Teknik Bertanya dalam AMI

Teknik Bertanya dalam AMI

“Teknik Bertanya dalam AMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Teknik membuat pertanyaan dalam kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) memang tidak mudah. Dalam situasi audit yang berat, seringkali teraudit/ Auditee , merasa takut, grogi dan kesulitan dalam memahami pertanyaan-pertanyaan auditor. Untuk itu ketrampilan bertanya perlu sekali dipelajari oleh para auditor. Apakah memakai pertanyaan terbuka (open questions), tertutup (close questions) atau pertanyaan untuk menggali informasi lebih dalam (probing).

Tugas Penting Auditor

“Tugas Auditor diharapkan tidak hanya mencari temuan ketidaksesuaian saja… tapi mencari kesesuaian (good point) dan juga harus bisa mencari peluang-peluang perbaikan dan mengurangi hal-hal yang tidak memiliki nilai tambah”

Pertanyaan yang baik

• Mudah dipahami oleh teraudit/ auditee.
• Harus memenuhi kebutuhan informasi.
• Tidak mengarahkan pada suatu jawaban tertentu.
• Tidak ada bias

Tipe Pertanyaan

• Terbuka/ Open question:
  • Jelaskan … ?
  • Uraikan…? l 
  • Bagaimana mengerjakan … ?(Batasi, jangan biarkan teraudit menjelaskan terlalu panjang.)
• Tertutup/ Close question:
  • Benar atau salah? Ya atau tidak ?
  • Setuju atau tidak?
• Mencari Penjelasan/ Probing:
  • Lebih dirinci untuk sesuatu yang penting/ tindak lanjut.
  • Harus diakhiri dengan “tunjukkan (dokumen/ arsip atau bukti)”.

Pertanyaan Terbuka

• Kelebihan: mengetahui jawaban secara rinci.
• Kelemahan: menghabiskan banyak waktu dan biaya.

Pertanyaan Tertutup

• Kelebihan: cepat, mudah.
• Kelemahan: teraudit harus memutuskan apakah harus menjawab “ya” atau “tidak” (tidak ada penjelasan).

Yang Ditanyakan dalam AMI

• Orang: Terlatih, tersertifikasi, pengetahuan
• Metode: Tahap, monitor, pemeriksaan
• Bahan: Inspeksi, kriteria, standar
• Mesin/alat: Teruji, terpelihara, terkalibrasi
• Dokumen: Termutakhirkan, terkendali
• Lingkungan: Terspesifikasi, terkendali

Softskills Auditor

• Sikap Profesional.
• Trampil berkomunikasi.
• Cakap dalam menjelaskan dan mengikuti aturan.
• Diplomatis.
• Jujur dan tidak bias dalam melakukan penilaian.
• Punya rasa ingin tahu dan pengamat yang baik.
• Ramah, santun & dapat bekerjasama.
• Penuh pengertian.
• Rajin bekerja.
• Dapat mengendalikan diri.
• Mampu menjadi pemimpin maupun follower/ anak buah.
• Pendengar yang baik.

Baca juga: Perencanaan Audit Mutu Internal

Penting untuk diingat…

• Tugas Auditor bukan mengaudit individu tapi mengaudit “system”.
• Tugas Auditor adalah mencari kesesuaian, bukan mencari ketidaksesuaian.
• Auditor harus dapat memberikan added value (nilai tambah) untuk perbaikan berkelanjutan.

Demikian uraian singkat tentang Teknik Bertanya dalam AMI, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

---

Untuk mempelajari lebih dalam tentang berbagai teknik bertanya,  silahkan diunduh materi slideshare berikut ini:

Teknik Bertanya dalam Audit SPMI

---

mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

---

Info Pelatihan Mutu Pendidikan