- 628123070905
- mutupendidikan.info@gmail.com
Blog & PowerPoint
Mengenal Total Quality Tools
“Mengenal Total Quality Tools“
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Dalam implementasi Total Quality Management atau kalau dalam lembaga pendidikan memakai Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan (SPMI), tentu saja anggota organisasi/institusi pendidikan dihadapkan pada banyak persoalan yang membutuhkan pengambilan keputusan yang tepat. Untuk membuat keputusan yang baik, organisasi harus didasarkan pada data-data dan analisis yang tepat.
_________________________________
Power Point (PDF):
Follow Instagram: @mutupendidikan
_________________________________
Ada beberapa tools/ alat yang biasa digunakan dalam proses pengambilan keputusan diantaranya:
- The Pareto Chart
- Cause-and-Effect Diagrams
- Check Sheets
- Histograms
- Scatter Diagrams / diagram tebar
- Run Charts and Control Charts / diagram kontrol /peta kendali
- Stratification
- Five S / 5R
- Survey
- Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
- Design of Experiments (DEO)
- Beberapa Tools Lainnya
Diagram Pareto
- Diagram Pareto merupakan salah satu tools (alat) dari QC 7 Tools yang sering digunakan dalam hal pengendalian Mutu.
- Pada dasarnya, Diagram Pareto adalah grafik batang yang menunjukkan masalah berdasarkan urutan banyaknya jumlah kejadian.
Langkah-Langkah Penyusunan Diagram Pareto
- Mengidentifikasikan permasalahan yang akan diteliti dan penyebab-penyebab kejadian.
- Menentukan Periode waktu yang diperlukan untuk analisis (misalnya per Bulanan, Mingguan atau per harian).
- Membuat catatan frekuensi kejadian pada lembaran periksa (check sheet)
- Membuat daftar masalah sesuai dengan urutan frekuensi kejadian (dari tertinggi sampai terendah).
- Menghitung Frekuensi kumulatif dan Persentase kumulatif
- Gambarkan Frekuensi dalam bentuk grafik batang
- Gambarkan kumulatif Persentase dalam bentuk grafik garis
- Intepretasikan (terjemahkan) Pareto Chart tersebut
- Mengambil tindakan berdasarkan prioritas kejadian / permasalahan
- Ulangi lagi langkah-langkah diatas meng-implementasikan tindakan improvement (tindakan peningkatan) untuk melakukan perbandingan hasil.
Diagram Tulang Ikan (Ishikawa)
- Diagram Tulang Ikan (fishbone diagram) , atau cause-and-effect matrix adalah diagram yang menunjukkan penyebab-penyebab dari sebuah even yang spesifik.
- Diagram ini pertama kali diperkenalkan oleh Kaoru Ishikawa (1968).
- Pemakaian diagram ishikawa yang paling umum adalah untuk mencegah defek serta mengembangkan kualitas produk.
Langkah-Langkah Pembuatan Tulang Ikan
- Fokuskan pada satu hal akibat yang diamati, di ruang lingkup yang lebih kecil dahulu. Kemudian hal yang besar jika sudah terlatih.
- Sebab lebih dari satu. Sehingga jangan berhenti untuk bertanya mengapa? Penentuan sebab-sebab juga bisa dengan branstorming.
- Buatlah usulan perbaikan jangka pendek dan jangka panjang dari sebab-sebab permasalahan.
- Kerja tim dan dukungan kepemimpinan adalah hal penting.
- Teruslah berlatih.
Manfaat Diagram Tulang Ikan (Ishikawa)
- Memfokuskan pada permasalahan utama.
- Memudahkan dalam mengilustrasikan gambaran singkat permasalahan tim/organisasi.
- Menentukan kesepakatan mengenai penyebab suatu masalah.
- Membangun dukungan anggota tim untuk menghasilkan solusi.
- Memfokuskan tim pada penyebab masalah.
- Memudahkan visualisasi hubungan antara penyebab dengan masalah.
- Memudahkan tim beserta anggota tim untuk melakukan diskusi dan menjadikan diskusi lebih terarah pada masalah dan penyebabnya.
___________________________________________________
Pertanyaan Penutup:
- Apakah lembaga pendidikan telah menggunakan Total Quality Tools (Management Tools) dalam proses pengambilan keputusan SPMI?
- Kendala apa saja yang dihadapi dalam pemakaian total quality tools dan bagaimana solusinya?
___________________________________________________
Bagaimana penjelasan dari alat-alat (tools) yang lain? Untuk penjelasan tools yang lain, silahkan di download file power point pada tautan diatas.
Baca juga: Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan
Demikian uraian singkat tentang Mengenal Total Quality Tools, semoga bermanfaat.
________________________________
Untuk In-House Training:
“Menerapkan Total Quality Tools dalam dunia pendidikan”
________________________________
MutuPendidikan.com
Explore: Training & Development
________________________________
Iklan Makanan sehat diabetes:
Mengenal Tujuan Tes Psikologi atau Psikotes
“Mengenal Tujuan Tes Psikologi atau Psikotes”
بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم
Lembaga Pendidikan seperti sekolah dan perguruan tinggi, saat ini sudah cukup sering melaksanakan kegiatan tes psikologi dengan berbagai maksud dan tujuan masing-masing. Tujuan penggunaan tes psikologi pada garis besarnya terbagi atas dua yaitu tujuan riset dan tujuan diagnosis psikologi.
_____________________________
_____________________________
Berikut akan diuraikan secara garis besar tujuan diselenggarakannya psikotes (tes psikologi).
Psikotes (Tes psikologi) untuk tujuan riset
Tujuan tes psikologi untuk keperluan riset (penelitian) itu ada bermacam-macam. misalnyanya riset untuk penyusunan alat tes, riset untuk mengenal sifat-sifat psikologis tertentu pada sekelompok individu, riset untuk pengabdian pada masyarakat, riset untuk pemecahan persoalan-persoalan sosial masyarakat tertentu dan lain sebagainya.
Psikotes (Tes psikologi) untuk tujuan diagnosis
Pada umumnya tujuan tes psikologi atau psikotes adalah untuk membuat diagnosis psikologis. Diagnosis psikologis dilakukan dengan maksud-maksud tertentu sesuai kebutuhan. Misalnya untuk tujuan pengembangan prestasi siswa di sekolah, tujuan penelusuran minat dan bakat, tujuan mendiaknosis kecenderungan bawaan dan kepribadian individu siswa yang bersangkutan, dll.
Baca juga: Prinsip Penting dalam Tes Psikologi
Uraian singkat tujuan diagnosis psikologi:
- Diagnosis untuk seleksi: Misal untuk seleksi penerimaan siswa / mahasiswa baru, tes untuk membantu pegambilan keputusan saat kegiatan penjurusan siswa/ mahasiswa. Dengan alat tes tertentu akan dapat di diagnosis potensi calon siswa untuk mengikuti materi mata pelajaran tertentu.
- Diagnosis untuk keperluan bimbingan & konseling: Misal dalam dalam institusi pendidikan, seringkali dihadapkan dengan berbagai permasalahan siswa seperti kasus; gangguan belajar, keluarga broken home, kenakalan siswa, dsb.
- Diagnosis untuk keperluan terapi: Problematik di lembaga pendidikan, terkadang dihadapkan pada khasus-khasus tertentu yang menuntut pihak konselor/ psikolog mendapatkan informasi diagnosis untuk keperluan terapi. Misalnya kasus klinis seperti depresi dan sejenisnya.
- Diagnosis untuk pemilihan jabatan: Misalnya untuk tujuan seleksi pemilihan manajer atau rekruitmen pegawai di dalam organisasi pemerintah atau organisasi bisnis. Dengan metode tes psikologi tertentu atau dengan alat-alat tertentu akan diperoleh informasi tentang potensi calon pegawai yang memenuhi persyaratan/kriteria tertentu.
Demikian uraian singkat tentang Mengenal Tujuan Tes Psikologi atau Psikotes. Semoga bermanfaat dan sukses selalu.
________________________________
mutupendidikan.com
Follow Instagram: @mutupendidikan
________________________________
Iklan makanan sehat diabetes:
Statuta sebagai Peraturan Dasar Perguruan Tinggi
“Statuta sebagai Peraturan Dasar Perguruan Tinggi”
Permenristek Dikti No 16 tahun 2018
Mutupendidikan.com – Institusi perguruan tinggi, termasuk perguruan tinggi swasta (PTS), pada hakikatnya merupakan satuan pendidikan tinggi yang mengemban misi mulia, yakni mencari, menemukan, menyebarluaskan, dan menjunjung tinggi kebenaran. Perguruan tinggi swasta (PTS) memiliki tugas mulia yakni menyelenggarakan Tridharma Perguruan Tinggi, yaitu kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Melalui mekanisme penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi tersebut, perguruan tinggi swasta (PTS) harus mampu berperan untuk menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas, inovasi, dan mampu berperan aktif, baik dalam kegiatan pembangunan nasional, maupun dalam meningkatkan kemampuan daya saing bangsa (nation competitiveness).
Agar perguruan tinggi swasta (PTS) mampu menjalankan peran-peran penting di atas, maka PTS harus dikelola dengan baik (good university governance). Tata kelola PTS yang baik merupakan serangkaian mekanisme untuk merencanakan, mengarahkan dan mengendalikan suatu perguruan tinggi agar berjalan sesuai dengan target harapan pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder), dengan menerapkan prinsip transparansi, akuntabilitas, bertanggungjawab, kemandirian, kesetaraan, adil dan kewajaran.
Baca juga: Manajemen Mutu Tri Dharma Perguruan Tinggi
Tata kelola PTS yang baik dan profesional dituangkan dalam statuta PTS. Statuta merupakan peraturan dasar pengelolaan perguruan tinggi yang akan digunakan sebagai landasan penyusunan semua peraturan dan prosedur operasional (SOP) di masing-masing perguruan tinggi (PTS).
