• 628123070905
  • mutupendidikan.info@gmail.com

Blog & PowerPoint

IWA 2 dan Tanggung Jawab Manajemen

IWA2 Klausul 5: Tanggung Jawab Manajemen

“Tanggung Jawab Manajemen”

IWA-2 (International Workshop Agreement) merupakan panduan penerapan Sistem Manajemen Mutu  ISO 9001 bagi lembaga pendidikanDengan panduan IWA-2, lembaga pendidikan akan lebih mudah memahami isi standar ISO 9001.

Berikut dapat diunduh materi presentasi dalam bentuk powerpoint:

Klik dibawah ini:

IWA2 klausul 5 untuk SPMI

Catatan:

Saat ini telah ada standar Internasional ISO 21001 : 2018. Sejak ISO 21001 disosialisasikan pada tanggal 1 Mei 2018, kini telah banyak lembaga pendidikan yang menerapkan standar tersebut.

Demikian, semoga bermanfaat.

Hormat kami,

mutupendidikan.com

Pelatihan, Pendampingan & Bimtek


Untuk In-House Training Manajemen Mutu ISO 9001 & SPMI
Hubungi Customer Service Kami

Perencanaan Audit Mutu Internal (AMI)

Perencanaan Audit Mutu Internal

“Perencanaan Audit Mutu Internal”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

If you fail to prepare, you are preparing to fail

Quotes diatas menjelaskan tentang pentingnya perencanaan. Kalau kita gagal dalam membuat perencanaan berarti kita mempersiapkan untuk gagal. Demikian juga dalam kegiatan Audit, perencanaan perlu disiapkan sebaik mungkin agar proses audit yang diselenggarakan tepat sasaran dan dapat terlaksana dengan baik.

Dalam membuat perencanaan Audit Mutu Internal (AMI), hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sbb:

  • Visi, Misi  & Struktur organisasi.
  • Ruang lingkup kegiatan
  • Ruang lingkup produk dan pelayanan.
  • Ukuran dan lokasi.
  • Harapan pelanggan/stakeholders.
  • Tujuan dan kebijakan organisasi.
  • Jumlah & pengalaman auditor dll.
Memilih Tim Auditor
  • Ditunjuk oleh Manajer Program Audit Mutu Internal (MP-AMI), disetujui teraudit, dan diangkat oleh manajemen (Rektor/Dekan).
  • Terdiri dari Ketua Tim dan lainnya sebagai anggota.
  • Jumlah anggota Tim bisa bertambah bila ruang lingkupnya semakin besar
Peran Pimpinan (Rektor/Dekan)
  • Memberi mandat  staf senior sebagai MP-AMI.
  • Mengesahkan rencana audit tahunan.
  • Melaksanakan kajiulang dan menyempurnakan kebijakan manajemen.
  • Mendukung dan menyediakan sumberdaya untuk pengauditan.
  • Memastikan  jalannya proses Audit berjalan efektif & efisien

Untuk dapat memahami apa saja yang perlu dipersiapkan dalam perencanaan AMAI/AMI, berikut kami sampaikan file slideshare sbb, silahkan diunduh:

______________________

Perencanaan Audit SPMI

Instagram: @mutupendidikan

______________________

Peran Manajer Program-AMI
  • Membuat rencana audit tahunan.
  • Memilih, melatih dan menetapkan kualifikasi auditor.
  • Menunjuk & menetapkan Tim Audit.
  • Melaksanakan kegiatan audit.
  • Membuat & mengelola laporan audit.
  • Melaporkan hasil audit untuk kajiulang oleh manajemen.
Ketua Tim Auditor
  • Membuka rapat.
  • Menetapkan anggota tim audit (jika prodi lebih dari satu).
  • Membuat jadwal dan program audit.
  • Memimpin kegiatan audit.
  • Membuat keputusan akhir atas hasil temuan audit.
  • Memantau tindak lanjut hasil temuan Audit
  • Menyerahkan laporan audit.
  • Menutup rapat.
Peran dan Tanggung Jawab Auditor
  • Mengaudit sesuai lingkup audit.
  • Melaksanakan tugas secara obyektif.
  • Mengumpulkan dan menganalisis bukti.
  • Melaksanakan tugas sesuai kode etik.
  • Mampu menjawab pertanyaan.
Peran dan Tanggung Jawab Manajemen Teraudit
  • Menginformasikan kepada pejabat yang relevan tentang rencana, tujuan dan lingkup audit.
  • Mendampingi tim audit bila melakukan kunjungan
  • Menyediakan sumber informasi yang diperlukan oleh tim audit.
  • Memberikan akses fasilitas dan bahan yang diminta oleh auditor.
  • Menentukan dan memprakarsai tindakan koreksi berdasarkan laporan audit.

Demikian, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Pengantar Total Quality Management

“Pengantar Total Quality Management

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Pentingnya Sistem Manajemen

Setiap lembaga memerlukan sistem manajemen untuk mengelola organisasi agar dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Ada banyak pendekatan yang dipakai organisasi, diantaranya pendekatan TQM atau Total Quality Management.

Pendekatan TQM cukup populer dipakai beberapa organisasi, termasuk institusi pendidikan. Pemerintah telah menetapkan penggunaan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) sebagai pendekatan manajemen mutu untuk pengelolaan pendidikan. Payung hukumnya adalah Permendikbud Nomor 28 tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan (SPMP) Dasar dan Menengah. Sedangkan untuk pendidikan tinggi Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016.

Berikut akan disampaian intisari dari Pendekatan TQM yang diuraikan oleh Dr. David L. Goetsch and Stanley Davis dalam bukunya Quality Management for Organizational Excellence Edisi 8.

Dalam bab 1 buku tersebut, dibahas kajian tentang Pengantar Total Quality Management, didalamnya terdapat sub topik sbb:

  1. Apa pengertian mutu?
  2. Pendekatan Total Quality
  3. Dua pandangan tentang mutu
  4. Elemen kunci dari Total Quality
  5. Tokoh pioner Total Quality
  6. Kunci keberhasilan Total Quality
  7. Bgm mencapai Six Sigma?
  8. Masa depan manajemen mutu
Pengertian Mutu

Mutu dapat didefinisikan dalam beberapa cara. Bila dilihat dari sudut pandang konsumen, mutu berarti kemampuan untuk memenuhi atau melampaui harapan pelanggan.

Pengertian Total Quality

Total Quality adalah pendekatan bisnis yang mencoba memaksimalkan daya saing organisasi melalui perbaikan kualitas terus-menerus yaitu perbaikan kualitas produk, jasa, orang, proses, dan lingkungan

Ciri Utama Total Quality
  • Berpikir strategis
  • Fokus pada pelanggan
  • Obsesi pada kualitas
  • Pendekatan ilmiah
  • Komitmen jangka panjang
  • Kerjasama tim
  • Keterlibatan karyawan dan pemberdayaan
  • Perbaikan proses terus menerus
  • Pendidikan bottom-up dan pelatihan
  • Kebebasan terkendali
  • dan adanya kesatuan tujuan
Tren Manajemen Mutu…
  • Tuntutan Pasar Global
  • Pergeseran harapan pelanggan
  • Tekanan ekonomi
  • Pendekatan baru ilmu manajemen

Baca juga: TQM untuk Lembaga Pendidikan bag. 1

Demikian sekilas informasi, bagi kawan-kawan yang bertugas di unit penjaminan mutu dan SPMI, dapat menggunakan bahan ini untuk pengembangan efektifitas sistem manajemen mutu di institusi masing-masing (Perguruan Tinggi, Sekolah dan Madrasah).

Materi SlideShare dapat diunduh pada tautan berikut ini:

Bab 1 : Pengenalan Total Quality Management

Selamat berkarya, tetap semangat dan salam mutu!

Hormat kami.

_____________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Follow Instagram: @mutupendidikan

Kualitas

TQM, Biaya Pencegahan dan Biaya Kegagalan

Biaya Pencegahan & Biaya Kegagalan

Dear Pejuang Penjaminan Mutu Pendidikan dimanapun berada…

Berikut materi lanjutan TQM (Total Quality Management), yang membahas tentang “Biaya Pencegahan” dan “Biaya Kegagalan”. Dengan menyadari kedua jenis komponen biaya ini, Institusi Pendidikan diharapkan dapat mengelola kedua biaya tersebut agar dapat ditekan serendah mungkin. Untuk lebih jelasnya, silahkan diunduh materi pada tautan dibawah ini:

PDF TQM untuk Lembaga Pendidikan bag-5

Salam Hormat,

admin,

mutupendidikan.com


Untuk informasi Pelatihan/ In-House Training:

“Pelatihan Dokumentasi SPMI”

Hubungi Customer Service Anda (Klik disini)

INFO PUBLIC TRAINING :

 Silahkan di Klik : Public Training


TQM

Tim Kerja

Membangun Tim yang Tangguh

Teamwork (tim kerja) merupakan serangkaian nilai, sikap dan perilaku dalam sebuah tim. Tim kerja tidak selamanya terdiri dari sekumpulan orang dengan gaya, sikap, dan cara kerja yang sama. Perbedaan antar anggota tim justru merupakan kekuatan/ potensi yang akan membuat tim menjadi kreatif, produktif dan inovatif.

Guna mendapatkan kerjasama tim yang baik perlu ditumbuhkan sikap-sikap/perilaku positif antar anggota tim. Seperti misalnya kebiasaan untuk saling mendengarkan, berempati sehingga tercipta komunikasi yang baik. Saling memberi dukungan kepada anggota tim yang membutuhkan, dan adanya apresiasi terhadap kontribusi/ pencapaian yang diperoleh dari anggota tim. Sebuah tim kerja akan menjadi penentu berhasilnya perjalanan organisasi. Melalui kerjasama dan koordinasi, sebuah tim seringkali mampu menyelesaikan semua tugas-tugas secara efektif.

Tim boleh jadi merupakan kelompok kerja yang relatif permanen, namun juga bisa bersifat temporer yang bertugas untuk menyelesaikan sebuah proyek tertentu. Tim yang relatif permanen biasanya dinamakan “natural team work”, sedangkan yang temporer banyak disebut sebagai “a cross-functional action team”biasanya terdiri dari orang-orang dari berbagai bagian atau departemen. Bentuk tim yang dianggap paling maju adalah “self-directed”, karenanya tim semacam ini kurang memerlukan pengawasan, dan memiliki otoritas penuh dalam penyelesaian tugas-tugasnya. Agar tim bisa bekerja secara efektif dalam mengembangkan produktivitas, banyak organisasi yang memandang pembangunan tim merupakan salah satu aspek penting dari pengembangan organisasi.

Untuk lebih jelasnya, berikut dapat diunduh materi powerpoint tentang tim kerja, silahkan diunduh:

Tim Kerja

Demikan semoga bermanfaat.

admin,

mutupendidikan.com

Praktek Baik Standar Identitas

Praktek Baik Standar Identitas

Identitas atau identity secara sederhana dapat diartikan sebagai jati diri, tanda pengenal, atau sekumpulan unsur yang secara bersamaan mampu mencitrakan tentang apa dan/atau siapa.

Identitas Institusi Pendidikan tidak lain adalah karakteristik esensial dan khas yang melekat pada institusi pendidikan, sehingga mampu mencitrakan dan membedakannya dengan institusi serupa lainnya.

Untuk mengenal lebih dalam tentang “Praktek Baik Standar Identitas“, silahkan di unduh file SlideShare berikut ini:

Praktek Baik Standar Identitas

Demikian, semoga bermanfaat.

Hormat kami,

mutupendidikan.com

Metode Audit Mutu Internal

Metode Audit Mutu Internal

“Metode Audit Mutu Internal”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Agar proses Audit Mutu Internal (AMI) atau Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) dapat berjalan dengan baik, sukses dan lancar, metode-metode nya perlu disiapkan dan dipahami dengan baik.

Mulai bagaimana melakukan perencanaan, apa saja yang harus dipersiapkan, bagaimana menyiapkan daftar periksa (checklist), bagaimana proses audit akan dilakukan, bagaimana penyiapan timnya dll.

Untuk itu berikut kami upload slideshare metode Audit Mutu Pendidikan, bagi yang tertarik, silahkan diunduh disini:

____________________

Metode Audit Mutu SPMI

____________________

Menyusun Jadwal Audit
  • Hendaknya sesuai dengan lingkup audit.
  • Mencakup semua aspek pekerjaan dalam lingkup audit.
  • Frekuensi audit tergantung pada status dan kepentingan audit (management risk).
  • Jadwal audit  harus diinformasikan sebelumnya kepada teraudit/auditee.
Langkah Opening Meeting
  1. Rapat dipimpin oleh ketua tim auditor.
  2. Ketua Tim memperkenalkan tim audit kepada manajemen teraudit.
  3. Menjelaskan tujuan dan lingkup audit.
  4. Menjelaskan metode dan prosedur audit.
  5. Meminta persetujuan/kesepakatan jadwal audit.
  6. Memastikan jalur komunikasi dengan pemandu dari teraudit.
  7. Mengkonfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas.
  8. Mengkonfirmasi kerahasiaan.
  9. Mengkonfirmasi jadwal Closing meeting.
  10. Menjelaskan klasifikasi masalah yang mungkin timbul.
Membuat Daftar Pengecekan
  • Membantu proses perencanaan audit.
  • Memberi  panduan dalam wawancara yang sistematis.
  • Memastikan memastikan kelancaran audit.
  • Untuk diacu saat penyusunan laporan audit.
  • (Akan dibahas khusus di slideshare Daftar Pengecekan)
Metode Proses Audit
  • Wawancara, diskusi, atau konsultasi dengan para penanggung jawab/PIC
  • Melaksanakan kajiulang dokumen dan catatan-catatan yang ada.
  • Mengamati pekerjaan-pekerjaan yang sedang berlangsung.
  • Menguji masukan/input, proses, dan keluaran/output pekerjaan.
  • Menguji sumber daya dan fasilitas.

Baca juga: Pengantar AMI

Metode Audit
  • Lakukan kegiatan audit sesuai rencana.
  • Gunakan daftar pengecekan /check-list untuk menemukan fakta-fakta.
  • Temukan fakta/ bukti dengan mengajukan pertanyaan secara sistematik.
  • Cocokkan temuan-temuan fakta dengan bukti-bukti di lokasi.
  • Aculah dokumen SPMI saat mengaudit.
  • Tetap menjaga hubungan baik dengan teraudit.
  • Gagasan-gagasan tanpa bukti  tidak dapat diaudit.
  • Mintalah tenaga pelaksana menjelaskan tahap-tahap operasional atau Instruksi Kerja dan ujilah apakah pekerjaan dilaksanakan secara sesuai.
  • Ujilah pekerjaan yang sesungguhnya dilakukan dan bandingkan dengan buku Manual Prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja (IK).
  • Pilihlah salah satu sampel proyek, kemudian ikutilah semua tahap untuk melihat apakah pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan kontrak.

Demikian, semoga uraian singkat tentang Metode Audit Mutu Internal, dapat bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Kerja Tim pada Lembaga Pendidikan

Membangun SPMI & Tim Kerja

“Membangun SPMI & Tim Kerja yang Unggul”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Organisasi Pendidikan tidak akan terkelola dengan baik apabila “Tim Kerja” yang ada tidak produktif. Tim yang tidak produktif, pada umumnya memiliki ciri ciri sbb:

  • Tujuan yang tidak jelas
  • Pembagian tugas yang ambigu
  • Motivasi yang tidak terbangun dan konflik yang tidak fungsional.

Instagram: @mutupendidikan

Pengertian Tim Kerja

Merupakan kegiatan yang dilakukan secara kolektif dimana anggotanya bekerja secara sinergi untuk mencapai tujuan bersama.

Ciri-Ciri Tim Yang Efektif
  • Anggota Tim berpartisipasi secara aktif & positif
  • Komunikasi yang harmonis, aktif mendengar dan memberi umpan balik
  • Siap mengambil resiko
  • Fokus pada tujuan utama
  • Anggota percaya dan patuh pada keputusan tim
  • Anggota Tim mengambil inisiatif untuk keberhasilan pencapaian tujuan bersama.
Jenis-Jenis Tim
  • Gugus Kendali Mutu: Tim yang terdiri dari 5 sampai 12 orang, yang berasal dari departemen yang sama, bertemu beberapa jam dalam seminggu untuk berdiskusi membahas peningkatan kualitas, efisiensi dan perbaikan lingkungan kerja.
  • Tim Kerja yang mengelola sendiri: Tim kerja yang dikelola sendiri dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan.
  • Tim Lintas Fungsional: Karyawan dari level yang sama, berbeda area/unit kerja, namun bekerja sama untuk mencapai tujuan/tugas tertentu. Contoh: Kegiatan Proyek, Kepanitiaan.
  • Tim Virtual: Dengan menggunakan TI, Tim ini menyatukan anggota yang secara fisik berjauhan untuk bekerja sama mencapai tujuan.
Ketrampilan Penting bagi Anggota Tim
  • Listening (Mendengar)
  • Questioning (Bertanya)
  • Persuading (Mempengaruhi)
  • Respecting (Menghormati)
  • Helping (Menolong)
  • Sharing (Berbagi)
  • Participating (Berpartisipasi)
Tips Untuk Tim SPMI
  • Lembaga Pendidikan (PT, Sekolah, Madrasah) secara periodik mengadakan kegiatan untuk membangun Tim, seperti kegiatan Training, Seminar, Diskusi, Silaturohim dll.
  • Adakan pertemuan unit kerja untuk mengevaluasi proyek-proyek, memantau kemajuan dan mengkoordinasikan langkah tindak lanjut.
  • Tindak lanjuti setiap kesempatan yang ada secara menyenangkan.
  • Bila tim berhasil mencapai target tertentu, rayakan, beri reward dan syukuri.

Dalam rangka mendukung perbaikan budaya mutu pendidikan melalui optimalisasi Tim Kerja, materi presentasi berikut InsyaAllah dapat bermanfaat sebagai referensi:

Silahkan diunduh ppt/ pdf disini:

Membangun Tim Kerja yang Unggul

Demikian, semoga uraian singkat dengan topik Membangun SPMI & Tim Kerja ini, dapat bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


mutupendidikan.com

Courses, Training & Development

Peningkatan Budaya Mutu Pendidikan

14 Point Peningkatan Budaya Mutu Pendidikan

“Mengenal 14 Point penting Peningkatan Budaya Mutu Pendidikan”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Dr. Edward Deming, pelopor gerakan manajemen mutu, memperkenalkan 14 Point penting untuk peningkatan mutu produk atau jasa.

_____________________________

Power Point (PDF):

TQM & 14 point Peningkatan Kualitas

IG: @mutupendidikan

_____________________________

Siapakah Dr. Edward Deming?
  • Dr. William Edwards Deming (14 Oktober 1900 – 20 Desember 1993) adalah seorang pakar statistik, profesor, penulis, dosen, dan konsultan manajemen  mutu.
  • Dr. Deming memperkenalkan 14 Point untuk Peningkatan Kualitas.
14 Point Peningkatan Budaya Mutu Pendidikan:
  1. Ciptakan tujuan & Sasaran yang mantap demi Perbaikan Produk dan Jasa.
  2. Adopsi pengunaan falsafah baru.
  3. Kurangi ketergantungan pada inspeksi massa untuk mencapai mutu.
  4. Akhiri praktek-praktek  menghargai bisnis dengan harga.
  5. Tingkatkan secara konsisten sistem produksi dan jasa, untuk meningkatkan mutu dan produktivitas. Gunakan metode statistik untuk menemukan titik permasalahan.
  6. Lembagakan pelatihan kerja. Lembagakan penggunaan metode-metode modern.
  7. Lembagakan kepemimpinan. Bangun pola kepemimpinan yang membimbing.
  8. Hilangkan rasa takut, agar setiap orang dapat bekerja secara efektif & Efisien
  9. Uraikan kendala-kendala antar departemen. Kembangkan cara-cara untuk membuka komunikasi  yang efektif antar unit kerja
  10. Hapuslah slogan, desakan dan target serta tingkatkan produktivitas tanpa menambah beban kerja
  11. Hapuskan/kurangi standar kerja yang menggunakan quota numerik
  12. Hilangkan kendala-kendala yang merampas kebanggaan pegawai atas keahliannya
  13. Kembangkan aneka program pendidikan yang meningkatkan semangat dan peningkatan kualitas kerja
  14. Tempatkan  dan dorong setiap orang dalam tim kerja agar dapat melakukan transformasi
Dapatkah 14 point ini diterapkan di lembaga pendidikan?
1. Tetapkan tujuan yang kokoh…
  • Apakah Visi & Misi Institusi Pendidikan dikomunikasikan secara jelas kepada seluruh dosen/ guru serta karyawan?
  • Apakah Institusi Pendidikan (Perguruan Tinggi/ Sekolah/ Madrasah) memiliki tujuan yang jelas bagi organisasi ? Contoh: “Meningkatkan kemampuan dan kinerja lulusan sehingga mampu memberi kontribusi positif yang membanggakan pada Masyarakat”.
2. Tetapkan filosofi baru…
  • Apakah pimpinan lembaga pendidikan mengambil tanggung jawab untuk melakukan perubahan / perbaikan?
  • Apakah telah dilakukan pemberdayaan untuk setiap pegawai (Dosen, Guru, Tenaga kependidikan)?
  • Apakah karyawan  ikut merasa merasakan memiliki dan mendapatkan bagi hasil bersama dalam setiap kesuksesan Institusi?
3. Hentikan ketergantungan pada Inspeksi Masal…
  • Dengan partisipasi seluruh civitas akademika, institusi pendidikan berusaha untuk memberikan kualitas terbaik bagi segenap stakeholder. Contoh:
    • Menghentikan ketergantungan pada tes/ ujian
    • Menciptakan pengalaman belajar yang mendorong prestasi siswa, dll.
4. Dorong perbaikan kualitas sekolah …
  • Institusi pendidikan hendaknya mengembangkan hubungan jangka panjang dengan sekolah penyedia calon siswa

Bagaimana bentuk penjelasan point berikutnya? Untuk uraian point-point Deming berikutnya silahkan di unduh file slideshare Power Point (PDF) diatas.

Baca juga: Kendala utama implementasi SPMI

Demikian uraian singkat tentang 14 Point Peningkatan Budaya Mutu Pendidikan, semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

__________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Interpretasi ISO 9001 : 2015 Klausul 6

PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Dalam Standar ISO 9001:2015 klausul 6, terdapat persyaratan tentang  Perencanaan Sistem Manajemen Mutu. Didalamnya terdapat tiga (3) persyaratan yang terkait yakni:

  1. Tindakan untuk menangani resiko dan peluang
  2. Sasaran mutu dan rencana pencapaiannya
  3. Merencanakan perubahan

Bagaimana detail penjelasan dan interpretasinya, silahkan diunduh file SlideShare berikut ini:

ISO 9001:2015 Klausul 6

Demikian, semoga bermanfaat.

Salam Mutu,

mutupendidikan.com


INFO PUBLIC TRAINING:

 Silahkan di Klik : Public Training


×

Layanan Informasi

× Hubungi Kami
%d blogger menyukai ini: