D62: Recognizing and Rewarding Contributions

Topik 62: Recognizing and Rewarding Contributions (Sabtu).

“Sukses dalam SPMI bukan hanya tentang sistem, tetapi juga tentang apresiasi terhadap individu yang menjalankannya.”

1. Pendahuluan: Mengapa Penghargaan dalam SPMI Itu Penting?

Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) sangat bergantung pada keterlibatan aktif staf akademik, tenaga kependidikan, dan dosen. Namun, sering kali, upaya mereka tidak diakui atau dianggap sebagai bagian dari tugas rutin.

Tantangan utama dalam keterlibatan SPMI:
✔ Staf dan dosen merasa bahwa kontribusi mereka terhadap mutu tidak dihargai.
✔ Tidak adanya sistem penghargaan yang jelas untuk mereka yang berkontribusi lebih dalam peningkatan mutu.
✔ Keterlibatan dalam program mutu sering dianggap sebagai beban tambahan tanpa insentif.

🎯 Solusi: Menerapkan sistem pengakuan dan penghargaan yang mendorong motivasi intrinsik dan ekstrinsik dalam implementasi SPMI.

📢 Contoh Kasus:
Sebuah universitas mengadakan “SPMI Awards” setiap akhir tahun untuk memberikan penghargaan kepada staf dan dosen yang berperan aktif dalam peningkatan mutu akademik. Hasilnya? Tingkat partisipasi dalam evaluasi mutu meningkat 50%, dan lebih banyak inovasi akademik bermunculan.

✅ Pelajaran: Dengan apresiasi yang tepat, keterlibatan dalam SPMI dapat meningkat secara signifikan!

2. Strategi Menghargai Kontribusi dalam SPMI

Berikut beberapa cara untuk mengenali dan memberikan penghargaan kepada staf dan dosen yang berkontribusi dalam peningkatan mutu:

✅ a. Penghargaan Berbasis Prestasi dalam Implementasi SPMI

📌 Bagaimana cara kerjanya?

• Buat kategori penghargaan untuk dosen, staf administrasi, dan tim SPMI berdasarkan kontribusi mereka.
• Berikan sertifikat, penghargaan simbolis, atau bonus insentif bagi yang berprestasi.

📢 Contoh Implementasi:
✔ “Dosen dengan Inovasi Pengajaran Terbaik” untuk mereka yang menerapkan metode pembelajaran berkualitas tinggi.
✔ “Unit Administrasi dengan Layanan Terbaik” untuk tim yang berhasil meningkatkan efisiensi administrasi akademik.

🎯 Manfaat:
✅ Meningkatkan motivasi dan kebanggaan dalam mendukung mutu akademik.
✅ Menciptakan kompetisi sehat dalam menjalankan kebijakan mutu.

✅ b. Sistem Poin & Reward untuk Keterlibatan dalam Mutu

📌 Bagaimana cara kerjanya?

• Setiap kontribusi dalam SPMI diberikan poin, yang dapat ditukarkan dengan hadiah tertentu.
• Poin diberikan untuk aktivitas seperti mengikuti pelatihan mutu, memberikan umpan balik, atau berkontribusi dalam peningkatan sistem akademik.

📢 Contoh Implementasi:
✔ 5 poin untuk setiap dosen yang mengisi evaluasi mutu.
✔ 10 poin untuk staf yang memberikan inovasi dalam pelayanan akademik.
✔ 25 poin untuk tim yang berhasil menyelesaikan audit mutu tanpa temuan mayor.

🎯 Manfaat:
✅ Mendorong keterlibatan jangka panjang dalam implementasi mutu.
✅ Menghargai kontribusi kecil maupun besar dalam sistem mutu.

✅ c. Penghargaan Berbasis Feedback dari Mahasiswa & Rekan Kerja

📌 Bagaimana cara kerjanya?

• Gunakan voting atau survei dari mahasiswa dan kolega untuk memilih staf atau dosen yang paling berdedikasi dalam peningkatan mutu.
• Berikan penghargaan berbasis penghargaan dari kolega atau komunitas akademik.

📢 Contoh Implementasi:
✔ “Dosen Favorit dalam Peningkatan Kualitas Pembelajaran”, dipilih langsung oleh mahasiswa.
✔ “Unit Akademik dengan Komunikasi Terbaik”, dipilih oleh staf dan dosen melalui voting internal.

🎯 Manfaat:
✅ Membuat penghargaan lebih relevan dan akurat, karena didasarkan pada persepsi komunitas akademik.
✅ Meningkatkan rasa memiliki terhadap sistem mutu.

✅ d. Program “Quality Champions” untuk Staf & Dosen

📌 Bagaimana cara kerjanya?

• Pilih beberapa staf dan dosen sebagai “Quality Champions”, yang bertugas menjadi contoh dalam implementasi mutu.
• Berikan mereka akses ke pelatihan eksklusif atau insentif khusus sebagai bentuk apresiasi.

📢 Contoh Implementasi:
✔ Dosen yang telah memberikan kontribusi besar dalam mutu akademik diberikan kesempatan studi banding ke universitas lain.
✔ Staf administrasi yang berhasil meningkatkan efisiensi pelayanan diberikan penghargaan dalam bentuk pelatihan pengembangan profesional.

🎯 Manfaat:
✅ Memberikan penghargaan yang berdampak langsung terhadap karier penerima.
✅ Menciptakan role model dalam implementasi mutu di perguruan tinggi.

3. Gamifikasi: “SPMI Superstars” – Merancang Program Penghargaan Berbasis Komunikasi

🎭 Instruksi:

1. Bagi peserta ke dalam tim kecil.
2. Setiap tim harus merancang program penghargaan berbasis komunikasi yang mendorong keterlibatan aktif dalam SPMI.
3. Tim harus menentukan jenis penghargaan, kriteria penilaian, dan metode komunikasi penghargaan.
4. Setiap tim mempresentasikan ide mereka dan memberikan justifikasi mengapa program mereka efektif.

📢 Contoh Skema Penghargaan yang Bisa Dirancang:

• “SPMI Leaderboard” → Sistem poin berbasis partisipasi dalam program mutu.
• “Hall of Fame SPMI” → Penghargaan tahunan untuk staf dan dosen dengan kontribusi terbaik.
• “Quality Innovators” → Penghargaan untuk tim dengan inovasi terbaik dalam peningkatan mutu akademik.

🎯 Tujuan Simulasi:

• Meningkatkan pemahaman peserta tentang strategi penghargaan yang efektif.
• Menemukan metode terbaik untuk memotivasi keterlibatan dalam SPMI.
• Menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif dan produktif dalam mutu akademik.

4. Kesimpulan & Rekomendasi

🎯 Kesimpulan:

• Penghargaan dan apresiasi merupakan kunci dalam meningkatkan keterlibatan staf dan dosen dalam SPMI.
• Sistem penghargaan yang baik harus berbasis prestasi, partisipasi, dan feedback dari komunitas akademik.
• Gamifikasi dalam penghargaan, seperti SPMI Leaderboard atau Quality Champions, dapat membuat keterlibatan dalam mutu lebih menarik dan kompetitif.

✅ Rekomendasi:

• Terapkan penghargaan berbasis data, seperti sistem poin untuk keterlibatan dalam mutu.
• Gunakan pendekatan berbasis komunitas, di mana penghargaan diberikan berdasarkan voting dari mahasiswa dan rekan kerja.
• Adakan SPMI Awards atau Quality Champions Program untuk memberikan apresiasi yang lebih bermakna.

🚀 Tantangan untuk Anda:

• Bagaimana sistem penghargaan dalam implementasi mutu di institusi Anda? Apakah sudah cukup memotivasi?
• Coba rancang program penghargaan berbasis gamifikasi untuk meningkatkan keterlibatan dalam SPMI!

Dengan strategi penghargaan yang tepat, keterlibatan dalam SPMI tidak hanya meningkat, tetapi juga menciptakan budaya mutu yang lebih kuat dan berkelanjutan! 🎯

Materi Pelengkap

Komunikasi Interpersonal

Menurut R. Wayne Pace, komunikasi interpersonal atau komunikasi antarpribadi adalah proses komunikasi antara dua orang atau lebih secara tatap muka. Ini memungkinkan komunikator menyampaikan pesan secara langsung dan komunikan menanggapinya pada saat yang bersamaan.

Membangun keterampilan komunikasi interpersonal sangat penting bagi keberhasilan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) Institusi Pendidikan.

Dengan komunikasi internal yang baik, kebijakan SPMI akan mudah disosialisaskan. Manual PPEPP akan mudah dijalankan dengan pemahaman yang sama. Standar SPMI akan mudah dipahami dan di terapkan.

Melejitkan Keterampilan Komunikasi Interpersonal

Berikut adalah beberapa Tips untuk meningkatkan keterampilan komunikasi interpersonal:

1. Menjadi pendengar dengan aktif

Praktikkan pendengaran yang aktif dengan memberikan perhatian penuh pada orang yang berbicara. Hindari gangguan dan evaluasi awal, dan berikan kesempatan bagi orang lain untuk menyelesaikan pikiran mereka sebelum merespons. Dengan mendengarkan dengan baik, Anda dapat memahami dengan lebih baik pesan yang disampaikan dan merespons secara tepat.

2. Perhatikan bahasa tubuh (body language)

Komunikasi interpersonal melibatkan tidak hanya kata-kata, tetapi juga bahasa tubuh. Perhatikan bahasa tubuh Anda sendiri, seperti kontak mata, sikap tubuh, dan gerakan tangan. Selain itu, juga penting untuk membaca bahasa tubuh orang lain untuk memahami emosi dan pesan yang tidak diucapkan secara verbal.

Mengenal bahasa tubuh akan menyebabkan anggota tim SPMI bisa mengenal lebih dalam satu dengan lainnya, memiliki ketrampilan empati dan membantu untuk sikap peduli (care) satu dengan lainnya.

3. Berbahasa dengan jelas

Gunakan bahasa yang jelas, sederhana, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan jargon atau kosakata yang kompleks jika tidak diperlukan. Sampaikan pesan Anda dengan ringkas dan langsung, tanpa mengaburkan atau membingungkan pendengar.

4. Berempati

Cobalah memahami dan mengakui perasaan, pandangan, dan pengalaman orang lain. Tunjukkan minat dan perhatian yang tulus terhadap perspektif mereka. Berempati membantu menciptakan ikatan dan memperkuat hubungan interpersonal.

5. Kelola emosi Anda

Penting untuk mengelola emosi Anda dalam komunikasi interpersonal. Jaga ketenangan dan hindari reaksi yang emosional atau impulsif. Bila perlu, beri diri Anda waktu untuk tenang sebelum merespons, terutama dalam situasi yang menegangkan atau konflik.

Baca juga: SPMI dan Soft Skills

6. Latihan berbicara di depan umum (public speaking)

Melakukan presentasi atau berbicara di depan umum adalah cara yang efektif untuk membangun keterampilan komunikasi interpersonal. Latihan ini membantu meningkatkan kepercayaan diri Anda dalam menyampaikan ide dan berinteraksi dengan orang lain.

7. Ketrampilan komunikasi nonverbal

Selain kata-kata, komunikasi interpersonal juga melibatkan ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan kontak mata. Praktikkan komunikasi nonverbal yang positif, seperti tersenyum, menjaga sikap tubuh terbuka, dan memberikan kontak mata yang tulus.

8. Understanding Yourself

Kesadaran diri (mengenal potensi diri) akan membantu Anda memahami gaya komunikasi Anda sendiri, kekuatan, dan kelemahan. Kenali pola komunikasi yang dapat ditingkatkan dan cari cara untuk mengembangkan keterampilan tersebut.

Baca juga: SPMI dan Kecerdasan Emosional

9. Latihan perangkat lunak

Ada berbagai perangkat lunak dan aplikasi yang tersedia untuk membantu Anda melatih keterampilan komunikasi interpersonal. Anda dapat menggunakan aplikasi tersebut untuk berlatih percakapan, koodinasi, negosiasi, atau situasi komunikasi lainnya. Contoh: WhatsApp, Trello, Monday.com dan lain-lain.

Dengan penggunaan teknologi yang tepat, koordinasi dan pencapaian standar-standar SPMI akan lebih mudah, efektif dan efisien.

10. Terbuka terhadap umpan balik

Jadilah terbuka terhadap umpan balik dari orang lain. Mintalah masukan mengenai gaya komunikasi Anda dan carilah peluang untuk terus belajar dan meningkatkan keterampilan komunikasi interpersonal Anda.

11. Kesimpulan

Dengan latihan yang konsisten dan kesadaran diri yang terus-menerus, Anda dapat membangun keterampilan komunikasi interpersonal yang lebih efektif dan membantu memperkuat hubungan dengan orang lain.

Pertanyaan

1. Mengapa keterampilan komunikasi interpersonal penting dalam lingkungan kerja atau akademik?
2. Bagaimana pentingnya penyesuaian gaya komunikasi dengan audiens yang berbeda dalam konteks lingkungan akademik atau kerja?

Catatan: Pertanyaan diatas hanya untuk latihan, jawablah terlebih dahulu sebelum melihat contoh jawaban di bawah ini.

Contoh jawaban:

1. Keterampilan komunikasi interpersonal penting karena memungkinkan individu untuk menjalin hubungan yang kuat, berkolaborasi, dan bekerja sama dengan efektif. Ini juga membantu meminimalkan kesalahpahaman dan konflik, serta membangun lingkungan yang harmonis.
2. Penyesuaian gaya komunikasi memastikan pesan disampaikan dengan efektif kepada audiens yang beragam. Ini memungkinkan pesan lebih relevan dan mudah dimengerti oleh individu dengan latar belakang yang berbeda.

Quote

“Effective communication is 20% what you know and 80% how you feel about what you know.”

~ Jim Rohn

Video: (menyusul)

Unduh Materi Utama

Komunikasi Internal: Melejitkan Keterampilan Komunikasi Interpersonal

Unduh Materi Pelengkap

• SPMI dan Manajemen Konflik
• SPMI & Manajemen Konflik
• Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu

Studi Kasus

Meningkatkan Keterampilan Komunikasi Interpersonal dalam SPMI di Universitas Harmoni

Latar Belakang: Universitas Harmoni sedang melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk memastikan kualitas pendidikan yang lebih baik. Namun, selama proses ini, ditemukan bahwa beberapa staf akademik dan administratif mengalami kesulitan dalam berkomunikasi secara efektif, baik dalam tim maupun dengan mahasiswa.

Tantangan Keterampilan Komunikasi: Universitas Harmoni menyadari bahwa kesulitan dalam berkomunikasi interpersonal dapat mempengaruhi kolaborasi antartim, penerapan SPMI, dan hubungan dengan mahasiswa. Tantangan ini meliputi kesulitan menyampaikan informasi dengan jelas, mendengarkan dengan baik, dan memecahkan masalah secara kolaboratif.

Diskusi: Atas dasar kasus diatas, berikan pandangan dan argumentasi saudara!

Catatan: Studi kasus diatas hanya untuk latihan, jawablah terlebih dahulu sebelum melihat contoh jawaban di bawah ini. Uraikan langkah-langkah yang dapat diambil untuk memberi solusi.

Contoh Jawaban Studi Kasus:

Langkah-langkah yang Diambil: Untuk mengatasi tantangan ini dan meningkatkan komunikasi internal dalam konteks SPMI, Universitas Harmoni mengambil langkah-langkah berikut:

1. Pelatihan Komunikasi Interpersonal: Universitas mengadakan pelatihan khusus keterampilan komunikasi interpersonal untuk staf akademik dan administratif. Pelatihan ini meliputi aspek mendengarkan aktif, komunikasi verbal dan non-verbal, serta negosiasi.
2. Kelompok Diskusi Berkala: Kelompok diskusi berkala diadakan untuk membahas isu-isu terkait SPMI. Ini memberi kesempatan kepada staf dari berbagai bagian untuk berbagi pandangan, bertukar informasi, dan membangun pemahaman bersama.
3. Sistem Umpan Balik: Universitas memperkenalkan sistem umpan balik yang terstruktur, di mana staf dapat memberikan dan menerima umpan balik secara anonim. Ini memungkinkan identifikasi area yang memerlukan perbaikan.
4. Mentoring Komunikasi: Staf yang memiliki keterampilan komunikasi yang baik ditugaskan sebagai mentor untuk memberikan dukungan dan arahan kepada mereka yang memerlukan.
5. Penekanan pada Kolaborasi: Dalam kegiatan SPMI, fokus diberikan pada kolaborasi tim lintas departemen. Tim yang efektif didorong oleh komunikasi terbuka dan sharing ide yang aktif.

Hasil dan Dampak: Melalui pendekatan ini, Universitas Harmoni berhasil mencapai hasil yang positif dalam meningkatkan keterampilan komunikasi interpersonal dalam konteks SPMI:

• Kolaborasi yang lebih baik: Staf dari berbagai bagian dapat berkomunikasi dan berkolaborasi lebih efektif, mendorong penerapan SPMI yang lebih terintegrasi.
• Keterlibatan yang lebih baik: Mahasiswa merasa lebih terlibat karena staf yang mampu berkomunikasi dengan baik dapat merespons kebutuhan dan masukan mereka lebih baik.
• Pengembangan Pribadi: Staf merasa lebih percaya diri dalam berkomunikasi, baik dalam tim maupun dalam interaksi dengan eksternal, memberi dampak positif pada perkembangan pribadi mereka.
• Efisiensi Operasional: Keterampilan komunikasi yang ditingkatkan membantu menghindari kebingungan, konflik yang tidak perlu, dan memperlancar alur kerja dan implementasi SPMI.

Melalui upaya ini, Universitas Harmoni berhasil menciptakan lingkungan yang lebih terbuka, kolaboratif, dan mendukung penerapan SPMI secara efektif, memberikan dampak positif pada mutu pendidikan dan pengembangan staf.

Penutup

Congratulations… senang sekali topik ini bisa diikuti dengan baik. Alhamdulillah, Semangat….yuk kita rayakan!

Selingan teka-teki jenaka: Kenapa ginjal ada 2 ? Jawaban: Karena kalau satu itu ganjil 🙂

Catatan: Agar dapat membuka materi selanjutnya, silakan klik tombol hijau “tandai selesai” di bagian bawah.