Statuta Perguruan Tinggi Swasta (PTS) ditetapkan oleh Badan Penyelenggara (dapat berbentuk yayasan, perkumpulan, persyarikatan, dan badan hukum nirlaba lain) yang telah berstatus badan hukum. Statuta PTS tersebut hendaknya disusun sesuai dengan tata nilai budaya, perkembangan, dan kebutuhan masing-masing PTS, selaras dengan Rencana Strategis Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku.
Referensi:
- Permenristek Dikti No 16 tahun 2018
- Edaran Ristekdikti
______________________________________
mutupendidikan.com
Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan
Sukses SPMI, Jadilah Bagian Dari Solusi
“Sukses SPMI, Jadilah Bagian Dari Solusi”
Tips Sukses SPMI #7:
“Jadilah Bagian dari Solusi…”
Pepatah mengatakan “Jika Anda bukan bagian dari solusi, Anda bagian dari masalah.” Ya, ide ini berlaku bagi tim kerja dan juga sejumlah solusi lain dalam kehidupan. Tim mengandalkan masukan dan usaha dari semua anggota.
Baca juga: Kerjasama Tim & Sinergi Mencapai Target
Menjadi “bagian dari solusi” berarti bahwa Anda datang di kantor tiba tepat pada waktunya, siap dan berkeinginan untuk bekerja, mendengarkan ide orang lain, berbagi ide Anda sendiri dan terfokus pada kerja tim.
Dalam menjalankan tugas-tugas pencapaian Standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal). Sering kali kita dituntut untuk bekerja dengan sekuat tenaga untuk pencapaian target-target standar pendidikan. Sinergi akan diperoleh bila masing-masing anggota tim (unit kerja) bisa menjadi bagian dari solusi.
Pertemuan rapat mungkin berlangsung pada waktu yang tidak tepat bagi Anda, atau Anda mungkin merasa bosan atau tidak termotivasi oleh tugas-tugas yang diberikan. Sikap Anda benar-benar mempengaruhi efektivitas Anda. Ya, hanya Anda yang dapat mengendalikan sikap Anda. Bangunlah sikap yang positif, kembangkan sikap empati pada kesulitan-kesulitan tim anda.
Apabila standar sudah ditetapkan, maka Anda dan tim anda harus fokus pada upaya pencapaian target standar tersebut. Tim kerja laksana satu tubuh, dimana masing-masing anggota tubuh berkontribusi pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Jangan menjadi “free rider” atau pembonceng gratis. Free Rider adalah anggota tim yang tidak ikut memberi solusi, tidak ikut bekerja, tidak ikut berkontribusi namun ikut menikmati hasil yang diperoleh anggota tim.
Baca juga: Tolong menolong, Kerjasama & Bersinergi dalam SPMI
Apa yang perlu Anda lakukan? Buatlah standar pendidikan yang SMART (Spesific, Measurable, Attainable, Relevant, Timed). Berkontribusilah dengan senang hati untuk pencapaian standar tersebut. Jadilah bagian dari solusi, berikan ide-ide dan pemikiran terbaik. Kerjakan tugas-tugas Anda tepat waktu dengan hasil yang unggul, bantulah anggota tim yang mengalami kesulitan, rayakan dan syukuri keberhasilan tim Anda.
APAKAH ANDA BAGIAN DARI SOLUSI?
- Bagaimana Anda, secara khusus, dapat menggunakan waktu pertemuan tim Anda untuk memastikan bahwa Anda adalah “bagian dari solusi”?
- Apa pengertian menjadi “bagian dari solusi” bagi tim Anda, bagi departemen Anda dan bagi organisasi Anda?
Demikian uraian singkat tentang “Sukses SPMI, & Jadilah Bagian Dari Solusi” semoga bermanfaat.
mutupendidikan.com
Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan
SPMI, Politik & Konflik Organisasi
“SPMI, Politik & Konflik Organisasi”
mutupendidikan.com – Manajer dalam organisasi yang menerapkan TQM perlu juga memahami tentang perilaku politik dalam organisasi. Perilaku politik internal organisasi, apabila dapat dikelola dengan baik akan membantu pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Sebaliknya apabila tidak terkelola dengan baik akan berdampak pada buruknya kinerja organisasi.
________________________________
Power Point (PDF):
________________________________
Dalam organisasi pendidikan, implementasi SPMI juga rentan terhadap masalah politik dan konflik organisasi. Organisasi pendidikan terdiri dari banyak stakeholder yang masing-masing membawa kepentingan yang ingin dicapai.
Tugas pemimpin dalam organisasi pendidikan adalah mencapat tujuan, visi dan misi yang telah ditetapkan dalam Statuta, RIP dan Renstra. Untuk mencapat tujuan organisasi tentu saja akan ada pihak-pihak yang menolak (resistence) untuk mendukung tujuan organisasi.
Konflik dan politik internal dapat terjadi ketika organisasi menyusun kebijakan SPMI, standar dan manual SPMI. Konflik dan politik internal dapat terjadi saat pelaksanaan Standar, Evaluasi Standar dan pengendalian standar.
Baca juga: SPMI & Manajemen Konflik
Pemimpin yang cakap, dapat mengelola konflik dan perilaku politik internal. Pemimpin dapat menciptakan keseimbangan yang etis yang dapat diterima oleh semua pihak. Konflik dan politik internal merupakan keniscayaan yang tidak bisa dihindari, namun perlu dikelola dengan baik sehingga dapat mendukung efektifitas organisasi.
Pengertian Politik Internal
Politik internal terdiri dari kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan keuntungan atau mempengaruhi pengambilan keputusan organisasi untuk tujuan lain selain kepentingan organisasi.
Ada beberapa metode politik internal yang sering digunakan dalam organisasi diantaranya sbb:
- Melobi
- Membangun koalisi
- Menerapkan gangguan dan tekanan
- Berkampanye
- Bergosip dan menyebarkan rumor
Bagaimana dampak politik internal terhadap mutu
Tentu saya apabila konflik dan politik internal tidak terkelola dengan baik akan berdampat negatif seperti:
- Hilang moral
- Keputusan yang diragukan
- Persaingan internal yang tidak produktif
- Kehilangan karyawan yang terbaik
- Kelangsungan proses, prosedur, dan teknologi yang kadaluarsa
- Konflik terus menerus
- Hilangnya kualitas, persaingan, dan pelanggan
Untuk penjelasan lebih lengkap, silahkan di unduh file power point diatas.
Demikian, semoga bermanfaat dan salam mutu.
________________________________
mutupendidikan.com
Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan
Hubungi Customer Service kami
Untuk In-House Training “Manajemen Konflik dalam Organisasi”
Mengenal Diri, Mengenal Tim, Kunci Keberhasilan SPMI
“Mengenal Diri, Mengenal Tim, Kunci Keberhasilan SPMI”
Tips Sukses SPMI #6:
“Temukan Kekuatan dahsyat dalam Diri & dalam Tim Anda…”
Untuk mencapai sasaran & keberhasilan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal), Lembaga Pendidikan “harus” terus melakukan evaluasi diri untuk mengenal kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman (SWOT Analysis).
Langkah pertama, Anda dapat berlatih untuk mengenal kekuatan diri Anda dan kekuatan tim (unit kerja) Anda. Ingin mencoba?
Baca juga: Kumpulan Artikel dan Power Point MSDM 1
Berikut latihan sederhana yang bisa Anda coba. Dengan latihan ini, Anda diharapkan dapat mengetahui strategi yang tepat untuk mengoptimalkan kekuatan-kekuatan yang Anda miliki dan dimiliki oleh Tim Kerja Anda. Dengan optimalisasi potensi tersebut tentu akan sangat membantu dalam pencapaian standar-standar kinerja (Standar SPMI) lembaga pendidikan. Mari kita coba:
MENEMUKAN KEKUATAN DIRI ANDA
Kenalilah Kekuatan/ Keunggulan/Kelebihan Diri Anda Sendiri. Untuk bahan renungan, Anda dapat mengevaluasi 3 hal berikut ini:
- Hasil (Outcome) dari pekerjaan Anda
- Cara Anda mendekati/menyelesaikan masalah
- Umpan balik yang Anda dapatkan dari pelanggan internal dan eksternal Anda.
Uraikan disini kekuatan/ Kelebihan Diri Pribadi Sbb:
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Setelah Anda mengenal kekuatan/ kelebihan/ keunggulan diri, sekarang silahkan Anda mencoba merumuskan sasaran pekerjaan yang sesuai/sejalan dengan kekuatan/keunggulan diri. Dalam merumuskan sasaran pekerjaan, Anda dapat mengacu pada hal-hal sbb:
- Apakah Anda akan membutuhkan bantuan atau sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran pekerjaan Anda?
- Kapan Anda ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut?
- Bagaimana cara mengukur pencapaian prestasi Anda?
Menetapkan Sasaran/target Pribadi:
- _____________________________________________________________________
- _____________________________________________________________________
- _____________________________________________________________________
Setelah Anda telah menetapkan beberapa kekuatan/kelebihan diri pribadi dan sasaran/target pribadi, kini waktunya untuk berbagi semuanya dengan tim Anda.
MENEMUKAN KEKUATAN/ KELEBIHAN/ KEUNGGULAN TIM ANDA
Diskusikan, bahaslah kekuatan/kelebihan diri pribadi dengan tim Anda. Ingat ini hanyalah satu kesempatan untuk berbagi informasi dan pengertian, tidak ada definisi yang “lebih baik” atau “lebih buruk”.
Baca juga: Tips SPMI 1# Bangunlah Komitmen untuk Perbaikan Terus Menerus
Dapatkah tim Anda mencapai konsensus dengan satu definisi tentang “keunggulan” tim (unit kerja Anda)? definisi (hasil konsesus) tim ini mungkin sangat berbeda dari definisi (target) pribadi Anda, tetapi sebagai individu juga Anda sangat berbeda dari tim Anda, bukankah demikian?
Uraikan disini Kekuatan/ Kelebihan Tim Kerja Anda:
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Seperti sebelumnya, menetapkan Sasaran Tim Kerja adalah langkah berikut. Rumuskan sekurang-kurangnya 3 Sasaran Tim Kerja Anda. Sasaran ini akan menjadi langkah unit kerja dalam menciptakan kegiatan/ program kerja yang sesuai. Dalam menyusun sasaran unit kerja, Anda harus mengacu Standar SPMI dan Job description yang menjadi tugas tim Anda.
Sasaran yang baik hendaknya disusun mengikuti kaidah ABCD, yaitu ada Audience, Behavior, Competence dan Degree. Sasaran yang baik dapat juga mengikuti kaidah KPI (Key Performance Indicator) yang meliputi: Target, Indikator dan mekanisme pengukuran (measure). Dalam bahasa lain, sasaran yang baik harus SMART (Spesific, Measurable, Attainable, Relevant, Timed).
Uraikan disini, Sasaran Tim Kerja Anda (Unit Kerja) :
- ____________________________________________________________________
- ____________________________________________________________________
- ____________________________________________________________________
- ____________________________________________________________________
- ____________________________________________________________________
- ____________________________________________________________________
Demikian uraian tentang Mengenal Diri, Mengenal Tim sebagai Kunci Keberhasilan SPMI, semoga latihan singkat ini bermanfaat… Aamiin Yaa Rabb.
Salam mutu,
admin,
Hubungi Customer Service kami untuk informasi:
Pelatihan & Outbound Training Membangun Budaya Mutu Pendidikan
mutupendidikan.com
Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan
Bolehkah dokumen SPMI dirubah?
Bolehkah dokumen SPMI dirubah?
Mutupendidikan.com – Ada pemahaman pada sebagian kalangan bahwa sistem manajemen mutu yang telah didokumentasikan dan disahkan tidak boleh dirubah lagi. Pemahaman ini sungguh keliru dan perlu diluruskan.
Dalam kehidupan ini tidak ada yang sifatnya abadi, semuanya berubah. Demikian juga dengan isi dokumen SPMI, perlu mengalami perubahan secara dinamis untuk mengikuti tantangan tuntutan perubahan jaman
Faktor pertama karena adanya perubahan kebutuhan/ ekspektasi, persyaratan, undang-undang, harapan dan persepsi stakeholder. Perubahan lingkungan tersebut akan mendorong perubahan visi, misi, kebijakan, strategi dan sistem operasional pengelolaan lembaga pendidikan, dan tentu saja akan merubah sistem dokumentasi SPMI yang telah dibuat sebelumnya. Standar, Sasaran Mutu, Program Kerja dan SOP dan berbagai dokumen mutu lainnya akan berubah.
Perubahan dapat disebabkan karena faktor internal organisasi ataupun faktor eksternal organisasi seperti Sistem Politik, Hukum, Sosial Budaya dan Faktor Ekonomi.
Baca juga: Kendala utama implementasi SPMI
Pimpinan lembaga pendidikan dapat menggalang semangat inovatif dan perbaikan pada segenap jajarannya. Kemampuan Leadership, motivasi dan komunikasi sangat diperlukan untuk mendorong percepatan, menggerakkan prakarsa untuk unggul dalam kompetisi usaha.
Oleh karena itu, sekali lagi pemahaman bahwa sistem manajemen mutu yang telah didokumentasikan dan telah disahkan tidak boleh dirubah harus buang jauh-jauh. Semangat PDCA (Plan, Do, Check, Act) harus terus dipacu untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
mutupendidikan.com
Kunjungi: Pendampingan & Pelatihan
SPMI dan Pengendalian Proses Statistik
“SPMI dan Pengendalian Proses Statistik”
Dalam implementasi SPMI, Proses perbaikannya melalui mekanisme PDCA atau dalam istilah Dikti dikenal dengan PPEPP. Proses yang nomor 3 yaitu “E” atau evaluasi pelaksanaan standar SPMI.
Dalam proses evaluasi pelaksanaan standar SPMI, kadang-kadang diperlukan tool statistik untuk mengolah data yang ada sehingga dapat memberikan saran-saran akurat untuk pengambilan keputusan manajemen. Tools ini kita sebut “Pengendalian proses statistik”.
Beberapa pakar menjelaskan manfaat Pengendalian Proses Statistik bagi organisasi antara lain :
- Tersedianya data dan informasi yang memadai bagi karyawan apabila akan memperbaiki proses.
- Membantu karyawan perusahaan untuk mengenal dan memisahkan sebab umum dan sebab khusus terjadinya kesalahan.
- Komunikasi yang lebih baik dengan konsumen/ stakeholder tentang kemampuan produk dalam memenuhi spesifikasi pelanggan.
- Membantu institusi/organisasi lebih berorientasi pada data statistik dari pada hanya beberapa asumsi saja.
- Perbaikan proses, sehingga kualitas produk menjadi lebih baik, biaya lebih rendah, dan produktivitas meningkat.
- Tersedianya Bahasa/ istilah yang baku dalam proses untuk dipahami berbagai pihak.
- Mencegah penyimpangan karena sebab khusus untuk mencapai konsistensi dan kinerja yang lebih baik.
- Pengurangan waktu (pemborosan) yang signifikan dalam penyelesaian masalah kualitas.
- Pengurangan biaya pembuangan produk cacat, pengerjaan ulang terhadap produk cacat, inspeksi ulang, dll.
___________________________________
Power Point (PDF):
___________________________________
Sementara pakar lain menjelaskan beberapa manfaat lain pengendalian proses statistik. Manfaat-manfaat tersebut adalah:
- Pengurangan adanya pemborosan.
- Meningkatkan pemahaman terhadap proses.
- Meningkatkan keterlibatan karyawan.
- Pengurangan keluhan pelanggan.
- Peningkatan pemberdayaan personil organisasi.
- Perbaikan kualitas komunikasi.
- Perbaikan pengendalian dalam proses.
- Peningkatan efisiensi operasional organisasi
- Peningkatan kesadaran karyawan.
- Peningkatan jaminan kualitas pelanggan.
- Perbaikan analisis dan monitoring proses.
- Pengurangan waktu penyampaian jasa atau pelayanan (efisiensi produksi).
Baca juga: Key Performance Indicator (KPI)
Kendala Penerapan
Beberapa kesulitan/ kendala yang dihadapi dalam penerapan pengendalian proses statistik. Kendala-kendala tersebut antara lain (Antony, 2000):
- kurangnya dukungan dan komitmen manajemen yang membantu pengenalan program pengendalian proses statistik.
- Kurangnya pendidikan dan pelatihan yang memadai. Pendidikan yang jelas mengenai alat dan teknik pengendalian proses statistik, seperti histogram, diagram pareto, diagram sebab-akibat, dan sebagainya.
- Ketidak cukupan adanya sistem pengukuran. Industri seringkali mengabaikan sistem pengukuran dalam program pengendalian proses statistik. Pengendalian proses statistik tergantung pada sistem pengukuran yang tepat. Bila sistem pengukuran tidak memenuhi persyaratan, maka pengendalian proses statistik harus ditunda penggunaannya.
- Kurangnya pemahaman mengenai apa yang dimonitor, diukur dan dikembangkan. Pengukuran adalah elemen kunci dalam continuous improvement. Kurangnya koordinasi dan komunikasi antara para manajer, perencanan dan operator.
Baca juga: Mutu & Benchmarking untuk Lembaga Pendidikan
Tertarik mengetahui lebih dalam? Berikut materi power point PPT tentang Statistical Process Control. Untuk itu silahkan diunduh slideshare pada tautan diatas.
Demikian uraian singkat tentang SPMI dan Pengendalian Proses Statistik, semoga bermanfaat.
_____________________________________
mutupendidikan.com
Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan
Dapatkan Informasi terkait: Statistical Process control / pengendalian proses statistik / Pareto charts / Cause-and-effect diagram / Stratification / Check sheets / Histogram / Scatter diagram / Run charts and control charts / Flowcharts / Design of experiments / pelatihan / training
Tips SPMI 1# Bangunlah Komitmen untuk Perbaikan Berkelanjutan
“Tips SPMI 1# Bangunlah Komitmen untuk Perbaikan Berkelanjutan”
______________________________________
TIPS SPMI1#
Bangunlah Komitmen untuk Perbaikan Berkelanjutan
______________________________________
SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) Suatu lembaga Pendidikan tidak akan bisa berhasil apabila tidak ada komitmen dari segenap pimpinan untuk melakukan perbaikan secara terus menerus (Kaizen)
Pakar Kaizen asal Amerika Dr. Edwards Deming, penulis dari Out of the Crisis, mengatakan Mutu haruslah menjadi visi dan patokan untuk melakukan perbaikan terus-menerus. Pendekatan Mutu harus menjadi cara sebuah organisasi manapun (termasuk institusi pendidikan) dikelola, dipimpin dalam melakukan usaha bisnis.
Baca juga: Kumpulan Artikel & Power Point MSDM 1
Lembaga pendidikan yang tidak memperdulikan mutu tentu akan berangsur-angsur ditinggalkan stakeholdernya (pemangku kepentingan). Konsumen baik yang internal (dosen, karyawan, tenaga kependidikan) maupun konsumen ekstenal (mahasiswa, orang tua, pengguna lulusan, dunia usaha, dunia industri) tentu akan meninggalkan organisasi pendidikan tersebut apabila kecewa dengan layanan pendidikan yang diberikan.
Perlu direnungkan nasihat bijak berikut ini: “Keunggulan” – Entah dalam Upaya Negara, perusahaan, Perlombaan dalam bidang olah raga/ Atletik, atau Tujuan Pribadi – Tentu berasal dari Pengejaran Perbaikan yang Tanpa-Akhir (terus menerus).
Pimpinan lembaga pendidikan harus membuat komitmen untuk melakukan perbaikan secara terus-menerus. Komitmen tersebut perlu dituangkan dalam sebuah dokumen yang disebut “Kebijakan SPMI”. Apabila komitmen dalam kebijakan SPMI tersebut telah disusun dan disahkan, maka perlu disosialisasikan dan dilaksanakan dengan penuh semangat dan motivasi.
Dalam konsep SPMI, Mutu Penyelenggaraan Pendidikan dituangkan dalam sebuah dokumen SPMI yang dikenal dengan istilah standar SPMI. Didalam standar SPMI berisi pedoman/ indikator/ patokan yang harus dicapai untuk mewujudkan mutu. Keberhasilan SPMI akan tercermin sejauhmana organisasi berhasil melakukan perbaikan terus-menerus melalui perbaikan standar SPMI.
Tentu saja perbaikan standar SPMI tidak akan bisa dicapai tanpa adanya komintmen yang kuat dari jajaran pimpinan lembaga pendidikan. Komitmen tidak saja dibuat untuk sekedar ditulis dalam sebuah kertas, namun perlu dilaksanakan secara sungguh-sungguh dan berkesinambungan.
Dr. Deming menyatakan bahwa “Tidak ada hal yang harus ditingkatkan terus menerus seperti halnya mutu”. Kapan pun kita berhasil menjangkau satu titik kepuasan atas produk atau layanan, saat itulah waktu kita melanjutkan ke perbaikan berikutnya.
Demikian Tips SPMI 1# Bangunlah Komitmen untuk Perbaikan Berkelanjutan, bermanfaat.
________________________________________
mutupendidikan.com
Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan
Manajemen Perubahan
“Kiat Mengelola Manajemen Perubahan”
Power Point (PDF):
Lingkungan Organisasi selalu berubah, baik lingkungan internal maupun eksternal. Bagaimana organisasi menyikapi hal ini? Berikut Tips Manajemen Perubahan dan kiat-kiatnya:
Sebagian besar organisasi menyerah pada saat bisnis gagal karena ketertinggalan dalam persingan bisnis atau menerima proses perubahan. Hal tersebut merupakan bagian alami kehidupan bisnis yang bertujuan untuk tetap berada sejalur dengan permintaan pelanggan. Materi ini menekankan bahwa rencana manajemen perubahan akan gagal jika tidak didukung oleh sponsor utama, biasanya sponsor tersebut adalah manajemen senior organisasi.
Stakeholder organisasi harus menerima bahwa perubahan seperti itu dilihat sebagai hal yang wajar untuk organisasi tertentu dan para pelanggan akan merespon dengan positif perubahan tersebut. Ada sejumlah alasan terjadinya perubahan, malalui arus kecil akibat ketertinggalan dari yang lainnya atau kebutuhan perubahan yang muncul dalam skala besar melalui evolusi atau revolusi.
Baca juga: Bolehkah dokumen SPMI dirubah?
Meskipun ada basis dukungan manajemen senior, proses perubahan sepertinya memakan waktu dan manajemen harus memikirkan tipe strategi perubahan yang paling sesuai untuk meraih tujuan baru organisasi. Ada sejumlah faktor yang diperlukan karena setiap pendekatan bisa sesuai dengan kondisi yang berbeda. Tentu, jika hal tersebut tidak sesuai dengan tuntutan situasi, orang-orang, kondisi budaya, dan lingkungan bisnis pasti akan menyebabkan masalah dan gagal mendukung perubahan jangka panjang yang diperlukan.
Proses penerapan perubahan perlu diselaraskan dan sesuai dengan organisasi. Odel pendekatan tiga tahap akan digambarkan sebagai berikut:
- Tahap 1: Pre-Positioning Organisasi. Fase pertama fokus pada persiapan melalui komunikasi dengan staff dan stakeholder. Tahap penting ini bertujuan mempersiapkan organisasi terhadap perubahan, memperoleh komitmen dari mereka yang terlibat dan mengatasi risiko yang akan terjadi.
- Tahap 2: Penerapan Rencana Manajemen Perubahan. Tahap ini berfokus pada penerapan perubahan dengan pertimbangan rencana yang telah disetujui dan mempertimbangkan tujuan bisnis. Selama tahap ini, biasanya perjanjian manajemen senior baru akan diusulkan dan struktur organisasi baru akan diterapkan
- Tahap 3: Dukungan Tanpa Henti dan Tahap Konsolidasi. Disini fokus terhadap dukungan tanpa henti dan peningkatan ketika perubahan ditanamkan di dalam perusahaan dianggap sebagai “cara untuk melakukan bisnis.” Pada tahap ini menghasilkan perubahan kebudayaan jangka panjang dan semakin sulit seperti ditunjukan di dalam
Pola perubahan stategi
Ketika terjadi kelancaran dimana strategi yang telah dibuat tetaplah tidak berubah, organisasi umum pasti berubah seiring dengan terbentuknya strategi secara bertahap.Beberapa organisasi tanpa tujuan yang jelas mengalami masa fluktuasi dimana perubahan juga terjadi. Perbahan utama yang terencana juga dapat terjadi tetapi seiring berupa tindakan yang jarang terjadi dan menjadi bagian dari usulan manajemen perubahan yang lebih besar.
Dua Ujung Ekstrim Pengelolaan Perubahan
- Pendekatan untuk melakukan perubahan terdapat dua tahap ekstrim perubahan utama (Revolusi) dan ekstrim yang halus perubahan kenaikan (Evolusi)
| REVOLUSI | EVOLUSI |
| Business Process Re-Engineering (penyusunan kembali proses bisnis) | Perbaikan yang berelanjutan |
| Mulai dari awal | Membangun yang telah ada sebelumnya |
| Sangat cepat | Perlahan dan terus menerus |
| Inovatif | Pemeliharaan dan perbaikan |
Empat pilihan perubahan individu
- Mengubah diri Anda sendiri
- Mengubah situasi
- Meninggalkan situasi
- Tidak melakukan apa-apa
Merencanakan perubahan keorganisasian
Siklus manajemen kualaitas ‘rencana lakukan tinjau’ pendekatan empat siklus tahap perubahan hidp mengevaluasi sekaligus menerapakan perubahan.tahap perencanaan berkaitan dengan dua model lainnya: model yang pertama yaitu empat jenis perubahan keorganisasian dan model kedua menunjukkan bahwa merencanakan pendekatan pada penolokan teradap perubahan merupakan bagian dari keseluruhan proses.
Pertimbangan Strategi Perubahan
Manajemen organisasi perlu mempertimbangkan faktor-faktor berikut:
- Tingkat tantangan yang diharapkan
- Dasar kekuatan dari pencetus perubahan
- Sifat dasar budaya organisasi dan kemungkinan respon terhadap perubahan
Enam Pendekatan Menghadapi Penolakan
- Pendidikan & Komunikasi
- Partisipasi
- Fasilitas & Dukungan
- Negosiasi
- Manipulasi
- Pemaksaan & penggunaan wewenang
Kesalahan Menghadapi Perubahan & Konflik
- Tidak membuat kewaspadaan yang cukup kuat
- Tidak membentuk koalisi panduan yang kuat
- Kurangnya visi
- Kurangnya komunikasi visi
- Tidak menghilangkan rintangan untuk visi yang baru
- Tidak merencanakan & menciptakan keberhasilan jangka pendek
- Mengumumkan kemenangan terlalu cepat
- Tidak mengenalkan & mengkoordinasi perubahan dalam kebudayaan organisasi
Kesiapan Menghadapi Perubahan
Dibawah ini merupakan model lain perubahan dan keamanan yang menekan kemali beberapa faktor umum yang mempunyai peran terhadap keamananyang dirasakan.
Empat Jenis “Perjalanan” Perubahan
- Penyesuaian
Ex: penyederhanaan proses kerja, pengurangan biaya
Hasil untuk mendukung perubahan: Penyampian perubahan, pelatihan kembali
- Pembangunan
Ex: pembentukan dari awal, Joint venture yang baru
Hasil untuk mendukung perubahan: penyampaian visi dan nilai, menetapkan peran & tanggung jawab yang baru dan mengenali rangkaian keahlian baru
- Perubahan
Ex: memasuki pasar baru, berusaha menetepkan tujuan strategi
hasil untuk mendukung perubahan: menciptakan struktur kinerja baru dan mengetahui keahlian yang diperlukan, mengembangkan kurkulum pelatihan dan mengadakan pelatihan
- Krisis
Ex: perubahan haluan organisasi yang tinggi, perampingan
hasil untuk mendukung perubahan: mengenali stakeholder dan menyampaikan yang terjadi
Empat Komponen Utama Perubahan
- Manajemen Program
Merencanakan untuk bergerak organisasi “dari yang ada” menuju posisi “yang seharusnya” diinginkan.
- Proyek enablement
Produk penting yang dikembangkan yang memberikan pengetahuan, keahlian, peralatan, kerangka kerja, & dukungan bagi individu & organisasi untuk melaksanakan pekerjaan dengan sukses
- Kepemimpinan eksekutif
Dukungan perusahaan oleh eksekutif utama, menggambarkan komitmen manajemen organisasi secara keseluruhan dalam usaha perubahan
- Kepemilikan bisnis
Kepemilikan & komitmen menuju perubahan dialami oleh semua individu dalam organisasi
Demikian, semoga point-point singkat ini dapat bermanfaat.
_______________________________
mutupendidikan.com
Icon Mutu Pendidikan
Info Pelatihan:
Icon Mutu Pendidikan