Mengelola Temuan Audit

Topik 8: Mengelola Temuan Audit (Kamis)

Mengelola Temuan Audit

Dalam proses berlangsungnya audit tentunya seorang auditor dapat menemukan berbagai macam temuan, yang mana hasil temuan yang diperoleh selama proses audit dapat berupa kesesuaian dan ketidaksesuaian.

Dari temuan yang telah ditemukan oleh auditor, terdapat beberapa tanggapan atas temuan tersebut yakni temuan kesesuaian akan diberi apresiasi sedangkan temuan ketidaksesuaian akan dilakukan kajiulang.

Apa Itu Temuan?

Merupakan kumpulan dari berbagai data serta informasi yang dikumpulkan, diolah, dan diuji pada saat proses audit berlangsung dan disajikan dalam bentuk analitis yang terdiri dari beraneka unsur yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan.

Pendampingan SPMI & Budaya Mutu — **Mengelola Temuan Audit**

Jenis-Jenis Temuan Audit

Temuan positif: Terdiri dari prestasi (good practice), kesesuaian (conformities), yang ditemukan pada unit yang teraudit (auditee).

Temuan negatif: Merupakan ketidaksesuaian atau tidak memenuhi syarat yang ditentukan dengan sifat berat (major) dan ringan (minor).

Observasi (OB): Pengamatan untuk mendapatkan temuan berupa peluang yang ditujukan untuk proses perbaikan.

Temuan Positif

Auditor akan mencatat segala prestasi, keberhasilan, kesuksesan, dan kesesuaian yang ditemukan pada unit atau lingkup audit (auditee).

Contoh Temuan Positif:

Kesesuaian program dengan standar.
Target standar berhasil dilampaui.
SOP dijalankan dengan benar
Target SOP dilampaui.
Manual SPMI (PPEPP) diimplemenasikan dengan baik.
Kebijakan SPMI dipatuhi dan disosialisasikan.
Formulir digunakan dengan baik.

Implikasi Teori motivasi B.F. Skinner (Reinforcement Theory)

Temuan-temuan positif harus dicatat dan disampaikan dalam laporan audit mutu internal. Untuk memperkuat perilaku-perilaku positif agar diulang lagi dikemudian hari. sangat dianjurkan, untuk memberi penghargaaan (reward) bagi unit kerja yang berhasil mendapatkan temuan positif.

Temuan Negatif

Merupakan bentuk ketidaksesuaian (KTS) atau ketidakpatuhan yang ditemukan auditor pada lingkup audit yang tidak memenuhi standar yang telah ditetapkan.

Contoh Temuan Negatif:

Ketidaksesuaian berat (major):
- Dapat mengancam sertifikasi, akreditasi atau registrasi
- Memiliki pengaruh besar terhadap kualitas produk/pelayanan perguruan tinggi
- Menyebabkan perguruan tinggi kelihangan konsumen (siswa/siswi dan mahasiswa)
Ketidaksesuaian ringan (minor):
- Mudah untuk diperbaiki sekaligus diralat
- Tidak memiliki pengaruh secara langsung terhadap kualitas serta pelayanan perguruan tinggi
- Tidak menghambat perguruan tinggi dalam memperoleh sertifikasi, akreditasi, dan registrasi.

Observasi (OB)

Merupakan temuan/finding yang menunjukan peluang-peluang untuk perbaikan (Opportunities for improvement).

Contoh Observasi:

Dapat memberi peluang dalam pencapaian tujuan
Memperbaiki kualitas pelayanan dalam perguruan tinggi

Pernyataan Temuan

Problem: setiap masalah yang ditemukan saat melaksanakan audit, baik berupa kesesuaian maupun ketidaksesuaian.
Location: dimana letak temuan itu ditemukan, apakah berada pada lingkup audit ataukah tidak.
Objective: hasil temuan tersebut harus dapat dipertanggung jawabkan keakuratanya.
Reference: hasil temuan harus memiliki rujukan factual yang dapat mendukungnya.

Bila Ada KTS (ketidaksesuaian) Maka?

Dibutuhkan sebuah tindakan koreksi, korektif, dan preventif oleh unit kerja dengan tujuan untuk menanggulangi setiap permasalahan yang dapat mempengaruhi budaya mutu perguruan tinggi.

Permintaan Tindakan Koreksi, Korektif, dan Preventif (Perbaikan)

Merupakan permintaan perbaikan oleh manajemen kepada teraudit atas dasar laporan audit agar teraudit dapat memperbaiki ketidaksesuaian

Video: Mengelola Temuan Audit

Materi (untuk download)

Slide Mengelola Temuan Audit

Contoh Formulir

Latihan Soal

Misal: Dalam kegiatan AMI ada kasus dibawah ini:

Standar Sarana Prasarana no 24 diubah secara tidak resmi dan tanpa persetujuan pihak terkait.
Laporan audit internal tentang kelemahan sistem PPEPP dibiarkan tanpa adanya tindak lanjut yang dapat dibuktikan.

Dari 2 (dua) temuan diatas, buatlah pernyataan temuan yang mengandung 3 hal: Penjelasan, referensi dan bukti-bukti obyektif, dan tuangkan formulir PTK (Permintaan Tindakan Koreksi, Korektif & Preventif).

Catatan:

Hanya untuk latihan, tidak perlu dikumpulkan.
Bila ada pertanyaan dapat memanfaatkan forum diskusi group WA

Quote Hari ini

“Audit findings are easy to come up with, successful change from a finding is true internal audit value”. – Michael Piazza
For every operation audited, know the mission … the purpose… the reason for being. – Larry Sawyer

Penutup

Alhamdulillah, senang sekali topik Mengelola Temuan Audit, berhasil diselesaikan…. Semangat… Yes 3X

Pendaftaran Pelatihan SPMI AMI SOP — Semangat…Don’t Worry Be Happy 🙂

Selingan teka-teki jenaka: Sebutkan nama-nama buah dalam satu detik? Rujak. 🙂 🙂 🙂

Catatan: Agar dapat membuka materi selanjutnya, silakan klik tombol hijau “tandai selesai” di bagian bawah.