?
a. Meningkatkan kepuasan mahasiswa / siswa dalam kegiatan ekstrakurikuler
b. Memperbaiki infrastruktur fisik lembaga pendidikan
c. Meningkatkan kolaborasi dan partisipasi dosen /guru dalam perbaikan proses pendidikan
d. Mengurangi biaya pendaftaran siswa baru
Bagaimana komunikasi internal yang efektif dapat mempengaruhi budaya kaizen di lembaga pendidikan?
a. Menghambat inovasi dan perbaikan berkelanjutan
b. Meningkatkan motivasi guru untuk mengurangi tugas tambahan
c. Membangun kesadaran akan pentingnya peningkatan kualitas pendidikan
d. Memperkuat ketidakpastian dan resistensi terhadap perubahan
Jawaban terbaik: Soal 1: c Soal 2: c
Penutup
Yes semangat! … bahagia sekali topik “Kaizen” bisa kita pelajari bersama. Alhamdulillah….yuk kita rayakan!
Selingan teka-teki jenaka:
Mengapa zombie kalau nyerang selalu bareng-bareng? Jawaban: Karena kalau sendirian namanya zomblo! 🏃🏻🏃🏼🏃🏽🏃🏾🏃🏿🏃♂️🏃♀️
Catatan: Agar dapat membuka materi selanjutnya, silakan klik tombol hijau “tandai selesai” di bagian bawah.
