• 628123070905
  • mutupendidikan.info@gmail.com

Blog & PowerPoint

Ikutilah Pelatihan Pengendalian Dokumen

Info Kegiatan:

Pelatihan online tersedia dalam waktu dekat, hubungi kami untuk detail kegiatan


PENGENDALIAN DOKUMEN & CATATAN MUTU

Pelatihan Pengendalian dokumen dan catatan mutu (Document Control) mengajarkan pengetahuan dasar-dasar pengendalian dokumen dan catatan mutu. Peserta akan dibimbing bagaimana mengembangkan sistem pengendalian dokumen yang efektif dan bagaimana mengelola dokumen tersebut agar tetap update, mudah ditelusur dan fungsional.

Pengendalian dokumen berpengaruh pada hampir semua departemen/unit kerja, mulai dari pengelolaan dokumen SPMI atau ISO 9001/ 21001 seperti Kebijakan, manual mutu,  prosedur, instruksi kerja, formulir dan bahkan dokumen eksternal yang berasal dari luar organisasi.

Pengendalian dokumen sangat penting untuk diterapkan di setiap lembaga pendidikan baik untuk Perguruan Tinggi, Sekolah dan Madrasah, selain untuk mendukung kinerja institusi, pengendalian dokumen merupakan bentuk bukti kepatuhan pada saat diaudit oleh Badan akreditasi, Badan sertifikasi maupun oleh stakeholder lainnya.

MANFAAT PELATIHAN

Setelah mengikuti pelatihan Document Control (Pengendalian dokumen dan catatan mutu), peserta diharapkan mampu:

  • Memahami bagaimana mengelola dokumen SPMI / ISO 9001 / 21001 secara efisien dan mudah untuk ditelusur.
  • Meningkatkan perbaikan pengendalian dokumen yang ada agar lebih efektif dan tidak menjadi birokratis yang kaku.
  • Mengetahui dan memahami pola penyimpanan arsip/Document Control yang efektif, cepat dan tepat serta efisien serta modifikasinya
  • Mengetahui & memahami konsep digital filing system
  • Memahami secara benar, konseptual, dan komprehensif tentang persyaratan Sistem Manajemen dalam hal dokumentasi
  • Memahami kebijakan-kebijakan institusi yang perlu dituangkan dalam pengendalian dokumen sistem manajemen
MATERI PELATIHAN
  • Pengantar Pengendalian Dokumen & Catatan Mutu untuk lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah)
  • Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen/ Document Controller
  • Mengenal pendekatan proses sistem pendokumentasian lembaga pendidikan
  • Penomoran & identifikasi dokumen di setiap bagian / departemen
  • Mengenal dan memahaman jenis-jenis dokumen (Internal dan eksternal)
  • Menyusun dan mengembangkan dokumen Daftar Induk Dokumen
  • Pengendalian dokumen secara Sentralisasi vs Desentralisasi
  • Tata Cara Mengidentifikasi Dokumen dan Rekaman (Catatan Mutu)
  • Tata Cara Mengendalikan Dokumen & Catatan Mutu
  • Penanganan soft copy dokumen
  • Proses revisi dan pemeliharaan dokumen
  • Kiat-kiat dalam menerapkan Pengendalian dokumen
PESERTA
  • Tim Penjaminan Mutu
  • Pimpinan Institusi Pendidikan (Rektor, Kepala Sekolah)
  • Manajemen representatif (Wakil Manajemen)
  • Document Controller / Pengendali Dokumen
  • Unit Tata usaha/ Unit Kerja lainnya
  • HRD / Personalia
 DURASI PELATIHAN

Pelatihan online selama 3hari.

 METODE PELATIHAN

Presentasi, diskusi, studi kasus dan praktek latihan. Materi disajikan dalam bahasa Indonesia.

FASILITATOR

Bagus Suminar SE., SPsi., MM. & Team

  • Certified Lead Auditor
  • ISO 21001
  • Dosen Perguruan Tinggi
  • Konsultan TQM, 5S dan Organizational Development
  • Praktisi Bisnis dan Motivator
INVESTASI
  1. Rp. 475.000,- /peserta
FASILITAS PELATIHAN

Sertifikat, Softcopy modul pelatihan


INFO PUBLIC TRAINING :

 Silahkan di Klik : Public Training


Untuk informasi Pelatihan/ In-House Training/ Pendampingan “Pengendalian dokumen & Catatan Mutu”

Hubungi Customer Service Anda disini


Kata kunci untuk penelusuran: bimtek, bimbingan Teknis, dcc, pengendalian dokumen, document control, document controller, catatan mutu, record, arsip, pengendalian, rekaman, workshop kearsipan, pelatihan kearsipan kantor, manajemen arsip, lokakarya dokumentasi SPMI,

Pelatihan SPMI Sinkronus & Asinkronus

Pelatihan SPMI Sinkronus & Asinkronus

“Pelatihan SPMI Sinkronus & Asinkronus”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Saat ini Mutu Pendidikan telah menyelenggarakan pelatihan SPMI dengan pendekatan daring (online). Dengan metode ini, diharapkan pelatihan SPMI menjadi lebih mudah dan praktis tanpa harus bertemu secara tatap muka. Disaat pandemi seperti saat ini, kegiatan tatap muka secara langsung masih belum dianjurkan, belajar secara daring merupakan pilihan alternatif.

