• +628123070905
  • mutupendidikan.info@gmail.com

Blog & PowerPoint

Peran SOP bagi Manajemen Pendidikan / Sekolah

Peran SOP bagi Manajemen Pendidikan / Sekolah

“Mengenal Peran SOP bagi Manajemen Pendidikan / Sekolah”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Pertanyaan Pembuka
  1. Bagaimana peran penting STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) bagi manajemen organisasi pendidikan?
  2. Bagaimana kiat membuat SOP yang efektif dan efisien?
  3. Kendala-kendala apa saja yang dihadapi lembaga pendidikan dalam pembuatan SOP?

Untuk lebih jelasnya, silahkan di unduh file Slideshare berikut ini:

___________________________

Belajar Mudah dengan Power Point (PDF):

Peran SOP bagi manajemen pendidikan

Follow Instagram: @mutupendidikan

___________________________

Organisasi Pendidikan (Madrasah, Perguruan Tinggi, Sekolah Dasar dan Menengah) adalah kumpulan dua orang atau lebih yang tergabung karena ketertarikan, minat, dan niat yang sama.

Kumpulan ini yang kemudian secara sah membentuk badan hukum sebagai wadah untuk mencapai tujuan pendidikan.

Tujuan Organisasi dapat dicapai melalui berbagai aktivitas operasional dan manajerial. Untuk menciptakan kesamaan pemahaman terhadap aktivitas organisasi, Standar, manual dan prosedur operasi harus dibakukan dengan menetapkan Standard Operating Procedures (SOP).

Pengertian SOP (Standard Operating Procedure)

Standard Operating Procedure (SOP) adalah pedoman yang berisi tahapan, langkah-langkah, prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi.

SOP ini digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis.

Makna Penting SOP
  • Prosedur kerja harus dilakukan secara benar dan konsisten
  • SOP harus menjadi pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi. Contoh: SOP Penelitian, SOP Perkuliahan online dll.

Baca juga: Unsur-unsur penting dalam SOP

Siapa Pengguna SOP

SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para Dosen, Guru, Tenaga Pendidikan, karyawan produksi, resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di lembaga pendidikan, staf perpustakaan, supervisor dan manager dll.

Kapan SOP diperlukan?

SOP tidak harus dibuat untuk semua kegiatan/ proses dalam organisasi. SOP cukup dibuat untuk kegiatan-kegiatan tertentu yang penting dan beresiko, seperti:

  • Bila sering terjadi masalah dalam proses penciptaan nilai tambah.
  • SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah dilakukan dgn baik atau tidak.
Pengembangan SOP

Secara garis besar, langkah-langkah pengembangan SOP adalah sbb:

  • Susun draf SOP
  • Lakukan uji coba SOP sebelum dijalankan & lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial.
  • Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa diakibatkan oleh adanya tehnologi baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi lingkungan kerja
  • Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP

Baca juga: Peran penting SOP bagi Sekolah & PT

Demikian uraian singkat tentang Peran SOP bagi Manajemen Pendidikan / Sekolah. Untuk uraian lengkapnya dapat diunduh power point (PDF) pada tautan diatas. Semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_____________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

_____________________________

In-House Training Online / Offline:
 “Penyusunan SOP Lembaga Pendidikan”

Customer Service Anda disini

Kendala utama implementasi SPMI

Quo Vadis SPMI

“Mencermati kendala utama implementasi SPMI Lembaga Pendidikan”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Tidak sedikit lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi/ Sekolah/ Madrasah) yang menerapkan sistim penjaminan mutu internal (SPMI), tidak mendapatkan hasil yang diharapkan.

Program penjaminan mutu (SPMI) telah dilaksanakan, perangkatnya telah disiapkan, dokumennya telah dibangun, investasi jutaan rupiah telah dikeluarkan, namun perbaikan mutu yang diharapkan tidak kunjung dapat dirasakan dan tidak ada perubahan signifikan, bahkan tragisnya semua pelaksana menjadi apatis, mengapa hal ini dapat terjadi?

SPMI hanya diterapkan secara formalitas belaka, Standar dan dokumen SPMI lainnya disusun sekedarnya, budaya mutu tidak dibangun sesuai kebijakan SPMI yang telah dibangun.

Silahkan diunduh file power point (PDF) berikut ini:


Belajar mudah dengan PowerPoint (PDF):

Quo Vadis SPMI

IG: @mutupendidikan


Dari begitu banyak problem/ kendala implementasi SPMI diantarannya adalah sbb:

  • Lemahnya komitmen dari otoritas institusi pendidikan (PT, Sekolah dan Madrasah)
  • Lemahnya dasar hukum untuk menjamin legalitas pelaksanaan SPMI-PT & SPMP Sekolah /Madrasah.
  • Gaya kepemimpinan yang kurang optimal
  • Keterbatasan jumlah dan kompetensi SDM pada PT/ Sekolah yang paham tentang SPMI secara utuh dan benar.
  • Ketidak-pedulian dari para pemangku kepentingan internal tentang pentingnya budaya mutu dalam penyelenggaraan pendidikan.
  • Budaya penolakan (resistance) yang kuat terhadap setiap perubahan, termasuk perubahan ke arah perbaikan mutu, dari pejabat struktural, dosen, guru maupun tenaga kependidikan.
  • Kelemahan dalam sosialisasi terhadap seluruh pemangku kepentingan, termasuk juga kesalahan strategi pengelolaan organisasi.
  • Sikap dan pendapat bahwa tanggungjawab untuk menjamin, meningkatkan, dan membudayakan mutu hanya terletak pada Pimpinan atau para pejabat struktural, dan bukan pada setiap individu yang terlibat dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi.
  • Kelemahan dalam merumuskan isi kebijakan, standar dan manual SPMI, termasuk kelemahan dalam perumusan indikator Sasaran keberhasilan yang terukur.
  • Ketidak-siapan sarana dan prasarana di bidang teknologi informasi.

Bagi kawan2  yang berminat mendapatkan bahan lebih lengkap, silahkan diunduh file power point (PDF) diatas.

Baca juga:

Pengelolaan, Kepemimpinan, dan Pemberdayaan

Kebijakan SPMI dan Permasalahannya

Demikian sekilas informasi tentang Kendala utama implementasi SPMI, semoga bermanfaat dan salam mutu.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Visi Misi Organisasi

TQM Pendidikan: Visi, Misi, Nilai & Tujuan

“TQM Pendidikan: Pembangun Visi, Misi, Nilai & Tujuan”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Membangun Pernyataan Visi, Misi dan Nilai-Nilai suatu Lembaga Pendidikan merupakan hal yang sangat penting.

Visi dan Misi yang baik akan memberi panduan dan arah yang jelas bagi anggota organisasi untuk melangkah mencapai cita-cita bersama.

Dalam perencanaan strategik, tugas pimpinan lembaga pendidikan adalah membangun pernyataan Visi, Misi, Nilai dan Tujuan organisasi.

Silahkan diunduh file power point (PDF) berikut:

_____________________

Belajar mudah dengan PowerPoint (PDF):

Visi, Misi & Tujuan

IG: @mutupendidikan

_____________________

Berikut poin-poin penting tentang Visi, Misi, Nilai & Tujuan
Pengertian Visi:
  • Pernyataan visi mengisyaratkan tujuan puncak dari sebuah institusi & untuk apa visi itu dicapai.
  • Visi harus singkat, langsung, & menunjukkan tujuan puncak institusi, misalnya : “Seluruh pelajar kita akan sukses”
  • Beberapa organisasi membuat visi yang : pendek, singkat, dan mudah diingat
  • Untuk institusi pendidikan, kalimat seperti “Menyediakan Standar Belajar yang Unggul” bisa menjadi sebuah statemen visi yang tepat
Pengertian Misi:

Statemen misi sangat berkaitan dengan visi dan memberikan arahan yang jelas baik untuk masa sekarang maupun masa yang akan datang.

Pernyataan Misi yang Efektif:
  • HARUS mudah diiingat
  • HARUS mudah dikomunikasikan
  • Sifat dasar bisnis HARUS diperjelas
  • HARUS ada komitmen terhadap peningkatan mutu
  • HARUS berupa statemen tujuan jangka panjang dari sebuah organisasi
  • HARUS difokuskan pada pelanggan
  • HARUS fleksibel
Pengertian Nilai-Nilai Organisasi:
  • Merupakan prinsip-prinsip yang menjadi dasar operasi dan pencarian organisasi tersebut dalam mencapai visi & misinya.
  • Nilai-nilai tersebut mengekspresikan kepercayaan dan cita-cita institusi.
Contoh Nilai-Nilai Lembaga Pendidikan:
  1. KITA mengutamakan para pelajar kita
  2. KITA  bekerja dengan standar integritas profesional tertinggi
  3. KITA bekerja sebagai tim
  4. KITA memiliki komitmen terhadap peningkatan yang kontinyu
  5. KITA  memberikan kesempatan yang sama pada semua
  6. KITA akan memberikan mutu pelayanan tertinggi
Pengertian Tujuan / Sasaran Lembaga Pendidikan:
  • Sering diekspresikan sebagai sasaran & cita-cita
  • Sebuah tujuan harus: diekspresikan dalam metode yang TERUKUR sehingga hasil akhirnya dapat dievaluasi
  • REALISTIS
  • DAPAT DICAPAI
Pertanyaan Diskusi:
  1. Apakah Lembaga Pendidikan perlu memiliki Visi, Misi, Nilai-Nilai dan Tujuan?
  2. Bagaimana cara menyusun Visi yang realistis namun juga visioner?
  3. Apa yang dimaksud dengan misi lembaga pendidikan?
  4. Dalam pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), bagaimana evaluasi saudara terkait keberadaan Visi, Misi, Nilai-Nilai dan Tujuan?

Baca juga: SPMI & Peran Penting Kepemimpinan

Slideshare (Power Point) visi, misi & nilai-nilai Organisasi yang kami sarikan dari buku Total Quality Management in Education yang di tulis oleh Edward Sallis. Materi tersebut dapat diunduh (download) pada tautan diatas.

Semoga bermanfaat & Sukses Mutu Pendidikan, Sukses SPMI

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

_________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Tindakan Koreksi dalam AMI dan SPMI

Tindakan Koreksi, Korektif & Preventif dalam AMI

“Tindakan Koreksi Korektif & Preventif dalam Audit Mutu Internal”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Tindakan koreksi, korektif dan preventif sangat penting dalam kegiatan Audit Mutu Internal pada lembaga pendidikan.

Organisasi akan merasakan manfaat keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) bilamana tindakan koreksi, korektif dan preventif benar-benar dijalankan.

Sayangnya dalam prakteknya, masih sering dijumpai tindakan koreksi dilakukan sekedarnya tanpa menyentuh akar masalah. Sering dijumpai pimpinan kurang peduli dengan hasil-hasil tindakan koreksi, korektif dan preventif, sehingga masalah yang sama akan muncul berulang kali saat diaudit periode berikutnya.

Untuk lebih jelasnya, silahkan diunduh file power point (PDF) berikut ini:

_____________________________

Power Point (PDF):

Tindakan Koreksi dalam Audit Mutu Intenal

IG: @mutupendidikan

_____________________________

Tugas Auditor
  • Mengidentifikasi Kesesuaian & Ketidak sesuaian /KTS (berdasarkan standar yang diacu).
  • Menjelaskan kepada teraudit/ auditee mengapa terjadi KTS.
  • Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS (biasanya tidak lebih 4 minggu setelah diaudit).
Tugas-tugas Teraudit
  • Memahami isi KTS secara rinci.
  • Konsultasi dgn atasan satu tingkat.
  • Menimbang seberapa berat KTS dan tanggal penyelesaiannya.
  • Bersungguh sungguh melaksanakan tindakan koreksi, korektif dan pencegahan.
  • Kerja keras, kerja cerdas, kerja tuntas & kerja ikhlas.

Langkah2 bila menerima PTKP

Ketika menerima PTKP (Permintaan Tindakan Koreksi, Korektif & Pencegahan), hal yang perlu dilakukan sbb:

  • Bersyukur & positive thinking.
  • Lakukan tindakan koreksi secepatnya.
  • Lakukan analisis Resiko, bila ada, auditee bersama atasan mengidentifikasi “akar masalah” dari setiap KTS.
  • Membuat “CAPA Plan”
  • Memilih metode yang sesuai untuk perbaikan dan mencegah pengulangan KTS.
  • Implementasi langkah perbaikan.
  • Mendokumentasi tindakan perbaikan

Tindakan koreksi, adalah langkah perbaikan yang dilakukan ketika ada temuan KTS (Ketidak-sesuaian) dalam proses audit. Dalam praktek seringkali tindakan koreksi yang dilakukan terkesan seadanya, tidak lengkap, tidak mencukupi dan tidak efisien. Bila hal ini terjadi tentu saja harapan adanya perbaikan berkelanjutan dari proses PDCA tidak akan diperoleh sesuai harapan.

Makna Tindakan Korektif

Tindakan yang dilakukan untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian (KTS), cacat, atau hal-hal lain yang tidak diinginkan, sehingga mampu mencegah pengulangan kembali hal-hal di atas dan dapat membawa organisasi pada peningkatan mutu secara berkelanjutan (Continuous Improvement).

Bagaimana mekanismenya  dan siapa saja yang terlibat dalam proses ini, silahkan diunduh file SlideShare power point (PDF) diatas.

Demikian, semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

__________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Konsultasi, Training, Pelatihan & In-house Training

Penyusunan Prosedur SPMI Pendidikan

Mengenal Standard Operating Procedure

“Mengenal Standard Operating Procedure “

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Pendahuluan

Salah satu tugas penting Tim Penjaminan Mutu adalah memfasilitasi adanya sistem mutu yang efektif dan efisien. Salah satu perangkat yang perlu dikembangkan untuk implementasi SPMI diantaranya adalah Standard Operating Procedure (SOP).

Setiap Organisasi yang memiliki Visi, Misi, dan Tujuan, membutuhkan SOP sebagai upaya untuk mewujudkannya.

Tugas pemimpin lembaga pendidikan adalah memberikan komitmen dan arahan agar SOP yang diperlukan organisasi dapat dikembangkan dengan baik.

Silahkan diunduh file power point (PDF) dibawah ini:

_________________________

Power Point (PDF):

SOP bag 1: Mengenal Sandard Operating Procedure

Follow Instagram: @mutupendidikan

_________________________

Pengertian Standard Operating Procedure
  • SOP adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan (FEMA).
  • SOP adalah 1 set perintah kerja atau langkah langkah yg harus diikuti untuk menjalankan suatu pekerjaan dgn berpedoman pada tujuan yg harus dicapai (www.iso9000store.com)
  • SOP adalah serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi (EPA)
  • SOP adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah
SOP dibangun bertujuan untuk:
  • Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
  • Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
  • Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi.
Manfaat Standard Operating Procedure
  • SOP yg baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi antara pelaksana dan pengawas, dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
  • Para pekerja akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yg harus dicapai dalam setiap pekerjaan
  • SOP juga bisa dipergunakan sbg salah satu alat training dan bisa dipergunakan untuk mengukur kinerja karyawan
SOP dibuat panjang atau pendek?
  • Tidak ada aturan yg membatasi panjang pendeknya SOP
  • Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebih mudah dilaksanakan. SOP kerja yg panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (seperti SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian)
Apakah SOP harus dibuat rinci?
  • Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur
  • Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul

Baca juga: Peran SOP bagi Manajemen Pendidikan / Sekolah

Bagaimana dengan uraian unsur-unsur yang lain? Untuk penjelasan unsur-unsur yang lain, silahkan diunduh file power point (PDF) pada tautan diatas.

Baca Juga:

Demikian uraian singkat tentang Mengenal Standard Operating Procedure. Semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

____________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

____________________________

Kepemimpinan, SPMI & Budaya Mutu

SPMI & Peran Penting Kepemimpinan

“SPMI & Peran Penting Kepemimpinan”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Untuk membangun Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) & budaya mutu pada lembaga pendidikan, tentu saja dibutuhkan pola kepemimpinan yang sesuai (Leadership style). Mencetak pemimpin yang efektif tentu saja tidak mudah, perlu proses dalam bentuk pendidikan dan pelatihan.

Edward Sallis dalam bukunya Total Quality Management in Education menjelaskan panjang lebar tentang pola kepemimpinan TQM pada organisasi kependidikan. Bagaimana penjabarannya?


Silahkan diunduh file presentasi berikut ini:

Peran Kepemimpinan Lembaga Pendidikan

IG: @mutupendidikan


Pengertian Kepemimpinan

Kepemimpinan adalah sebuah kemampuan atau kekuatan dalam diri seseorang untuk mempengaruhi orang lain dalam hal bekerja, dimana tujuannya adalah untuk mencapai target (Standar) organisasi yang telah ditentukan 

SPMI & Kepemimpinan

Kepemimpinan merupakan unsur penting dalam SPMI. Pemimpin harus membangun visi dan mampu menerjemahkan visi tersebut ke dalam kebijakan yang jelas dan tujuan yang spesifik.

Perspektif Kepemimpinan Lembaga Pendidikan
  • Membangun Visi dan simbol-simbol
  • MBWA adalah gaya kepemimpinan yang dibutuhkan bagi institusi
  • Fokus pada kepentingan pelajar
  • Otonomi, eksperimentasi dan antisipasi tergadap kegagalan
  • Menciptakan rasa ’kekeluargaan’
  • Ketulusan, kesabaran, semangat, intensitas dan antusiasme
Komitmen  pada Mutu

Komitmen terhadap mutu harus menjadi peran utama bagi seorang pemimpin.

Mengkomunikasikan Visi
  • Dalam Institusi Pendidikan, seluruh pimpinan harus menjadi pengerak dan pejuang proses mutu. Mereka harus mengkomunikasikan visi dan menggerakkan/ menginspirasi ke seluruh orang dalam institusi.
  • Mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
  • Mengembangkan segenap potensi tenaga pengajar / tenaga kependidikan dan memberikan mereka kesempatan yang luas untuk berinisiatif.
Fungsi Utama Pemimpin Lembaga Pendidikan
  • Memiliki visi mutu terpadu bagi institusi
  • Memiliki komitmen yang jelas terhadap proses peningkatan mutu
  • Mengkomunikasikan pesan-pesan mutu
  • Memastikan kebutuhan pelanggan menjadi pusat kebijakan dan praktek institusi
  • Mengarahkan perkembangan & karir karyawan
  • Berhati-hati dengan tidak menyalahkan orang lain saat persoalan muncul tanpa bukti-bukti yang nyata
  • Memimpin gerakan inovasi dalam institusi
  • Mampu memastikan bahwa struktur organisasi secara jelas telah mendefinisikan tanggungjawab dan mampu mempersiapkan delegasi yang tepat.
  • Memiliki komitmen untuk menghilangkan rintangan, baik yang bersifat organisasional maupun Kultural.
  • Membangun tim kerja yang efektif.
  • Mengembangkan mekanisme yang tepat untuk mengawasi dan mengevaluasi kesuksesan

Baca juga: Pengelolaan, Kepemimpinan, dan Pemberdayaan

Untuk uraian selanjutnya, silahkan di unduh file Slideshare power point (PDF) pada tautan diatas.

Demikian semoga uraian singkat tentang SPMI & Peran Penting Kepemimpinan, semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

__________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Audit Mutu Internal Pendidikan

Seberapa Sering Audit Mutu Internal dilaksanakan?

“Seberapa Sering Audit Mutu Internal Pendidikan Dilaksanakan?”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Dalam lingkungan organisasi yang berubah cepat seperti saat ini, fungsi audit mutu internal (AMI) dan kegiatan kaji ulang manajemen (management review) sebaiknya semakin sering dilakukan.

Dengan kegiatan AMI yang tepat waktu (interval & frekuensi), diharapkan semua permasalahan yang memerlukan penanganan cepat akan dapat diatasi.

Temuan Ketidak Sesuaian (KTS) dapat secepatnya diatasi  dan pada akhirnya institusi pendidikan tidak terlambat dalam mengambil tindakan perbaikan, koreksi maupun pencegahan.

Baca juga: Problem Audit Mutu Internal

Bagaimana jadwal dan frekuensi audit mutu internal (AMI) dan kaji ulang manajemen disusun? Memang tidak ada ketentuan yang berlaku. Lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) secara internal bebas menentukan sendiri frekuensi kegiatan tersebut, apakah akan dilakukan setiap triwulan, semester atau setiap tahun.

Namun demikian waktu 1 tahun tentu saja terlalu lama untuk suatu organisasi yang sangat dinamis. Dalam kurun waktu setahun, telah banyak sekali kejadian-kejadian dalam organisasi. Ada berbagai permasalahan yang muncul, yang memerlukan kajian dan pembahasan cepatnya.

Dalam situasi tersebut, interval AMI dan kegiatan kaji ulang manajemen diharapkan lebih sering dilakukan, misalnya dilakukan tiga bulan sekali. Peran kegiatan Manajemen Resiko diharapkan lebih ditingkatkan.

Perlu dipilah kegiatan-kegiatan yang memiliki resiko yang tinggi atau tidak. Kegiatan organisasi yang beresiko tinggi terhadap keberhasilan organisasi hendaknya dapat di audit lebih sering. Misalnya dalam kasus-kasus yang terkait komplain dari pelajar/ mahasiswa/stakeholder. Kalau hal ini diselesaikan menunggu waktu 6 bulan atau 1 tahun ke depan tentu sudah terlambat, dan akan menyebabkan kekecewaan dari para stakeholder.

Sekali lagi, dalam menetapkan interval pelaksanaan AMI, sangat dianjurkan lembaga pendidikan mempertimbangkan Risk management. Unit kerja dan kegiatan yang memiliki resiko yang tinggi, seharusnya lebih sering diaudit.

Organisasi Pendidikan perlu membuat bagan business Process. Dengan bagan ini, akan dapat diidentifikasi proses-proses mana saja yang beresiko tinggi, sedang dan rendah. Untuk proses-proses yang beresiko rendah, tentu tidak perlu dilakukan proses audit yang terlalu sering.

Baca juga: Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Dalam lembaga pendidikan, proses yang beresiko tinggi, biasanya ternyadi di bidang akademik dan bidang keuangan. Dalam proses bidang tersebut, sangat dianjurkan intensitas kegiatan Audit Mutu Internal dilakukan lebih sering.

Demikian uraian singkat tentang Audit Mutu Internal Pendidikan. Semoga uraian singkat ini dapat bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

__________________________

mutupendidikan.com

IG: @mutupendidikan

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan

Audit Mutu Internal

Klasifikasi Audit Mutu Internal untuk Lembaga Pendidikan

“Mengenal Klasifikasi bentuk Audit Mutu Internal”

 بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Audit Mutu Internal adalah Audit penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif secara internal dalam organisasi penyelenggara pendidikan berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri.

Silahkan diunduh tautan berikut ini:

____________________________

Power Point (PDF):

Klasifikasi Audit Mutu

IG: @mutupendidikan

____________________________

Tujuan Audit Mutu Internal Pendidikan
  1. Memberi nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional akademik /proses akademik serta proses non akademik pada Universitas/Sekolah/Madrasah.
  2. Mengetahui bahwa pelaksanaan standar mutu Universitas/ Sekolah/ Madrasah telah tepat dan efektif, serta terdapat upaya-upaya peningkatan standar mutu pendidikan tersebut.
  3. Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangannya secara profesional berkelanjutan.
AMI vs AMAI
  • AMI: Audit Mutu Internal (AMI), digunakan apabila ruang lingkup yang diaudit meliputi semua aspek dalam organisasi (akademik dan non akademik).
  • AMAI: Audit Mutu Akademik Internal (AMAI), digunakan apabila ruang lingkup yang di audit hanya sebatas fungsi AKADEMIK
Proses AMI mengikuti siklus sebagai berikut
  1. Menetapkan tujuan audit
  2. Merencanakan audit tahunan
  3. Menetapkan sasaran dan lingkup audit
  4. Membentuk tim audit
  5. Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan daftar pengecekan (Audit Sistem)
  6. Menyelenggarakan rapat tim audit
  7. Menetapkan jadwal audit
  8. Melaksanakan audit di tempat obyek audit (Audit Kepatuhan)
  9. Menyusun laporan audit (Temuan, KTS, OB & PTK)
  10. Melakukan kajiulang oleh manajemen
Frekuensi Audit Mutu Internal

Seberapa sering kegiatan AMI dilakukan? Tentu saja pertimbangan “Manajemen Resiko” perlu menjadi rujukan utama. Semakin beresiko suatu kegiatan ( proses), semakin perlu lebih sering dilakukan kegiatan audit.

Pertimbangan lain untuk menentukan frekuensi AMI adalah sbb:

  • Atas permintaan klien.
  • Sesuai persyaratan peraturan.
  • Terdapat perubahan yang signifikan dalam manajemen, kebijakan, dan teknik.
  • Terdapat perubahan sistem.
  • Sesuai kebutuhan penyempurnaan.
  • Sesuai dengan manajemen resiko
3 Tipe Audit
  1. Audit tipe pertama (audit internal)
  2. Audit tipe kedua (audit eksternal)
  3. Audit tipe ketiga (audit eksternal secara independen)

Bagaimana penjelasan lebih lanjut, silahkan di unduh file slideshare Power Point (PDF) diatas.

Demikian uraian singkat tentang Klasifikasi Audit Mutu Internal, semoga bermanfaat & Salam Mutu

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_____________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Pelatihan & Pendampingan

Mutu Pendidikan dan Manajemen konflik

SPMI & Manajemen Konflik

“Mengelola SPMI & Manajemen Konflik”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

mutupendidikan.com – Setiap lembaga pendidikan selalu memiliki tujuan, proses-proses dan sumber daya. Dalam mengelola 3 hal tersebut seringkali manajemen dihadapkan dengan situasi konflik yang menuntut untuk diselesaikan secara konstruktif, baik itu konflik antar individu, antar kelompok, maupun antar organisasi.


Power Point (PDF):

Mengelola SPMI & Manajemen Konflik

IG: @mutupendidikan


SPMI & Manajemen Konflik

Lembaga pendidikan yang mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) tentu saja berpotensi menghadapi situasi konflik yang tidak nyaman.

Contoh Konflik SPMI
  • Konflik dalam penetapan Visi & Misi Organisasi
  • Konflik dalam penetapan standar SPMI
  • Konflik dapam pencapaian indikator Standar SPMI
  • Konflik dalam implementasi manual PPEPP
  • Konflik dalam menetapkan status temuan Audit Mutu Internal
  • Konflik dalam pelaksanaan SOP & Instruksi kerja
  • Konflik dalam mencari akar masalah disaat Tinjauan Manajemen
  • Konflik dalam pengelolaan formulir & arsip SPMI dll.

Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah harus mengembangkan teknik-teknik manajemen konflik yang fungsional sehingga konflik tersebut dapat diselesaikan secara kondusif dan mampu mendorong pencapaian sasaran organisasi dengan baik.

Robbins (2006:545) menyatakan konflik sebagai proses yang bermula ketika satu pihak merasakan bahwa pihak lain telah mempengaruhi secara negatif, atau akan segera mempengaruhi secara negatif, sesuatu yang menjadi keperdulian pihak pertama.

Manajemen Konflik merupakan hal yang sangat penting dalam implementasi SPMI. Jika konflik dikelola secara sistematis dapat berdampak positif yaitu, memperkuat hubungan kerja sama, meningkatkan kepercayaan dan harga diri, mempertinggi kreativitas dan produktivitas, dan meningkatkan kepuasan kerja.

Baca Juga: Politik & Konflik Organisasi

Tujuan manajemen konflik adalah untuk mencapai kinerja yang optimal dengan cara memelihara konflik tetap fungsional dan meminimalkan akibat konflik yang merugikan. Mengingat kegagalan dalam mengelola konflik dapat menghambat pencapaian tujuan organisasi, maka pemilihan teknik pengendalian konflik perlu menjadi perhatian pimpinan organisasi.

Manajemen Konflik

Mengelola konflik berarti kita harus meyakini bahwa konflik memiliki peran dalam rangka pencapaian sasaran secara efektif & efisien. Mengelola konflik perlu skala prioritas, agar tidak menimbulkan kekacauan dalam koordinasi & integrasi antar fungsi/divisi dalam organisasi

3 Hal pokok dalam konflik

3 hal pokok yang perlu di perhatikan dalam manajemen konflik adalah:

  1. KONFLIK berkaitan dengan PERILAKU terbuka, bisa muncul karena adanya ketidaksetujuan antar individu & kelompok yang dibiarkan memuncak.
  2. KONFLIK muncul karena ada 2 PERSEPSI yang berbeda
  3. ADANYA PERILAKU yg dilakukan secara sadar oleh salah satu pihak UNTUK MENGHALANGI tujuan fihak lain
4 strategi penyelesaian konflik

4 Strategi yang dapat dilakukan dalam mengelola konflik adalah Menghindar, Memperhalus, Memaksa dan Berkolaborasi. Pengertian masing-masing adalah sebagai berikut:

  1. Menghindar (Denial) : menarik diri secara fisik dan mental dari konflik yang terjadi
  2. Memperhalus (smoothing) : mengakomodasikan kepentingan pihak lain
  3. Memaksa (fight) : menggunakan taktik kekuasaan untuk memenangkan konflik
  4. Kolaborasi : menghadapi konflik secara langsung dan menyelesaikannya dengan cara memuaskan semua pihak.

Untuk penjelasan bahan dalam bentuk Power Point (PDF) silahkan diunduh file slideshare diatas.

Pertanyaan Penutup
  1. Bagaimana dampak kegagalan manajemen konflik terhadap program implementasi SPMI?
  2. Bagaimana peran Rektor / Kepala Sekolah dalam mengelola Konflik dalam organisasi pendidikan?

Demikian, semoga materi singkat ini bermanfaat.

_______________________________

mutupendidikan.com

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan

Pelatihan komunikasi dan Membangun Budaya Mutu

Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu

“Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Keberhasilan implementasi SPMI pada lembaga pendidikan di Perguruan Tinggi, Madrasah dan sekolah-sekolah tentu saja terletak pada keberhasilan “proses komunikasi” yang terjadi dalam organisasi, baik dalam bentuk komunikasi antar individu, antar kelompok maupun antar organisasi.

Kegagalan pencapaian standar SPMI, sangat besar dipengaruhi karena kegagalan lembaga dalam membangun proses komunikasi yang efektif.

______________________

Power Point (PDF):

Komunikasi & Keberhasilan SPMI

IG: @mutupendidikan

______________________

Komunikasi merupakan pondasi penting dari “rumah” Total Quality Management / SPMI, Dengan ketrampilan komunikasi, koordinasi antar individu dalam organisasi akan berjalan dengan baik dan  sinergi untuk mencapai sasaran SPMI/ TQM akan dapat dicapai.

Dalam lembaga pendidikan yang menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), ketrampilan komunikasi tentu merupakan kebutuhan yang mutlak diperlukan.

Dalam mewujudkan indikator standar SPMI tentu memerlukan ketrampilan dalam melaksanakan manual PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan). Pelaksanaan PPEPP, tentu tidak dapat berjalan optimal tanpa didukung ketrampilan komunikasi yang efektif.

Pengertian Komunikasi

Proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain

Pengertian Budaya Mutu

Budaya mutu adalah sistem nilai organisasi yang menciptakan lingkungan yang kondusif untuk keberlangsungan perbaikan mutu yang berkesinambungan. Budaya mutu terdiri dari nilai-nilai, tradisi, prosedur dan harapan tentang promosi mutu.

SPMI & Peran Komunikasi

Inti keberhasilan SPMI terletak pada komunikasi yang efektif. Komunikasi berperan menjadi urat nadi merekat dalam “rumah” SPMI

Pendekatan Komunikasi TQM / SPMI
  • Open communications
  • Empowerment
  • Prevention
  • External focus on customer
  • Continuous improvement
  • Co-operative relations
  • Solving problems at their roots
Sasaran Komunikasi
  • Pemahaman Penerima Informasi
  • Respon dari Penerima Informasi
  • Terjalin hubungan yang baik antar pihak-pihak
  • “Goodwill” organisasi
Bentuk Komunikasi Organisasi
  • Komunikasi Internal
    • Komunikasi Vertikal
    • Komunikasi Horisontal
    • Komunikasi jaringan (network)
    • Komunikasi formal
    • Komunikasi informal
    • Komunikasi Serial
  • Komunikasi Eksternal
Pentingnya Komunikasi Antar Pribadi
  1. Komunikasi dengan Mata
  2. Sikap dan Gerak-gerik
  3. Ekspresi muka
  4. Pakaian/Penampilan
  5. Suara/Variasi vokal
  6. Bahasa/bukan kata-kata
  7. Keterlibatan Pendengar
  8. Humor
  9. Diri sendiri yang alamiah
Pertanyaan Penutup:
  1. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) akan berjalan baik bila ditunjung dengan iklim komunikasi yang kondusif. Setujukah Anda dengan pernyataan diatas?
  2. Apakah SPMI dan Sistem Komunikasi di Lembaga Anda telah berjalan dengan baik?
  3. Langkap-langkah apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki proses komunikasi?

Baca juga: TQM & Komunikasi yang Efektif

Bagaimana bentuk detail proses komunikasi dalam organisasi? Bagaimana memahami unsur-unsur penting proses komunikasi beserta upaya peningkatannya? Untuk lebih jelasnya silahkan di unduh file power point (PDF) pada tautan diatas.

Demikian uraian singkat tentang Komunikasi, SPMI & Budaya Mutu, semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

______________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

%d bloggers like this: