Tindakan Korektif & Laporan Audit
Topik 9a: Tindakan Korektif (Kamis)
Tindakan Koreksi, Korektif, dan Preventif
Tindakan perbaikan dan pencegahan merupakan dua unsur yang sangat penting untuk dilakukan untuk menjamin sistem manajemen mutu yang bebas dari potensi yang dapat merugikan sebuah lembaga Pendidikan.
Tidak ada sistem yang sempurna, selalu ada masalah dalam suatu sistem. Untuk itu tindakan koreksi, korektif, dan preventif sangat penting dilakukan dalam kegiatan audit mutu internal bagi sebuah organisasi/lembaga Pendidikan.
Apa Itu Ketidaksesuaian (Non–Conformance)?
Merupakan sebuah penyimpangan terhadap hal-hal yang telah ditetapkan dalam rencana Sistem Manajemen Mutu Organisasi atau merupakan suatu kejadian dimana kinerja organisasi menyimpang dari persyaratan yang telah ditetapkan.
Macam Ketidaksesuaian Yang Muncul
- Penyimpangan terhadap perundang-undangan
- Penyimpangan terhadap persyaratan standar pendidikan institusi
- Penyimpangan terhadap pedoman mutu, prosedur, instruksi kerja,dll.
Tugas Auditor
- Mengidentifikasi kesesuaian dan ketidaksesuaian berdasarkan standar yang diacu
- Menjelaskan kepada teraudit/auditee kenapa ketidaksesuaian dapat terjadi
- Menyepakati tanggal untuk memperbaiki ketidaksesuaian (biasanya tidak lebih dari 4 minggu setelah diaudit)
Tugas Auditee
- Memahami isi KTS secara rinci.
- Konsultasi dgn atasan satu tingkat.
- Menimbang seberapa berat KTS dan tanggal penyelesaiannya.
- Bersungguh sungguh melaksanakan tindakan koreksi, korektif dan pencegahan.
- Kerja keras, kerja cerdas, kerja tuntas & kerja ikhlas.
Tindak Lanjut Ketidaksesuaian
Ketidaksesuaian yang ditemukan melalui pemantauan dan pengukuran, audit, dan evaluasi lainya sebaiknya didokumentasikan.
Ketidaksesuaian tersebut harus diikuti tindakan koreksi, korektif, dan preventif untuk mengatasi akar masalah serta memberikan jaminan dalam penerapan sistem manajemen mutu organisasi.
Tindakan Pencatatan
Tindakan koreksi dan tindakan pencegahan merupakan dua prosedur yang wajib didokumentasi dalam ISO 9001.
Pencatatan ketidaksesuaian sangat penting untuk dilakukan agar semua masalah dapat terdeteksi sehingga mudah untuk dilakukan tindakan koreksi dan pencegahan.
Langka-Langkah Bila Mendapatkan PTKP (permintaan tindakan koreksi, korektif, dan preventif)
- Bersyukur dan positif thinking
- Lakukan tindakan koreksi secepatnya
- Lakukan analisis resiko (auditee dengan atasan)
- Membuat “CAPA Plan”
- Memilih metode yang sesuai untuk perbaikan dan mencegah pengulangan KTS
- Implementasi Langkah perbaikan
- Mendokumentasi tindakan perbaikan
Apa Itu Tindakan Koreksi
Merupakan Langkah perbaikan yang harus dilakukan Ketika ada temuan KTS (ketidaksesuaian) yang timbul pada saat proses audit berlangsung.
Makna Tindakan Korektif
Tindakan yang dilakukan untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian (KTS), cacat, atau hal-hal lain yang tidak di inginkan serta mencegah terjadinya pengulangan Kembali.
Tindakan korektif dapat membantu organisasi/lembaga Pendidikan dalam meningkatkan mutu secara berkelanjutan (continuous improvement).
Tindakan Preventif (Pencegahan)
Merupakan proses evaluasi proaktif yang dilakukan dengan tujuan untuk mencegah potensi terjadinya pengulangan suatu masalah pada periode audit di kemudian hari.
Tindak Lanjut Audit
- Auditor memeriksa apakah tindakan koreksi, korektif dan preventif sudah dilakukan oleh auditee
- Melakukan audit susulan untuk melihat perkembangan KTS
- Terbitkan PTKP baru apabila perbaikan masih kurang
Tindak Lanjut Manajemen
Manajemen melakukan analisis KTS dan kelemahan lainnya sehingga diharapkan dapat mengetahui akar dari sumber dari penyebab KTS. Manajemen melakukan tindakan koreksi, korektif dan preventif dalam rangka memperbaiki pelaksanaan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal)
Video: Tindakan Korektif
Materi (untuk download)
Tautan
Latihan Soal
Contoh Kasus AMI: Di ruang kelas Prodi Biologi no 2, sering ditemukan kondisi lantai sering basah. Hal ini tentu mengganggu kegiatan proses belajar mengajar, dan tidak sesuai dengan standar Sarpras pasal 5 tentang kebersihan ruang kelas.
Tentukan rencana tindakan koreksi, tindakan korektif dan tindakan preventif!
Catatan:
- Hanya untuk latihan, tidak perlu dikumpulkan.
- Bila ada pertanyaan dapat memanfaatkan forum diskusi group WA
Quote hari ini
“Treatment without prevention is simply unsustainable”. (Perbaikan tanpa upaya pencegahan, tidak bertahan lama)- Bill Gates
Penutup
Bahagia sekali, akhirnya satu topik 9a (tindakan koreksi) telah kita pelajari bersama, yuk kita renungkan, komitmen bersama apa yang perlu dibangun untuk mensukseskan AMI?
Topik 9b: Laporan Audit Mutu Internal (Kamis)
Laporan Audit Mutu Internal
Apa Itu Laporan?
Merupakan bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, dimana fakta-fakta tersebut memiliki keterkaitan dengan tugas dan tanggung jawab Tim Auditor.
Tujuan Pembuatan Laporan
- Menjelaskan tujuan pembuatan laporan
- Menguraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan
- Menguraikan fakta serta menganalisis kegiatan
- Memberikan penilaian, usulan, dan rekomendasi
- Membuat kesimpulan serta arsip kegiatan
Manfaat Membuat Laporan
- Sebagai dasar dalam penentuan kebijakan
- Sebagai dasar dalam pengarahan pimpinan dan melakukan perbaikan
- Bahan penyusunan rencana kegiatan untuk periode berikutnya
- Untuk mengetahui progress dalam setiap kegiatan
- Sebagai arsip/data sejarah
Laporan Audit Mutu Internal
Merupakan penugasan akhir dari sistem penjaminan mutu internal dan akan dijdikan sebagai baseline data untuk meningkatkan kepatuhan terhadap standar yang ditetapkan.
Laporan Audit Harus Berisi
- Lingkup dan tujuan audit
- Jadwal pelaksanaan audit
- Nama-nama anggota tim auditor
- Nama-nama obyek/unit teraudit
- Rincian dokumen acuan/standar yang dipakai
- Ringkasan hasil audit dan pertimbangan
- Rencana tindak lanjut yang telah disepakati
- Daftar distribusi laporan
Rules Laporan Audit
- Harus berdasarkan fakta
- Harus ringkas dan jelas
- Tidak memasukan opini
- Tidak memasukan sebab-sebab ketidaksesuaian
Distribusi Hasil Audit
Hasil audit agar bermanfaat, perlu didistribusikan kepada:
- Top management/Pimpinan puncak teraudit
- Anggota tim kajiulang manajemen
- MP-AMI/Manajer Program AMI
- Segenap auditor dan teraudit
- Mereka yang bertanggung jawab tindakan koreksi, korektif, dan preventif
Perlunya Laporan Tertulis Hasil Audit
- Sebagai bukti pelaksanaan tugas
- Sebagai sumber referensi untuk perencanaan audit berikutnya
- Sebagai alat pembuktian apabila ada sanggahan dari pihak yang terlibat
- Sebagai media untuk mengkomunikasikan informasi penting dalam pelaksanaan audit
Video: Pembuatan Laporan Audit
Materi (untuk download)
Latihan Soal
Silahkan browsing internet untuk mencari contoh laporan Audit Mutu Internal. Analisis kelebihan dan kelemahannya!
Catatan:
- Hanya untuk latihan, tidak perlu dikumpulkan.
- Bila ada pertanyaan dapat memanfaatkan forum diskusi group WA atau zoom.
Penutup
Horee… Alhamdulillah, akhirnya satu topik telah kita pelajari. Hmm…ada ide inovasi apa ya….?
Selingan teka-teki jenaka: Kenapa anak kucing dan anak anjing suka berantem? Jawab: Namanya juga anak-anak. 🙂 🙂
Catatan: Agar dapat membuka materi selanjutnya, silakan klik tombol hijau “tandai selesai” di bagian bawah.