Dalam penyelenggarakan pelatihan  SPMI daring seperti saat ini, tim narasumber menggunakan kombinasikan 2 metode belajar/ pendekatan, yakni metode sinkronus dan asinkronus. Apa keunggulan dan kelemahan masing-masing? Berikut akan diuraikan satu persatu.

Sinkronus & Asinkronus
  • Metode Asinkronus: Dalam metode ini, narasumber dapat menyiapkan materi lebih awal, interaksi pembelajaran dapat dilakukan secara lebih fleksibel. Kegiatan belajar, tidak harus dalam waktu yang bersamaan, contohnya: Video dapat diputar diwaktu longgar, forum diskusi atau media belajar mandiri lainnya.
  • Metode Sinkronus: Dalam metode ini, interaksi pembelajaran antara narasumber dengan peserta belajar harus dilakukan pada waktu yang sama, kedua belah pihak harus menyediakan waktu yang bersamaan untuk saling berinteraksi, misalnya menggunakan percakapan/ chatting, atau video conference.
Keunggulan Asinkronus
  • Waktu lebih fleksibilitas, proses pelatihan/ belajar mengajar dapat disesuaikan dengan kecepatan belajar, waktu yang tersedia dan kondisi masing-masing. Narasumber dapat menyiapkan materi lebih awal, sehingga kualitas materi diharapkan lebih baik.
  • Waktu belajar yang fleksibel memungkinkan peserta pelatihan dan tim narasumber untuk berpikir lebih mendalam sebelum menyampaikan pendapat melalui forum diskusi. Hal ini dapat meningkatkan proses belajar serta keterlibatan kognitif masing masing pihak.
Kelemahan Asinkronus
  • Dengan adanya delay / waktu yang berbeda dalam interaksi, beresiko membuat peserta pelatihan merasa kurang dekat dengan narasumber dan dengan sesama peserta lainnya.
  • Dapat terjadi perbedaan persepsi/  pemahaman terkait materi. Hal ini karena sedikitnya kesempatan interaksi langsung antara peserta dengan narasumber.
Keunggulan Sinkronus
  • Adanya interaksi belajar secara langsung, kondisi ini dapat meningkatkan kedekatan antar tim narasumber dengan peserta pelatihan. Keunggulan lain peserta dapat terhindar dari perasaan terisolasi.
  • Terjalinnya komunikasi langsung dapat mengurangi/ meminimalisir terjadinya perbedaan persepsi/ pemahaman.
Kelemahan Sinkronus
  • Narasumber dan peserta pelatihan harus hadir di waktu yang bersamaan. Tentu saja hal ini dapat menyulitkan penjadwalan/ mengelolaan waktu.
  • Kegiatan pelatihan dapat mengalami kendala bila ada gangguan akses terhadap wifi atau jaringan internet yang kuat.

Untuk membantu memfasilitasi kegiatan belajar mengajar, baik yang sifatnya sinkronus maupun asinkronus, Lembaga Mutu Pendidikan menyediakan layanan LMS ( Learning management System) yang handal. Dimana layanan LMS ini menyediakan berbagai fitur untuk mendukung proses belajar mengajar baik secara sinkronus ataupun asinkronus. Fasilitas tersebut seperti; forum, Chatting, diskusi, latihan, tugas, video, webinar seperti zoom,  dan lain sebagainya.

Demikian sekilah info tentang layanan Pelatihan SPMI Sinkronus & Asinkronus. Bila ingin mengunjungi kegiatan pelatihan SPMI online ini, silahkan klik pada tautan berikut ini:

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Demikian, semoga uraian singkat ini bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


Instagram: @mutupendidikan

Perencanaan Audit Mutu Internal (AMI)

Perencanaan Audit Mutu Internal (AMI)

Perencanaan Audit Mutu Internal (AMI): “If you fail to prepare, you are preparing to fail

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Quotes diatas menjelaskan tentang pentingnya perencanaan. Kalau kita gagal dalam membuat perencanaan berarti kita mempersiapkan untuk gagal. Demikian juga dalam kegiatan Audit, perencanaan perlu disiapkan sebaik mungkin agar proses audit yang diselenggarakan tepat sasaran dan dapat terlaksana dengan baik.

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

Dalam membuat perencanaan Audit Mutu Internal (AMI), hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sbb:

  • Visi, Misi  & Struktur organisasi.
  • Ruang lingkup kegiatan
  • Ruang lingkup produk dan pelayanan.
  • Ukuran dan lokasi.
  • Harapan pelanggan/stakeholders.
  • Tujuan dan kebijakan organisasi.
  • Jumlah & pengalaman auditor dll.
Memilih Tim Auditor
  • Ditunjuk oleh Manajer Program Audit Mutu Internal (MP-AMI), disetujui teraudit, dan diangkat oleh manajemen (Rektor/Dekan).
  • Terdiri dari Ketua Tim dan lainnya sebagai anggota.
  • Jumlah anggota Tim bisa bertambah bila ruang lingkupnya semakin besar
Peran Pimpinan (Rektor/Dekan)
  • Memberi mandat  staf senior sebagai MP-AMI.
  • Mengesahkan rencana audit tahunan.
  • Melaksanakan kajiulang dan menyempurnakan kebijakan manajemen.
  • Mendukung dan menyediakan sumberdaya untuk pengauditan.
  • Memastikan  jalannya proses Audit berjalan efektif & efisien
Peran Manajer Program-AMI
  • Membuat rencana audit tahunan.
  • Memilih, melatih dan menetapkan kualifikasi auditor.
  • Menunjuk & menetapkan Tim Audit.
  • Melaksanakan kegiatan audit.
  • Membuat & mengelola laporan audit.
  • Melaporkan hasil audit untuk kajiulang oleh manajemen.
Ketua Tim Auditor
  • Membuka rapat.
  • Menetapkan anggota tim audit (jika prodi lebih dari satu).
  • Membuat jadwal dan program audit.
  • Memimpin kegiatan audit.
  • Membuat keputusan akhir atas hasil temuan audit.
  • Memantau tindak lanjut hasil temuan Audit
  • Menyerahkan laporan audit.
  • Menutup rapat.
Peran dan Tanggung Jawab Auditor
  • Mengaudit sesuai lingkup audit.
  • Melaksanakan tugas secara obyektif.
  • Mengumpulkan dan menganalisis bukti.
  • Melaksanakan tugas sesuai kode etik.
  • Mampu menjawab pertanyaan.
Peran dan Tanggung Jawab Manajemen Teraudit
  • Menginformasikan kepada pejabat yang relevan tentang rencana, tujuan dan lingkup audit.
  • Mendampingi tim audit bila melakukan kunjungan
  • Menyediakan sumber informasi yang diperlukan oleh tim audit.
  • Memberikan akses fasilitas dan bahan yang diminta oleh auditor.
  • Menentukan dan memprakarsai tindakan koreksi berdasarkan laporan audit.

Untuk dapat memahami apa saja yang perlu dipersiapkan dalam perencanaan AMAI/AMI, berikut kami sampaikan file slideshare sbb, silahkan diunduh:

Perencanaan Audit SPMI

Demikian, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan


Menjaga Kebersihan di Sekolah

Metode 5S Kebersihan Sekolah

“Metode 5S Kebersihan Sekolah : Penerapan Seiso di Lembaga Pendidikan”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Menjaga kebersihan dan kerapian lingkungan pendidikan (kampus, sekolah, madrasah) merupakan hal sangat penting dan pondasi dasar dalam membangun mutu pendidikan. Lingkungan yang bersih, akan menciptakan kenyamanan dan motivasi belajar siswa/ mahasiswa. Sarana prasarana yang bersih akan mendukung lingkungan yang tertib dan sehat. Sarana prasarana yang senantiasa rapi dan bersih akan lebih tahan lama (awet) dan dapat menekan biaya berawatan (maintenance)

Seiso

Setelah semua barang/ perkakas/ peralatan memiliki tempat penyimpanan masing-masing, maka langkah berikutnya adalah membersihkan & memastikan tercapainya kebersihan semua barang dan area kerja pada kondisi terbaik/ ideal. Usahakan Bersih, cemerlang dan bersinar seperti ruang-ruang pameran.

Area kerja di lingkungan lembaga pendidikan (kampus, sekolah, laboratorium dll) yang bersih, dapat menjadikan lingkungan lembaga pendidikan sehat, bersih dan nyaman.

Lingkungan yang bersih, juga sangat berpengaruh pada motivasi kerja dan motivasi belajar siswa siswi. Sebaliknya lingkungan yang kotor dan tidak terawat (tidak bersinar/ cemerlang) akan menyebabkan semangat kerja serta motivasi menjadi turun.

Seiso (resik) menekankan pentingnya kebersihan dengan menjaga segala sesuatu tetap bersih dan bersinar. Lingkungan kampus/ sekolah/ madrasah yang bersih/ nyaman dapat mencegah perlengkapan sarana prasarana tidak cepat rusak. Secara psikologi, akan muncul rasa cinta dan tanggung jawab untuk merawat semua sarana dan prasarana yang ada.

Untuk implementasi seiso perlu ditetapkan petugas yang bertanggung jawab. Dibuat standar, SOP dan formulir yang diperlukan. Perlu juga disiapkan dan didukung dengan peralatan yang diperlukan untuk pelaksanaan seiso, seperti sapu, lap, sabun dll.

Siswa-siswa perlu dilatih untuk membersihkan area belajar, seperti ruang kelas, laboratorium, bengkel dan ruang belajar lainnya. Siswa siswi dilatih membersihkan mesin/peralatan setelah dipakai, dilatih membersihkan benda kerja / peralatan bengkel/ lab serta hasil-hasil pembelajaran praktek

Untuk menjamin / memastikan terwujudnya kondisi yang bersih bersinar tersebut, perlu ditunjuk penanggung jawabnya. Secara bergantian, siswa siswi yang bertugas mengawasi/ mengontrol/ membersihkan apakah peralatan/ sarana prasarana telah benar benar bersih cemerlang.

Baca juga: Sarana Prasarana & Program Tata Graha 5 S (bag.1)

Proses seiso atau pembersihan area kerja/ pendidikan dapat diatur dalam bentuk kerja piket. Pengaturan tim kerja untuk pembersihan ruang-ruang belajar termasuk halaman, teras, selasar, taman di lingkungan kampus/ sekolah.

Proses Seiso ini akan membiasakan siswa siswi untuk selalu menjaga kebersihan lingkungan belajar. Mereka akan mengerti pentingnya lingkungan, peralatan kerja dan diri sendiri yang bersih. Mereka akan trampil dalam melaksanakan kebersihan serta termotivasi menciptakan kondisi lingkungan yang bersih.

Berikut konsep 5 S, metode tatagraha asal Jepang  yang bisa diadopsi lembaga pendidikan, silahkan di unduh disini:

Menjaga Kebersihan Lingkungan Belajar (Metode Seiso)

Demikian, semoga uraian singkat tentang Metode 5S Kebersihan Sekolah ini, dapat bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


mutupendidikan.com

Info Pelatihan Mutu Pendidikan


Untuk Informasi In-house Training 5S/5R, Hubungi Customer Service Kami

Instagram: @mutupendidikan

Manual PPEPP dalam SPMI

Manual PPEPP dalam SPMI

“Manual PPEPP dalam SPMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Big Picture MODEL PDCA ini insyaAllah akan sangat membantu. Dengan mengikuti alur dalam model ini, kita akan mudah untuk mengembangkan SPMI melalui proses Kaizen. Model ini dapat pula diterapkan tidak hanya di Perguruan tinggi, dapat pula di implementasikan di SMA, SMP maupun Pendidikan SD.

SPMI
MODEL PDCA untuk pengembangan SPMI
Proses PDCA

Agar proses Kaizen (perbaikan terus menerus) dapat berjalan dengan baik, konsep Sistem Manajemen Mutu mengenalkan empat fungsi penting TQM (Total Quality Mangement) yang dikenal dengan PDCA:

  • Plan: Meletakkan Standar, sasaran serta proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi. Melakukan
  • Do: Implementasi proses sesuai standar yang telah ditetapkan.
  • Check: Memantau dan mengevaluasi proses/ standar dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya.
  • Act: Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses/standar untuk memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya.
Manual PPEPP

Prosen kaizen dalam SPMI Perguruan Tinggi menggunakan manual SPMI yang dikenal dengan istilah PPEPP. Sedangkan untuk Dikdasmen menggunakan konsep PDCA.

Manual PPEPP- SPMI  pada dasarnya berkaitan dengan pentahapan mengelolaan standar melalui mekanisme PDCA (Kaizen):

  1. Tahap Penetapan (P) Standar: Tahap ketika seluruh standar dirancang, dirumuskan, hingga disahkan atau ditetapkan oleh pihak yang berwenang pada Lembaga Pendidikan
  2. Tahap Pelaksanaan (P) Standar: Tahap ketika isi seluruh standar mulai dilaksanakan untuk dicapai atau diwujudkan oleh semua pihak yang bertanggungjawab untuk itu.
  3. Tahap Evaluasi (E) Standar: Pada tahap ini, pihak yang yang bertanggung jawab melakukan proses evaluasi terhadap masing-masing standar. Tahap ini dapat dilakukan melalui kegiatan Monev, yang didalamnya terkandung juga kegiatan Audit Mutu Internal (AMI).
  4. Tahap Pengendalian (P) Standar: Tahap ketika pihak yang bertanggungjawab melaksanakan standar harus selalu memantau, mengkoreksi bila terjadi penyimpangan terhadap isi standar atau ketidak-sesuaian antara kondisi riil dengan isi standar, mengevaluasi, mencatat, melaporkan semua hal  tentang pelaksanaan standar.
  5. Tahap Peningkatan (P) Standar: Tahap ketika isi satu, beberapa, atau seluruh standar harus  ditingkatkan mutunya secara berkala dan berkelanjutan.
Garis Besar isi Manual SPMI
  1. Tujuan dan maksud Manual SPMI.
  2. Luas lingkup Manual SPMI.
    • Manual Penetapan Standar;
    • Manual Pelaksanaan Standar;
    • Manual Evaluasi (Pelaksanaan) Standar;
    • Manual Pengendalian (Pelaksanaan) Standar;
    • Manual Peningkatan Standar.
  3. Rincian tentang hal yang harus dikerjakan.
  4. Pihak yang bertanggungjawab mengerjakan sesuatu
  5. Uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan sesuai manual SPMI.
  6. Uraian bagaimana dan bilamana pekerjaan itu harus dilaksanakan.
  7. Rincian formulir/borang/proforma yang harus dibuat dan digunakan sebagai bagian dari manual SPMI.
  8. Rincian sarana yang digunakan sesuai petunjuk dalam manual SPMI.

Demikian sekilas info tentang Model PDCA dan Manual PPEPP. Semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


Info Pelatihan SPMI

mutupendidikan.com


Instagram: @mutupendidikan

Ciri ciri sekolah bermutu

Ciri-Ciri Sekolah Bermutu

“Ciri-Ciri Sekolah Bermutu”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Tentu saja kita semua berharap dapat menyekolahkan anak-anak di sekolah yang bermutu. Melalui sekolah yang bermutu, capaian pembelajaran akan sesuai dengan harapan setiap pemangku kepentingan (Stakeholder).


Slide pdf / ppt: Karakteristik Sekolah Bermutu


Apa karakeristik atau ciri-ciri sekolah bermutu? Untuk menjawabnya, berikut info karakteristik/ ciri-ciri sekolah bermutu yang disarikan dari beberapa pendapat pakar pendidikan.

13 ciri-ciri sekolah bermutu menurut para Ahli, yaitu:
  1. Sekolah senantiasa fokus pada keinginan dan kebutuhan konsumen (Stakeholder), baik itu konsumen internal, maupun konsumen eksternal.
  2. Sekolah yang berkomitmen kuat untuk senantiasa memberikan yang terbaik dan bertindak benar sejak awal kegiatan. Dengan demikian sudah diantisipasi munculnya kesalahan-kesalahan yang tidak perlu terjadi.
  3. Sekolah yang melakukan investasi pada bidang sumber daya manusia secara tepat, sehingga memperoleh kualitas SDM yang benar-benar unggul.
  4. Sekolah memiliki strategi untuk mencapai kualitas, baik di tingkat pimpinan, tenaga akademik, maupun tenaga administratif.
  5. Sekolah mengelola atau memperlakukan keluhan sebagai umpan balik untuk mencapai kualitas dan memposisikan kesalahan sebagai instrumen untuk berbuat benar pada masa berikutnya
  6. Sekolah memiliki kebijakan dalam perencanaan untuk mencapai kualitas, baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang.
  7. Sekolah mengupayakan proses perbaikan dengan melibatkan semua orang sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan tanggung jawabnya.
  8. Sekolah mendorong orang orang agar memiliki kreativitas, mampu menciptakan kualitas dan merangsang yang lainnya agar dapat bekerja secara berkualitas.
  9. Sekolah memperjelas peran dan tanggung jawab setiap orang, termasuk kejelasan arah kerja secara vertikal dan horizontal.
  10. Sekolah memiliki strategi jangka panjang, jangka menengah  dan jangka pendek. Sekolah memiliki kriteria evaluasi yang jelas.
  11. Sekolah memandang atau menempatkan kualitas yang telah dicapai sebagai jalan untuk untuk memperbaiki kualitas layanan lebih lanjut.
  12. Sekolah memandang kualitas sebagai bagian integral dari budaya kerja.
  13. Sekolah menempatkan peningkatan kualitas secara terus menerus sebagai suatu keharusan.

Demikan sekilas informasi tentang ciri-ciri sekolah bermutu, bagaimana pendapat Anda?

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


mutupendidikan.com

Info Pelatihan SPMI


Instagram: @mutupendidikan

Dapatkan informasi terkait: Pelatihan, In-House Training,  Pengembangan Mutu Pendidikan, Pelatihan SPMI dan AMI, Budaya Mutu.

Laporan Audit Mutu Internal

Pembuatan Laporan Audit Mutu Internal SPMI

“Pembuatan Laporan Audit Mutu Internal untuk keberhasilan SPMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Pembuatan laporan Audit sangat penting sekali, karena dokumen ini akan menjadi acuan untuk kegiatan kajiulang manajemen (management review) dan sebagai arsip penting yang akan digunakan sebagai referensi dimasa yang akan datang.

Oleh karena itu laporan Audit harus dibuat baku, lengkap dan profesional, baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy.

Tanpa laporan audit yang baik, pelaksanaan SPMI akan berjalan kurang efektif. Laporan Audit yang baik akan memudahkan masing-masing level manajemen untuk melakukan tindakan koreksi, korektif dan preventif.

Tahukan anda perbedaan tindakan koreksi, korektif dan preventif?

Pengertian Laporan

Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Fakta-fakta yang disajikan tersebut berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada segenap Tim Auditor.

Tujuan Pembuatan Laporan
  • Menjelaskan tujuan
  • Menguraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dll.
  • Menguraikan fakta-fakta
  • Menganalisis kegiatan
  • Memberikan penilaian
  • Menyampaikan usulan & rekomendasi
  • Membuat kesimpulan
  • Membuat arsip kegiatan, dll.
Manfaat Pembuatan Laporan
  • Dasar penentuan kebijakan.
  • Dasar pengarahan pimpinan.
  • Bahan penyusunan rencana kegiatan untuk periode berikutnya.
  • Dasar untuk melakukan perbaikan.
  • Untuk mengetahui proses peningkatan kegiatan.
  • Sebagai arsip/ data sejarah, dll.

Apa saja yang perlu dituangkan dalam laporan audit dan kepada siapa laporan audit akan didistribusikan?

Laporan Audit Mutu Internal

Laporan Audit Mutu Internal, minimal berisi:

  • Lingkup dan tujuan audit
  • Jadwal pelaksanaan audit.
  • Nama-nama anggota tim auditor
  • Nama-nama obyek/unit teraudit.
  • Rincian dokumen-dokumen acuan /standar yang dipakai.
  • Ringkasan Temuan Positif (Praktek Baik), Ketidak sesuaian (KTS), observasi, dan rekomendasi.
  • Ringkasan hasil audit dan pertimbangan.
  • Rencana tindak lanjut yang disepakati, oleh siapa dan kapan dilaksanakan.
Distribusi Laporan Audit

Setelah laporan selesai disusun, tentu harus didistribusikan pada pihak-pihak yang berkepentingan. Diantaranya:

  • Top management/ Pimpinan puncak teraudit.
  • Anggota tim kajiulang manajemen
  • MP-AMI/ Manajer Program AMI
  • Segenap Auditor dan teraudit.
  • Mereka yang bertanggung jawab atas tindakan koreksi, korektif & tindakan pencegahan / Preventif.

Baca juga: Klasifikasi Audit Mutu Internal

Untuk uraian dalam bentuk PowerPoint (PDF), silahkan diunduh dalam SlideShare berikut ini :

Pembuatan Laporan AMI SPMI

Demikian semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_____________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Temuan Audit Mutu Internal dalam SPMI dan ISO 21001

Jenis-Jenis Temuan dalam Audit Mutu Internal

“Jenis-Jenis Temuan dalam Audit Mutu Internal”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Dalam pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Lembaga Pendidikan diwajibkan menjalankan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI).

IG: @mutupendidikan

Ketika menjalankan tugas audit, seringkali auditor mendapatkan beberapa temuan (finding). Jenis temuan dapat bermacam-macam, diantaranya:

  1. Temuan Positif
    • Good Practice; Prestasi
    • Conformities; kesesuaian
  2. Temuan negatif
    • Ketidak sesuaian; Non-conformities (NC)
      • Major (berat)
      • Minor (ringan)
  3. Observasi (OB)
    • Peluang untuk perbaikan (Opportunities for Improvement)

_________________________________

_________________________________

Jenis-Jenis Temuan

Temuan Positif (kesesuaian):

Ketika mendapatkan temuan positif. Auditor harus mencatat segala prestasi, keberhasilan, kesuksesan, kesesuaian yang ditemukan. Jadi jangan hanya temuan negatif (non-conformities) saja yang dicatat, namun juga temuan-temuan positif.

Contoh Temuan-temuan positif seperti:
  • Kesesuaian program dengan standar
  • Target standar berhasil dilampaui
  • SOP dijalankan dengan benar
  • Target SOP dilampaui.
  • Manual SPMI (PPEPP) diimplemenasikan dengan baik
  • Kebijakan SPMI dipatuhi dan disosialisasikan.
  • Formulir digunakan dengan baik.

Temuan-temuan positif harus dicatat dan disampaikan dalam laporan audit mutu internal.

Untuk memperkuat perilaku-perilaku positif agar diulang lagi dikemudian hari. sangat dianjurkan, untuk memberi penghargaaan (reward) bagi unit kerja yang berhasil mendapatkan temuan positif. Hal ini sesuai dengan teori motivasi B.F. Skinner (Reinforcement Theory)

Baca juga: Klasifikasi Audit Mutu

Temuan Ketidak sesuaian (KTS):
Kategori Berat:
  • KTS yang menghambat keberhasilan sertifikasi, akreditasi atau registrasi.
  • KTS yang berpengaruh besar terhadap kualitas produk/pelayanan PT
  • KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen/ mahasiswa
  • KTS yang merupakan ancaman/ gangguan terhadap kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi.
Kategori Ringan:
  • KTS yang mudah diperbaiki/diralat
  • KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi kualitas produk/pelayanan.
  • KTS yang tidak menghambat perolehan sertifikasi/akreditasi/ registrasi dll.
Pertanyaan Diskusi:
  1. Sejauh mana peran Audit Mutu Internal bagi keberhasilan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) lembaga pendidikan?
  2. Jenis-jenis temuan apa saja yang ditemukan saat kegiatan AMI?
  3. Bagaimana cara mencatat temuan audit  dengan benar ?
  4. Bagaimana cara menulis PTK (Permintaan Tindakan Koreksi)?

Untuk mengenal lebih dalam tentang temuan-temuan audit dan aspek-aspeknya, silahkan diunduh file Slideshare diatas.

Demikian uraian singkat tentang Jenis-Jenis Temuan dalam Audit Mutu Internal. Semoga bermanfaat & salam sukses selalu.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_________________________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Pelatihan & Pendampingan SPMI, AMI dan ISO 21001


Menghadirkan informasi terkait: Pelatihan Daring /Pelatihan Kerja / TQM / PDCA / Pendidikan / Sekolah / SMA / SMP / Sekolah Model / Sekolah SPMI /

Peran Pendidikan dan Pelatihan bagi TQM

Peran Pendidikan dan Pelatihan bagi TQM

“Peran Pendidikan dan Pelatihan bagi implementasi TQM”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Menurut Prof. Sondang P. Siagian, pengertian pendidikan adalah keseluruhan proses, teknik dan metode mengajar dalam rangka mengalihkan sesuatu pengetahuan dari seseorang kepada orang yang lain dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya.

Instagram: @mutupendidikan

Sedangkan pelatihan adalah juga proses belajar mengajar dengan memakai teknik dan metode tertentu.

Belajar Mudah dengan PowerPoint (PDF):

Pendidikan dan Pelatihan

Sementara John Suprihanto menjelaskan bahwa pendidikan dan pelatihan adalah suatu proses pembinaan pengertian dan pengetahuan terhadap kelompok fakta, aturan serta metode yang terorganisasikan dengan megutamakan pembinaan, kejujuran dan ketrampilan.

Pendapat pakar lain Wijaya, “Pendidikan dimaksudkan untuk membina kemampuan atau mengembangkan kemampuan berpikir para pegawai, meningkatkan kemampuan mengeluarkan gagasan-gagasan pada pegawai sehingga mereka dapat menunaikan tugas kewajiban dengan sebaik-baiknya”. Waktu yang diperlukan untuk pendidikan bersifat lebih formal. Sedangkan latihan lebih mengembangkan ketrampilan teknis sehinga pegawai dapat menjalankan pekerjaan dengan sebaik-baiknya. Latihan berhubungan dengan pengajaran tugas pekerjaan dan waktunya belajarnya lebih singkat,  dan tidak terlalu formal formal.

Pelatihan dimaksudkan untuk membantu meningkatkan kemampuan pegawai melaksanakan tugas sekarang, sedangkan pendidikan lebih berorientasi pada peningkatan produkktivitas kerja pegawai di masa depan. Namun demikian perbedaan itu tidak perlu ditonjolkan karena kedua pengertian itu umumnya sering digunakan bersama-sama.

Menurut Soekidjo Natoatmodjo, berbedaan antara pendidikan dan pelatihan secara teoritis dapat diidentifikasikan sebagai berikut:

No.ParameterPendidikanPelatihan
1Pengembangan KemampuanMenyeluruh (komprehensif)Khusus (spesific)
2Area kemampuanArea Kognitif, afektifArea Psikomotorik
3Jangka waktu pelaksanaanPanjang /lamaPendek /singkat
4Materi yang diberikanLebih umumLebih khusus
5Penekanan penggunaan Metode Belajar MengajarKonvensionalInkonvensional
6Penghargaan akhir prosesGelar (degree)Sertifikat (Non gelar)
Perbedaan antara Pendidikan dengan Pelatihan


Dari penjelasan di atas, dapat diambil kesimpulkan bahwa pelakasanaan pendidikan (education) dan pelatihan (training) menitikberatkan pada :

  • Membantu karyawan guna meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan
  • Pengetahuan  dan ketrampilan yang diperoleh sangat erat hubungannya dengan pekerjaan sekarang maupun pekerjaan di masa yang akan datang.

Pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan hendaknya direncanakan dan diorganisasikan sebaik mungkin untuk mendapatkan efektivitas program kerja.

Pertanyaan:
  1. Bagaimana Peran Pendidikan dan Pelatihan bagi keberhasilan manajemen mutu (SPMI, TQM, ISO 21001)?
  2. Sejauh mana kesesuaian program Pelatihan dan Pengembangan di Lembaga Pendidikan dengan tuntutan SPMI?

Untuk materi detail tentang implementasi program pendidikan dan pelatihan  menurut pakar manajemen mutu /TQM, Silahkan diunduh pada file power point diatas.

Demikian semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_________________________________

mutupendidikan.com

Pelatihan & Pendampingan

Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan

Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan

“Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم


Institusi Pendidikan yang ingin terdepan dalam pengelolaan mutu pendidikan, dapat menerapkan teknik-teknik manajemen dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

Instagram: @mutupendidikan

Pengambilan keputusan dalam suatu organisasi, merupakan tugas yang sangat penting bagi pimpinan organisasi seperti lembaga pendidikan. Pimpinan disini dapat rektor, dekan, atau kepala unit kerja. Dapat Kepala sekolah, wakil dan pimpinan departemen.

Pengambilan keputusan dapat dianggap sebagai suatu hasil atau keluaran dari proses mental atau kognitif yang membawa pada pemilihan suatu jalur tindakan di antara beberapa alternatif yang tersedia. Setiap proses pengambilan keputusan selalu menghasilkan satu pilihan final.

Keberhasilan SPMI sebagai sistem mutu, juga sangat tergantung keberhasilan pimpinan lembaga pendidikan dalam proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

Banyak keputusan penting terkait SPMI , seperti penetapan standar yang SMART ( Spesific, Measurable, Attainable, Relevant & Timed). Penetapan isi kebijakan SPMI, Manual PPEPP, isi prosedur, bentuk form dll.

Penguasaan teknik pengambilan keputusan, dapat meningkatkan keberhasilan proses PDCA atau PPEPP dalam SPMI. Pakar mutu, Edward Deming merekomendasikan penggunaan alat-alat berikut ini untuk membantu proses pemecahan masalah/ pengambilan keputusan.

  • Cause-and-effect diagrams: Merupakan diagram yang menunjukkan berbagai penyebab dari sebuah even yang spesifik. Ide diagram ini pertama kali diperkenalkan oleh seorang pakar manajemen mutu bernama Kaoru Ishikawa.
  • Flowcharts: Merupakan bagan (chart) yang menunjukkan aliran (flow) dalam program atau prosedur dalam sebuah sistem. Bagan alir tersebut dimanfaatkan sebagai alat bantu koordinasi, komunikasi dan dokumentasi.
  • Pareto charts: Merupakan grafik berbentuk batang yang menunjukkan masalah berdasarkan urutan banyaknya jumlah kejadian. Urutannya mulai dari jumlah masalah yang paling banyak sampai yang paling sedikit. Batang grafik tertinggi (posisipaling kiri) hingga grafik terendah (paling kanan). Diagram Pareto bermanfaat untuk menentukan prioritas masalah yang akan diselesaikan. Tentu saja Masalah yang paling banyak dan sering terjadi merupakan prioritas utama.
  • Run charts: Run chart adalah tools / alat untuk pengembangan/ memperbaiki sebuah proses. Caranya dengan menampilkan dan mempelajari data yang diamati dalam urutan waktu. Data-data yang ditampilkan seringkali mewakili beberapa aspek output atau kinerja dari sebuah proses. Misalnya; Bagaimana kita bisa menampilkan data komplain wali murid dari waktu ke waktu. Bgm pola yang terbentuk, akan membantu melihat/ menemukan masalah dan mencari solusi yang tepat.
  • Histograms: Manfaat Histogram untuk memberikan gambaran/ informasi tentang variasi sebuah proses. Histogram membantu manajemen untuk membuat keputusan dalam rangka peningkatan proses. Misalnya proses belajar mengajar di sekolah.
  • Control charts: Berguna untuk memastikan apakah proses- proses (misal: pendidikan) sedang dalam keadaan kontrol statistik. Control chart dapat memberi panduan untuk melakukan perbaikan. Control chart dapat juga dimanfaatkan sebagai alat untuk memonitor adanya resiko.
  • Scatter diagrams: Disebut diagram tebar, berfungsi untuk melakukan pengujian seberapa kuat hubungan antara 2 variabel, dan untuk menentukan jenis hubungan dari 2 variabel tersebut. Apakah mempunyai hubungan Positif, Negatif atau tidak ada hubungan sama sekali.

Ada banyak metode dan pendekatan dalam proses pemecahan masalah / pengambilan keputusan. Pimpinan lembaga pendidikan dan pelaksana SPMI atau tim Gugus Kendali Mutu (GKM) sangat dianjurkan menerapkan metode-metode pemecahan masalah /pengambilan keputusan agar diperoleh hasil yang maksimal menuju perbaikan terus menerus.

Berikut Slide PPT yang dapat diunduh:

Demikian semoga uraian tentang Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan ini dapat bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


mutupendidikan.com

Info Pelatihan SPMI


Kata Kunci untuk membantu penelusuran: Download ppt, file ppt, pengambilan keputusan, problem solving, pendidikan, SMA, SMP, SD, Perguruan Tinggi, Cause-and-effect diagrams, Flowcharts, Pareto charts, Run charts, Histograms, Control charts, Scatter diagrams, makalah seven tools, contoh kasus senen tools, new seven tools, pelatihan mutu pendidikan

%d blogger menyukai ini: