• 628123070905
  • mutupendidikan.info@gmail.com

Blog & PowerPoint

Audit Mutu Internal Perguruan Tinggi

Problem Audit Mutu Internal

Salah satu problem dalam kegiatan audit mutu internal (AMI) adalah:

“Anggota Tim audit kurang dibekali dengan berbagai pengetahuan dan skill tentang proses audit”

Institusi pendidikan sangat dianjurkan untuk memberi pembekalan yang cukup agar tenaga auditor mereka dapat terjun ke lapangan secara memadai. Tenaga auditor yang tidak terampil, tentu saja dapat merusak tatanan sistem manajemen mutu yang telah dibangun selama ini. Lembaga penjaminan mutu akan berkurang wibawanya apabila tenaga auditor tidak berfungsi sebagaimana mestinya.

Seorang Auditor yang cakap/terlatih umumnya memiliki ketrampilan audit seperti:

  1. Memiliki rasa percaya diri dan kewenangan yang cukup dalam menjalankan fungsinya.
  2. Menguasai teknik-teknik dan sikap yang tepat untuk menjalankan audit mutu internal
  3. Menguasai konsep-konsep penting dalam audit mutu internal
  4. Memahami proses-proses inti dan proses-proses pendukung yang ada dalam organisasi pendidikan
  5. Memahapi konsep P-D-C-A atau “PPEPP” dan cara beroperasi sistem manajemen mutu (SPMI)
  6. Memahami standar-standar yang dimiliki lembaga pendidikan yang di audit
  7. Memahami proses pendokumentasian sistem manajemen mutu.

Demikian kriteria penting yang harus dimiliki tenaga auditor internal. Kegiatan audit mutu internal bukan pekerjaan yang mudah, bukan pekerjaan yang remeh, bukan pekerjaan sambilan. Pembekalan yang cukup dan memadai sangat diperlukan bagi semua calon auditor.

Demikian, tetap semangat dan selamat berjuang.

admin,

mutupendidikan.com

Memberi Solusi bagi Pengembangan Mutu Pendidikan & SPMI

Sukses SPMI Pendidikan Unggul

“Sukses SPMI Pendidikan Unggul”


Tips Sukses SPMI #7:

“Jadilah Bagian dari Solusi…”

Pepatah mengatakan “Jika Anda bukan bagian dari solusi, Anda bagian dari masalah“. Ya, ide ini berlaku bagi tim kerja dan juga sejumlah solusi lain dalam kehidupan. Tim SPMI mengandalkan masukan dan usaha dari semua anggota organisasi dalam lembaga pendidikan.

Baca juga: Kerjasama Tim & Sinergi Mencapai Target

Menjadi “bagian dari solusi” berarti bahwa Anda datang di kantor tiba tepat pada waktunya, siap dan berkeinginan untuk bekerja, mendengarkan ide orang lain, berbagi ide Anda sendiri dan terfokus pada kerja tim.

Dalam menjalankan tugas-tugas pencapaian Standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal). Sering kali kita dituntut untuk bekerja dengan sekuat tenaga untuk  pencapaian target-target standar pendidikan. Sinergi akan diperoleh bila masing-masing anggota tim (unit kerja) bisa menjadi bagian dari solusi.

Pertemuan rapat mungkin berlangsung pada waktu yang tidak tepat bagi Anda, atau Anda mungkin merasa bosan atau tidak termotivasi oleh tugas-tugas yang diberikan. Sikap Anda benar-benar mempengaruhi efektivitas Anda. Ya, hanya Anda yang dapat mengendalikan sikap Anda. Bangunlah sikap yang positif, kembangkan sikap empati pada kesulitan-kesulitan tim anda. SPMI akan berhasil bila anggota organisasi memiliki motivasi kerja yang unggul.

Mutu Pendidikan

Apabila standar SPMI sudah ditetapkan, maka Anda dan tim anda harus fokus pada upaya pencapaian target standar tersebut. Tim kerja laksana satu tubuh, dimana masing-masing anggota tubuh berkontribusi pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Jangan menjadi “free rider” atau pembonceng gratis. Free Rider adalah anggota tim yang tidak ikut memberi solusi, tidak ikut bekerja, tidak ikut berkontribusi namun ikut menikmati hasil yang diperoleh anggota tim.

Baca juga: Tolong menolong, Kerjasama & Bersinergi dalam SPMI

Apa yang perlu Anda lakukan? Buatlah standar SPMI yang SMART (Spesific, Measurable, Attainable, Relevant, Timed). Berkontribusilah dengan senang hati untuk pencapaian standar tersebut. Jadilah bagian dari solusi, berikan ide-ide dan pemikiran terbaik. Kerjakan tugas-tugas Anda tepat waktu dengan hasil yang unggul, bantulah anggota tim yang mengalami kesulitan,  rayakan dan syukuri keberhasilan tim Anda.

APAKAH ANDA BAGIAN DARI SOLUSI?
  • Bagaimana Anda, secara khusus, dapat menggunakan waktu pertemuan tim Anda untuk memastikan bahwa Anda adalah “bagian dari solusi”?
  • Apa pengertian menjadi “bagian dari solusi” bagi tim Anda, bagi departemen Anda dan bagi organisasi Anda?
  • Apa langkah-langkah inovasi Anda agar SPMI menjadi Unggul?

Demikian uraian singkat tentang “Sukses SPMI Pendidikan Unggul” semoga bermanfaat.


mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan

Kerjasama Sinergi dalam SPMI

Kerjasama Sinergi dalam SPMI

“Kerjasama Sinergi dalam SPMI”


Tips Sukses SPMI #4:

“Bangun Budaya Saling Tolong Menolong dan Bersinergi…”


Membangun tim kerja yang handal merupakan keniscayaan dalam pelaksanaan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal). Tolong menolong, bantu membantu merupakan tuntutan kerja yang tidak bisa diabaikan. Beban kerja yang berfluktuasi sesuai tanggal dan bulan-bulan tertentu, mengharuskan Anda untuk siap menolong dan siap ditolong. Itulah Budaya Mutu yang harus dibangun dalam SPMI.

Baca juga: Kerjasama Tim & Sinergi Mencapai Target

“Sinergi” pencapaian Standar Mutu Pendidikan merupakan tuntutan dalam pelaksanaan SPMI. Menggabungkan kekuatan dan keahlian dari masing-masing anggota organisasi bertujuan untuk meningkatkan produktifitas & menumbuhkan sinergi positif. Apakah Anda siap memberi bantuan pada tim kerja Anda? Apakah pimpinan lembaga pendidikan telah merencanakan program sinergi dengan baik?

Membangun sinergi positif secara terus menerus merupakan bagian & tuntutan dari Budaya Mutu SPMI

Kadang-kadang, terasa sulit untuk menerima pertolongan/bantuan dari orang lain, karena Anda berpikir itu membuat Anda tidak efektif atau lemah. Dalam organisasi SPMI, menawarkan dan menerima bantuan ketika diperlukan merupakan bagian dari budaya dan kerja tim. Konsep Lean & Agile (ramping dan lincah) merupakan satu keharusan dalam lingkungan yang sangat kompetitif dan bergejolak (disrupsi) seperti saat ini.

Tidak menerima bantuan dan kemudian menghadapi tenggat waktu atau harus mencari alasan karena tidak menyelesaikan satu tugas, tentu itu lebih tidak efektif dalam pekerjaan.

Meminta bantuan itu bukan stigma kegagalan, itu adalah suatu afirmasi bahwa Anda memiliki komitmen yang Anda buat pada tim Anda dan organisasi Anda. Anda ingin melihat bahwa indikator Standar SPMI tercapai, tenggat (target) waktunya terpenuhi, pekerjaan diserahkan sesuai janji. Sebagai anggota tim Anda dapat merasa bebas untuk meminta bantuan dan mengetahui  bahwa disaat lain, kemudian Anda akan sebaliknya dimintai bantuan juga. Itulah makna budaya tolong menolong yang sangat penting dalam SPMI.

Baca juga: Sukses SPMI, Jadilah Bagian Dari Solusi

Jika Anda menjumpai diri Anda sendiri terus-terus mencari bantuan dari orang lain, berbicaralah dengan penyelia Anda atau anggota tim lain tentang bagaimana Anda mungkin meningkatkan produktivitas Anda, atau mengorganisasikan beban kerja Anda. Dari sini akan dicari akar masalah dan direncanakan tindakan solusi yang tepat.

Periksalah apakah ada hal-hal berikut yang berlaku pada Anda:
  • Dalam pelaksanaan standar SPMI, apakah Anda terlalu banyak meminta bantuan unit lain (orang lain)?
  • Apakah proses perkiraan (target capaian standar) Anda terlalu optimis? Atau sebaliknya terlalu mudah?
  • Apakah Anda membutuhkan beberapa bantuan menyangkut manajemen waktu?

Yes….Sekali lagi, meminta bantuan adalah langkah pertama dalam mengatasi ketidakefisian pekerjaan.

Bagaimana Budaya Tolong Menolong dalam Implementasi SPMI di tempat Anda?

Pikirkan tentang saat ketika Anda ingin meminta bantuan, tetapi masih prihatin tentang bagaimana orang lain akan melihatnya. Kapan Anda meminta bantuan dan ditolak? Mengapa itu terjadi?

Diskusi:

Diskusikan dalam tim Anda, bagaimana proses pemberian beban kerja dan permintaan bantuan jika dibutuhkan.

Demikan, uraian singkat tentang Kerjasama Sinergi dalam SPMI, semoga bermanfaat.

___________________________________

mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

Kunjungi: Pelatihan & Pendampinan


Hubungi Customer Service Anda untuk:

Outbound & Pelatihan Membangun Budaya Mutu Pendidikan /SPMI

Pelatihan SPMI & Membangun “Team Work” dalam Organisasi Pendidikan


Audit Mutu Internal Pendidikan

Seberapa Sering Audit Mutu Internal dilaksanakan?

“Seberapa Sering Audit Mutu Internal Pendidikan Dilaksanakan?”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Dalam lingkungan organisasi yang berubah cepat seperti saat ini, fungsi audit mutu internal (AMI) dan kegiatan kaji ulang manajemen (management review) sebaiknya semakin sering dilakukan.

Dengan kegiatan AMI yang tepat waktu (interval & frekuensi), diharapkan semua permasalahan yang memerlukan penanganan cepat akan dapat diatasi.

Temuan Ketidak Sesuaian (KTS) dapat secepatnya diatasi  dan pada akhirnya institusi pendidikan tidak terlambat dalam mengambil tindakan perbaikan, koreksi maupun pencegahan.

Baca juga: Problem Audit Mutu Internal

Bagaimana jadwal dan frekuensi audit mutu internal (AMI) dan kaji ulang manajemen disusun? Memang tidak ada ketentuan yang berlaku. Lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi, Sekolah, Madrasah) secara internal bebas menentukan sendiri frekuensi kegiatan tersebut, apakah akan dilakukan setiap triwulan, semester atau setiap tahun.

Namun demikian waktu 1 tahun tentu saja terlalu lama untuk suatu organisasi yang sangat dinamis. Dalam kurun waktu setahun, telah banyak sekali kejadian-kejadian dalam organisasi. Ada berbagai permasalahan yang muncul, yang memerlukan kajian dan pembahasan cepatnya.

Dalam situasi tersebut, interval AMI dan kegiatan kaji ulang manajemen diharapkan lebih sering dilakukan, misalnya dilakukan tiga bulan sekali. Peran kegiatan Manajemen Resiko diharapkan lebih ditingkatkan.

Perlu dipilah kegiatan-kegiatan yang memiliki resiko yang tinggi atau tidak. Kegiatan organisasi yang beresiko tinggi terhadap keberhasilan organisasi hendaknya dapat di audit lebih sering. Misalnya dalam kasus-kasus yang terkait komplain dari pelajar/ mahasiswa/stakeholder. Kalau hal ini diselesaikan menunggu waktu 6 bulan atau 1 tahun ke depan tentu sudah terlambat, dan akan menyebabkan kekecewaan dari para stakeholder.

Sekali lagi, dalam menetapkan interval pelaksanaan AMI, sangat dianjurkan lembaga pendidikan mempertimbangkan Risk management. Unit kerja dan kegiatan yang memiliki resiko yang tinggi, seharusnya lebih sering diaudit.

Organisasi Pendidikan perlu membuat bagan business Process. Dengan bagan ini, akan dapat diidentifikasi proses-proses mana saja yang beresiko tinggi, sedang dan rendah. Untuk proses-proses yang beresiko rendah, tentu tidak perlu dilakukan proses audit yang terlalu sering.

Baca juga: Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Dalam lembaga pendidikan, proses yang beresiko tinggi, biasanya ternyadi di bidang akademik dan bidang keuangan. Dalam proses bidang tersebut, sangat dianjurkan intensitas kegiatan Audit Mutu Internal dilakukan lebih sering.

Demikian uraian singkat tentang Audit Mutu Internal Pendidikan. Semoga uraian singkat ini dapat bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

__________________________

mutupendidikan.com

IG: @mutupendidikan

Kunjungi: Pelatihan & Pendampingan

Permasalahan Audit Mutu Internal

12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal

“Mencermati 12 Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Kegiatan Audit Mutu Internal adalah kegiatan penting yang wajib dilakukan oleh institusi Pendidikan yang menjalaskan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) atau yang mengadopsi SMM ISO 21001.

Tujuan audit mutu internal (AMI) adalah untuk menilai seberapa efektif penerapan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) atau penerapan sistem manajemen mutu lainnya seperti ISO 21001 :2018

Baca juga: Problem Audit Mutu Internal

Pelaksanaan AMI akan menunjang proses perbaikan yang berkelanjutan di lingkungan Institusi Pendidikan. Hasil Audit Mutu Internal, diharapkan akan memberbaiki pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dalam siklus SPMI dikenal istilah PPEPP, yang meliputi Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi Pelaksanaan Standar, Pengendalian Pelaksanaan Standar & Peningkatan Standar.

Baca juga: Manajemen Kualitas

Pelaksanaan AMI, merupakan salah satu proses dalam kegiatan Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI. Dalam prakteknya banyak kendala-kendala yang dihadapi dalam penerapan audit mutu internal. Berikut adalah beberapa kendala yang sering dijumpai.

Berikut 12  Kendala Pelaksanaan Audit Mutu Internal:
  1. Auditee/teraudit kurang memahami kegunaan audit bagi unit kerja masing-masing sehingga audit dianggap merepotkan dan merupakan beban pekerjaan tambahan.
  2. Ada persepsi bahwa kegiatan audit mutu internal hanya mengganggu pekerjaan utama sehari-hari.
  3. Auditor mutu internal yang ada tidak memiliki keahlian/ kompetensi sebagai auditor dan bahkan tidak paham tata cara mengelola audit mutu internal.
  4. Auditor Mutu internal tidak memiliki kekuasaan (power) yang cukup sehingga auditee / teraudit kerap menganggap enteng dan tidak menindaklanjuti temuan-temuan audit yang ada.
  5. Tidak disiapkan reward /penghargaan yang memadai bagi petugas Auditor. Hal ini berdampak pada motivasi kerja tim auditor.
  6. Auditor memiliki beban tugas dan pekerjaan yang cukup padat, memiliki tanggung jawab terhadap pekerjaan utamanya (seperti jadwal mengajar yang cukup padat bagi seorang dosen/guru) sehingga auditor sulit menepati jadwal audit yang telah ditetapkan.
  7. Lemahnya dukungan manajemen puncak berkaitan dengan kegiatan audit mutu internal. Manajemen kurang menerapkan reward & punishment terhadap jalannya kegiatan AMI. Manajemen puncak acuh terhadap kegiatan AMI, tidak memberikan teladan yang benar.
  8. Batasan yang tegas pembagian temuan audit seperti temuan mayor/minor yang tidak jelas kriterianya sehingga membuat auditee kebingungan, konflik dan kecewa.
  9. Temuan audit tidak di tindaklanjuti (follow up) sebab selama ini tidak ada sanksi jika tidak ada tindak lanjut (follow up).
  10. Masih banyak pihak yang beranggapan bahwa audit dilakukan untuk mencari kesalahan orang. AMI memilik citra yang negatif dimata auditee/teraudit.
  11. Update penyegaran ketrampilan auditor jarang dilakukan sehingga kompetensi auditor kurang berkembang.
  12. Tidak lanjut yang dilakukan auditee tidak menyentuh akar masalah, sehingga masalah yang sama akan terulang lagi dimasa yang akan datang.
  13. Frekuensi audit dilakukan tanpa mempertimbangkan manajemen resiko.

Demikian, sekilas informasi tentang permasalahan AMI di lapangan, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

________________________________

mutupendidikan.com

Instagram: @mutupendidikan

Kunjungi: Pendampingan & Pelatihan

Laporan Audit Mutu Internal

Pembuatan Laporan Audit Mutu Internal SPMI

“Pembuatan Laporan Audit Mutu Internal untuk keberhasilan SPMI”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Pembuatan laporan Audit sangat penting sekali, karena dokumen ini akan menjadi acuan untuk kegiatan kajiulang manajemen (management review) dan sebagai arsip penting yang akan digunakan sebagai referensi dimasa yang akan datang.

Oleh karena itu laporan Audit harus dibuat baku, lengkap dan profesional, baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy.

Tanpa laporan audit yang baik, pelaksanaan SPMI akan berjalan kurang efektif. Laporan Audit yang baik akan memudahkan masing-masing level manajemen untuk melakukan tindakan koreksi, korektif dan preventif.

Tahukan anda perbedaan tindakan koreksi, korektif dan preventif?

Pengertian Laporan

Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Fakta-fakta yang disajikan tersebut berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada segenap Tim Auditor.

Tujuan Pembuatan Laporan
  • Menjelaskan tujuan
  • Menguraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dll.
  • Menguraikan fakta-fakta
  • Menganalisis kegiatan
  • Memberikan penilaian
  • Menyampaikan usulan & rekomendasi
  • Membuat kesimpulan
  • Membuat arsip kegiatan, dll.
Manfaat Pembuatan Laporan
  • Dasar penentuan kebijakan.
  • Dasar pengarahan pimpinan.
  • Bahan penyusunan rencana kegiatan untuk periode berikutnya.
  • Dasar untuk melakukan perbaikan.
  • Untuk mengetahui proses peningkatan kegiatan.
  • Sebagai arsip/ data sejarah, dll.

Apa saja yang perlu dituangkan dalam laporan audit dan kepada siapa laporan audit akan didistribusikan?

Laporan Audit Mutu Internal

Laporan Audit Mutu Internal, minimal berisi:

  • Lingkup dan tujuan audit
  • Jadwal pelaksanaan audit.
  • Nama-nama anggota tim auditor
  • Nama-nama obyek/unit teraudit.
  • Rincian dokumen-dokumen acuan /standar yang dipakai.
  • Ringkasan Temuan Positif (Praktek Baik), Ketidak sesuaian (KTS), observasi, dan rekomendasi.
  • Ringkasan hasil audit dan pertimbangan.
  • Rencana tindak lanjut yang disepakati, oleh siapa dan kapan dilaksanakan.
Distribusi Laporan Audit

Setelah laporan selesai disusun, tentu harus didistribusikan pada pihak-pihak yang berkepentingan. Diantaranya:

  • Top management/ Pimpinan puncak teraudit.
  • Anggota tim kajiulang manajemen
  • MP-AMI/ Manajer Program AMI
  • Segenap Auditor dan teraudit.
  • Mereka yang bertanggung jawab atas tindakan koreksi, korektif & tindakan pencegahan / Preventif.

Baca juga: Klasifikasi Audit Mutu Internal

Untuk uraian dalam bentuk PowerPoint (PDF), silahkan diunduh dalam SlideShare berikut ini :

Pembuatan Laporan AMI SPMI

Demikian semoga bermanfaat.

خَيْرُ الناسِ أَنْفَعُهُمْ لِلناسِ

_____________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

Kode Etik Auditor Mutu Internal Institusi Pendidikan

Kode Etik Auditor Mutu Internal (AMI)

“Contoh Kode Etik Auditor Mutu Internal (AMI)”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Lembaga Pendidikan Seperti Perguruan Tinggi, Sekolah & Madrasah perlu merumuskan kode etik auditor (KEA) yang akan menjadi acuan dalam pelaksanaan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI)

Tujuan perumusan KEA ini untuk mendorong budaya etis di kalangan profesi auditor mutu internal. Kode etik ini diperlukan oleh profesi auditor mutu internal untuk menumbuhkan kepercayaan terhadap tim auditor yang akan melaksanakan tugas audit.

________________________

Contoh Kode Etik Auditor

________________________

Asas-Asas

Auditor harus menerapkan dan memegang teguh asas-asas berikut.

  1. Asas Kerahasiaan.
  2. Asas Integritas.
  3. Asas Objektivitas.
  4. Asas Kompetensi.
  5. Asas Independen.

“I don’t think of myself as a role model for others, but I like to live my life by my own integrity…”

Asas Kerahasiaan
  • menjaga kerahasiaan informasi yang diperoleh dalam melaksanakan tugas.
  • menghindari penyalahgunaan informasi yangdiperolehnya untuk keuntungan pribadi/kelompok atau menggunakan informasi dengan cara yang melawan hukum atau yang merugikan tujuan dan etikakelembagaan.
Asas Integritas
  • melaksanakan audit dengan jujur dan  bertanggung jawab.
  • mematuhi Piagam Audit dan membuat laporan audit sesuai aturan yang berlaku.
  • menghindari tindakan yang mendiskreditkan profesi auditor atau mendiskreditkan organisasi teraudit.
  • menghormati dan mendukung terlaksananya tujuan audit.
Asas Objektivitas
  • menghindari aktivitas yang dapat merusak objektivitas audit mutu internal.
  • menolak pemberian apapun yang dapat merusak kemampuannya untuk berlaku adil.
  • melaporkan semua fakta hasil audit (yang seharusnyadilaporkan).
Asas Kompetensi
  • menguasai (mempunyai) pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman audit untuk melaksanakan kegiatan audit,
  • melaksanakan pelayanan audit akademik sesuai dengan Standar dan Manual Prosedur Audit Mutu Akademik Internal,
  • Auditor dituntut selalu meningkatkan kemampuan, efektivitas dan mutu layanannya.

Baca juga: Memahami Kompentensi Auditor

Asas Independensi
  • bebas dari pengaruh setiap pekerjaan dalam bidang yang diaudit atau yang pernah menjadi tanggung jawabnya,
  • tidak memihak kepada siapa pun,
  • tidak terlibat dalam pertentangan kepentingandengan teraudit.
Sanksi bagi Pelanggaran Kode Etik
  • peringatan lisan,
  • peringatan tertulis pertama, kedua dan ketiga,
  • pemberhentian sementara sebagai auditor untuk jangka waktu tertentu,
  • pemberhentian sebagai auditor.

Baca juga: 12 Kendala Pelaksanaan Audit

Demikian uraian singkat ini kami sampaikan, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ

______________________

mutupendidikan.com

Explore: Training & Development

IG: @mutupendidikan

Referensi: Kode Etik Auditor Universitas Gajah Mada

ISO 21001:2018 Klausul 4 Konteks Organisasi

4.1 Memahami Organisasi Dan Konteksnya

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Semakin majunya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi di era digital saat ini, menuntut sebuah organisasi Pendidikan untuk berperan aktif dalam mengikuti segala perkembangan zaman. Namun tak jarang dalam perjalanannya organisasi Pendidikan sering kali dihadapkan dengan berbagai permasalahan yang dapat menghambat pertumbuhan dan perkembangannya.

A. Pengertian ISO 21001:2018

Merupakan standar sistem manajemen internasional dibidang Pendidikan pertama di dunia, yang memberikan panduan mengenai bagaimana cara memberikan kualitas terbaik dalam layanan Pendidikan kepada para stakeholder, sehingga layanan Pendidikan memiliki mutu yang bagus.

B. Pengertian Organisasi

Merupakan sebuah wadah bagi para sekumpulan orang yang bekerja sama secara rasional dan sistematis yang terpimpin, terstruktur dan terkendali untuk mewujudkan tujuan serta cita-cita bersama.

C. Klausul 4.1 Memahami Organisasi Dan Konteksnya

Dalam klausul ini tujuan utamanya yakni agar organisasi dapat memahami dan menentukan berakaragam isu-isu serta permasalahan baik internal maupun eksternal, yang dapat mempengaruhi organisasi Pendidikan baik secara positif maupun negative dalam menjalankan layanannya terutama dalam segi pencapaian sasaran.

D. Analisis SWOT Untuk Mengidentifikasi Isu Internal dan Eksternal

Merupakan metode analisis perencanaan strategis yang dapat digunakan untuk memonitor dan mengevaluasi lingkungan baik secara internal maupun ekstenal. SWOT analisis terdiri dari strength (kekuatan), weakness (kelemahan), opportunity (peluang), threat (ancaman).

E. Isu Eksternal

Merupakan isu atau permasalahan yang berasal dari luar organisasi, contoh isu internal meliputi:

  • Ekonomi: daya beli masyarakat, dan ketersediaan bantuan ekonomi dari pemerintah serta pihak lain.
  • Sosial budaya: kesenjangan sosial, adat istiadat, selera masyarakat, dan pertukaran pelajar.
  • Teknologi: keterbaruan teknologi terkait sarana prasarana yang digunakan
  • Politik: perjanjian internasional dan inflasi biaya pendidikan
  • Pasar: banyaknya kompetitor, muncul pasar dan produk baru, keterbatasan wilayah pemasaran
  • Regulasi: izin usaha, akreditasi lembaga, peraturan Pendidikan, hak paten, penerapan SNI.
F. Isu Internal

Merupakan isu atau permasaahan yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri, contoh isu eksternal meliputi:

  • Kinerja organisasi: pencapaian dan ketepatan target layanan dalam periode tertentu
  • Sumber daya: sarana dan prasarana, sumber pengetahuan yang sulit diakses, lingkungan kerja dan pembelajaran, kebutuhan internet.
  • Sumber daya manusia: ketersediaan, kompetensi, sertifikasi tenaga pendidik dan staff
  • Operasional: ketersediaan prosedur operasional
  • Tata Kelola organisasi: nilai dan budaya organisasi, struktur dan bentuk organisasi.
G. Kesimpulan

Isu atau permasalahan dalam sebuah organisasi dapat berubah seiring berjalannya waktu, untuk itu sebuah organisasi perlu menerapkan analisis SWOT secara berkala untuk dapat meninjau berbagai isu baik internal maupun eksternal yang dapat mempengaruhi organisasi dalam pencapaian hasil yang diharapkan.


Demikian sekilas informasi tentang ISO 21001:2018 Klausul 4.1 Memahami Organisasi dan Konteksnya. Semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


mutupendidikan.com

SPMI & Analisis Akar Masalah

SPMI & Analisis Akar Masalah

“SPMI & Analisis Akar Masalah”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Root Cause Analysis (RCA / Analisis Akar Masalah) adalah metode yang cukup sederhana dan mudah dilakukan. Metode ini berguna untuk membantu tim Sistim Penjaminan Mutu Internal (SPMI) atau Gugus Kendali Mutu (GKM) lembaga Pendidikan. Dengan RCA dapat membantu menemukan jawaban mengapa masalah yang spesifik bisa timbul. RCA dapat dilakukan dalam 5 tahap/ langkah berikut:

Tahap 1: Definisikan Masalah

Masalah apa yang sedang terjadi pada saat ini? Apakah ada standar SPMI yang tidak terpenuh? Apakah ada keluhan dan stakeholder?  (Masalah Siswa, Kurikulum, Kompetensi, Sarpras, dll)

Jelaskan pula simptom/ gejala yang spesifik, yang menandakan adanya masalah tersebut!

Tahap 2: Kumpulkan Data-Data Pendukung

Apakah memiliki bukti yang menyatakan bahwa masalah memang benar ada? (Referensi, Bukti Obyektif dll). Sudah berapa lama masalah tersebut muncul? Impact/ kerugian apa yang dirasakan lembaga Pendidikan dengan adanya masalah tersebut?

Baca juga: Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan

Dalam tahap ini, tim SPMI atau GKM perlu melakukan analisa mendalam tentang faktor-faktor yang berperan dalam timbulnya masalah. Agar Root Cause Analysis (RCA) dapat berjalan efektif, perlu kumpulkan perwakilan departemen yang terlibat (tenaga pendidik an kependidikan). Pilih tim yang memahami situasi dan kondisi. Wakil tersebut dapat menjadi salah satu sumber informasi yang sangat dibutuhkan organisasi.

Tim GKM dapat menggunakan metode “CATWOE”, yang merupakan singkatan dari:

  • Customer (konsumen),
  • Actor (pihak yang terlibat),
  • Transformation Process (proses yang diteliti),
  • World View atau gambaran besar/ big picture, dan area mana yang mengalami impact paling besar,
  • Owner (pemilik proses), dan
  • Environmental Constraint (keterbatasan).
Tahap 3: Identifikasi Penyebab
  • Uraikan urutan kejadian yang mengarah kepada masalah!
  • Pada kondisi yang bagaimana masalah tersebut terjadi?
  • Adakah masalah-masalah lain yang muncul bersamaan?

Dalam tahap ini, lakukan identifikasi sebanyak mungkin penyebab masalah yang bisa diperoleh. Dalam beberapa kasus, ada kecenderungan mengidentifikasi satu atau dua faktor kausal, lalu berhenti dan merasa sudah selesai. Padahal satu atau dua itu belum cukup/ belum lengkap untuk menemukan akar masalah yang tersembunyi.


RCA diaplikasikan bukan  hanya untuk menghilangkan satu dua masalah yang nampak. RCA dapat membantu menggali lebih dalam dan menghilangkan akar dari keseluruhan masalah.


Berikut beberapa tips praktis untuk melakukan RCA :

  • Metode “5-Whys” – Tanyakan “mengapa?” berulang kali sehingga ditemukan jawaban yang paling dasar.
  • Metode Drill Down – Bagilah masalah hingga menjadi bagian-bagian kecil yang lebih detail untuk memahami gambaran besarnya.
  • Apresiasi – Jabarkan fakta-fakta yang ada dan tanyakan “Lalu kenapa jika hal ini terjadi/tidak terjadi?” untuk menemukan konsekuensi yang paling mungkin dari fakta-fakta tersebut.
  • Diagram sebab-akibat (Fishbone Diagram), berupa bagan menyerupai tulang ikan yang menerangkan semua faktor-faktor penyebab yang mungkin untuk melihat dimana masalah muncul.
Tahap 4: Identifikasi Akar Masalah
  • Mengapa faktor kausal tersebut ada?
  • Alasan apa yang benar-benar menjadi dasar kemunculan masalah?

Gunakan tool/ metode yang sama dengan yang digunakan dalam langkah 3 untuk mencari akar dari setiap faktor. Tools tersebut dirancang untuk mendorong anda dan tim menggali lebih dalam di setiap level penyebab dan efeknya.

Langkah 5: Ajukan Solusi dan Rekomendasi
  • Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah masalah muncul kembali?
  • Bagaimana solusi yang telah dirumuskan dapat dijalankan?
  • Siapa yang akan bertanggungjawab dalam implementasi solusi?
  • Adakah resiko yang harus ditanggung ketika solusi diimplementasikan?

Dengan menerapkan 5 langkah diatas, InsyaAllah kita akan mudah mengetahui penyebab timbulnya masalah. Kemudian dicarikan solusi yang tepat, apakah itu tindakan koreksi, korektif atau preventif. Kalau dijalankan dengan semangat dan komitmen yang tepat, InsyaAllah pelaksanan SPMI akan berjalan sangat baik.

Demikian sekilas informasi tentang SPMI & Analisis Akar Masalah. Semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


mutupendidikan.com

Info Pelatihan SPMI


Instagram: @mutupendidikan

SPMI dan 7S McKinsey

SPMI dan 7S McKinsey

“SPMI dan 7S McKinsey”

بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم

Instagram: @mutupendidikan

Saat ini begitu banyak lembaga pendidikan yang menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) namun belum bisa mendapatkan manfaat dari sistem mutu tersebut. Perbaikan mutu yang diinginkan belum dapat terealisir dengan baik.

SPMI telah dikembangkan dengan membuat begitu banyak dokumen seperti kebijakan, standar mutu, manual dan formulir-formulir, namun dalam tataran implementasi, masih banyak lembaga pendidikan yang belum melihat manfaat dan berbaikan yang signifikan.

Mengapa hal ini bisa terjadi? Secara teoritis dapat diduga karena kegiatan pengembangan SPMI “masih fokus” hanya pada perbaikan elemen “System” saja. Masih ada 6 elemen lain yang belum terkelola dengan baik. Penjelasan tentang 6 elemen tersebut dituangkan dalam Model 7S Mc Kinsey.

Model 7S Mc Kinsey

Berikut uraian singkat tentang Model 7S McKinsey. Model ini merupakan tool yang sering dipakai untuk menganalisis aspek internal dalam organisasi, termasuk dalam institusi pendidikan.

Dengan memperhatikan 7 elemen ini, pimpinan lembaga pendidikan akan lebih mudah menganalisis kondisi internal organisasi. Apakah elemen-elemen tersebut telah dirancang dengan baik, telah selaras atau masih bermasalah.

Dengan melakukan tindakan yang tepat untuk masing-masing elemen, Pimpinan lembaga pendidikan (universitas ataupun dikdasmen) akan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi organisasi dalam pencapaian sasaran-sasaran mutu yang tertuang dalam sandar nasional pendidikan (SNP) atau melampauinya.

7 elemen dalam model 7S McKinsey  terdiri dari 3S hard elements dan 4S Soft element, berikut uraiannya:

3S Hard Elements

Institusi pendidikan yang ingin mencapai sasaran-sasaran mutu dengan baik, perlu meninjau dan memperbaiki 3S Hard Elements, yakni:

  1. Strategy (Strategi). Strategi merupakan rumusan rencana jangka panjang, menengah dan pendek lembaga pendidikan yang digunakan untuk membangun keunggulan kompetitif.
  2. Systems (Sistem). Terdiri dari kebijakan mutu, manual mutu, standar, manual dan prosedur yang berisi proses operasional lembaga sehari-hari. Sistem ini membantu membuat keputusan-keputusan dalam lembaga pendidikan. Dalam implemetasi SPMI, lembaga pendidikan telah penyusunan dokumen ini. Namun keberadaan dokumen ini, tidak cukup untuk menjamin terlaksananya SPMI dengan baik, perlu didukung keberhasilan 6 elemen yang lain.
  3. Structure (Struktur). Struktur organisasi lembaga pendidikan berfungsi mengatur sistem kerja, uraian jabatan, wewenang & tanggung jawab serta proses pendelegasian. Dengan struktur kerja yang tepat, sasaran SPMI akan dapat dicapai dengan lebih efektif dan efisien.
4S Soft element

Selain 3S hard elements, berikut penjelasan tentang 4S soft elements. 4 Elemen ini relatif lebih sulit dideskripsikan:

  1. Shared Values (Nilai-nilai Lembaga). Nilai-nilai budaya yang tertuang dalam kebijakan SPMI, standar ataupun norma-norma yang menjadi pedoman perilaku bagi seluruh pegawai dan pimpinan lembaga pendidikan. Nilai-nilai ini harus harus terus dibangun untuk menunjang tercapainya budaya mutu. Pola pikir, pola sikap dan pola perilaku harus sesuai dengan standar mutu lembaga pendidikan.
  2. Style (Gaya Kepemimpinan). Elemen ini berkaitan dengan pola atau gaya kepemimpinan dalam organisasi. Kepemimpinan yang tepat membantu organisasi untuk mencapai sasaran-sasarannya. Sudahkah para pemimpin memiliki komitmen yang kuat untuk menjalankan SPMI? Bagaimana gaya kepemimpinan yang cocok untuk diterapkan? Bagaimana Leadership & followership harus dibangun?
  3. Staff (Dosen / Guru dan Tenaga kependidikan). Merupakan para pegawai yang bekerja di lembaga pendidikan. Motivasi dan pola kerja mereka sangat berpengaruh bagi keberhasilan SPMI. Perilaku mereka dipengaruhi bagaimana mereka direkrut, dipilih, dilatih, dimotivasi, diarahkan, dipimpin, dan dikembangkan.
  4. Skills (Keterampilan). Kemampuan dan kompetensi dosen / guru dan tenaga kependidikan yang diperlukan institusi. Tentu saja mereka diharapkan berkinerja tinggi sesuai dengan harapan stakeholder. Mereka harus punya orientasi yang kuat dalam menjalankan budaya mutu pendidikan. Bagaimana cara efektif dan efisien untuk membangun kompetensi pendidik dan tenaga kependidikan?
Manfaat Model 7S Mc Kinsey

Tom Peters & Robert Waterman, pakar yang pernah bekerja di perusahaan konsultan McKinsey, mengatakan bahwa keselarasan 7 elemen ini merupakan faktor kunci bagi keberhasilan organisasi. Model 7S Mc Kinsey ini, dapat diimplementasikan dalam lembaga pendidikan untuk banyak hal seperti:

  • Menyusun strategi pengembangan SPMI dan budaya mutu lembaga pendidikan.
  • Menyelaraskan integrasi antar departemen, fakultas dan unit kerja (prodi).
  • Merancang desain baru struktur organisasi (reingenering).
  • Meningkatkan kinerja manajemen, pendidikan dan tenaga kependidikan.
  • Menguji faktor-faktor pendukung dan penghambat untuk perbaikan SPMI.
  • Evaluasi keberhasilan  program SPMI.
Langkah Penerapan SPMI & 7S Mckinsey
  1. Identifikasi area internal institusi pendidikan yang belum selaras / efektif. Dalam menerapkan SPMI, identifikasi apakah elemen 7S telah selaras satu dengan lainnya. Apakah ada gap, celah, ketidakkonsistenan, gap, celah dan kelemahan lainnya.
  2. Merancang desain organisasi yang optimal. Rancang desain organisasi yang efektif dan efisien untuk keberhasilan SPMI. Kerjasama yang harmonis antara pimpinan, senat dan yayasan, tentu sangat diperlukan (termasuk stakeholder lainnya).
  3. Tetapkan area perbaikan. Rancang detail tindakan, rinci area-area yang ingin diperbaiki dan diselaraskan. Tetapkan manajemen perubahan yang baik.
  4. Lakukan tindakan perbaikan. Perbaikan yang tepat akan memiliki dampak positif bagi institusi pendidikan. Oleh karena itu, perlu dicari anggota tim yang tepat atau merekrut tenaga konsultan. Peran penting kepemimpinan yang efektif sangat diperlukan.
  5. Monitoring & Evaluasi Pelaksanaan 7S. Monitor, evaluasi dan tinjau ulang secara berkelanjutan. 7S elemen Mc Kinsey bersifat dinamis & berubah secara konstan. Dinamika di satu elemen tentu memiliki efek pada elemen-elemen yang lain. Terapkan model PDCA dan PPEPP yang tepat.

Demikian uraiang singkat tentang SPMI & 7S McKinsey, semoga bermanfaat.

خَيْرُالناسِأَنْفَعُهُمْلِلناسِ


Kontak kami untuk training Implementasi 7S Mc Kinsey di Lembaga Pendidikan


mutupendidikan.com

Info Pelatihan Mutu Pendidikan

×

Layanan Informasi

× Hubungi Kami
%d blogger menyukai ini: