Daily Archive 04/08/2024

SPMI dan 10 Peran Manajer (Teori Henry Mintzberg)

Pendahuluan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di perguruan tinggi merupakan mekanisme yang esensial untuk memastikan bahwa standar pendidikan (SNP) dan mutu pelayanan selalu terjaga dan ditingkatkan.

Keberhasilan SPMI sangat dipengaruhi oleh peran manajer dalam mengelola, mengarahkan, dan memantau pelaksanaan sistem ini. Manajer adalah ujung tombak bagi keberhasilan organisasi.

Dalam konteks perguruan tinggi, manajer adalah semua jabatan manajerial baik yang ada di level puncak, menengah maupun kepala unit kerja. Contohnya adalah rektor, direktur, ketua, dekan, kaprodi atau kepala unit kerja.

Dalam bukunya “The Nature of Managerial Work” (1973), Henry Mintzberg mengidentifikasi 10 (sepuluh) peran manajer (managerial roles) yang dapat dikategorikan ke dalam tiga kelompok besar: 1. peran interpersonal, 2. peran informasional, dan 3. peran pengambilan keputusan.

Artikel singkat ini mencoba mengkaji bagaimana sepuluh peran tersebut dapat diterapkan untuk memperkuat SPMI di perguruan tinggi. Semoga bermanfaat!

Peran Interpersonal (Hubungan Antar Manusia)

1. Figurehead (Simbolik)

Manajer berperan sebagai “figur simbolik” yang mewakili institusi perguruan tinggi dalam berbagai acara resmi dan seremonial. Dalam konteks SPMI, peran ini mencerminkan komitmen manajemen terhadap mutu dan integritas institusi.

Kehadiran manajer (pimpinan perguruan tinggi) dalam acara seremonial yang terkait dengan mutu dapat meningkatkan legitimasi dan kepercayaan stakeholders terhadap SPMI.

Pimpinan harus terus menyampaikan pentingnya budaya mutu SPMI dalam setiap kesempatan, mempromosikan PPEPP bagi setiap detail aktifitas organisasi.

2. Leader (Pemimpin)

Sebagai pemimpin, manajer bertanggung jawab untuk menginspirasi, memotivasi, dan memimpin tim dalam mencapai standar-standar (target) mutu yang telah ditetapkan.

Peran ini melibatkan pengembangan budaya mutu (quality culture) di dalam institusi, memberikan arahan yang jelas, serta mendorong inovasi dan perbaikan berkelanjutan (kaizen).

Baca juga: SPMI dan Teori Kepemimpinan Edwin Ghiselli

3. Liaison (Penghubung)

Manajer berfungsi sebagai penghubung antara institusi dan pihak luar, termasuk badan akreditasi nasional, LAM, pemerintah, LSM, perusahaan dan institusi lainnya.

Peran ini penting dalam membangun jaringan (network) yang kuat dan mendapatkan dukungan eksternal yang diperlukan untuk memperkuat SPMI.

Pimpinan perguruan tinggi, perlu terus menyuarakan komitmen SPMI pada segenap stakeholder, memperkenalkan anggota organisasi pada pihak eksternal agar terjalin kerjasama dalam rangka pencapaian standar-standar SPMI.

Peran Informasional

4. Monitor (Pemantau)

Manajer (pimpinan perguruan tinggi) mengumpulkan dan menganalisis informasi terkait kinerja mutu. Mereka memantau pelaksanaan SPMI, mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan, serta menilai apakah standar mutu (target) telah tercapai.

Informasi yang akurat dan relevan adalah kunci dalam proses evaluasi dan pengambilan keputusan.

Pimpinan perguruan tinggi juga harus aktif monitor perubahan yang ada di lingkungan eksternal, melihat peluang dan ancaman dari aspek ekonomi, hukum, demografi, budaya, sosial, politik, teknologi dan lain sebagainya.

Perubahan-perubahan ini, selanjutnya dipakai sebagai bahan (input) untuk revisi (update) standar yang baru. Standar harus terus dijaga agar tetap relevan sesuai perkembangan zaman.

5. Disseminator (Penyebar Informasi)

Sebagai disseminator, manajer (pimpinan perguruan tinggi) bertanggung jawab untuk menyebarkan informasi penting terkait kebijakan, standar dan prosedur mutu kepada seluruh anggota institusi.

Hal ini memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang konsisten tentang standar mutu dan peran mereka dalam mencapainya.

Bila ada info terbaru, harus segera disampaikan pada pihak-pihak terkait agar integrasi organisasi tetap satu arah dan tujuan. Efektivitas komunikasi internal harus terus ditingkatkan.

Baca juga: Penguatan SPMI melalui Komunikasi Internal Perguruan Tinggi

6. Spokesperson (Juru Bicara)

Manajer (pimpinan perguruan tinggi) bertindak sebagai juru bicara institusi dalam menyampaikan informasi kepada pihak luar, termasuk media, badan akreditasi, dan masyarakat umum.

Peran ini penting dalam menjaga transparansi, akuntabilitas, dan reputasi institusi terkait mutu pendidikan.

Kesempatan sebagai spokesperson, perlu dimanfaatkan untuk mensosialisasikan komitmen dan mutu pendidikan yang dihasilkan.

Pimpinan perguruan tinggi perlu menguasahi teknik “public speaking” agar dapat mengartikulasikan ide, konsep dan pengetahuan dengan baik.

Peran Pengambilan Keputusan

7. Entrepreneur (Pengusaha)

Manajer berperan sebagai “pengusaha” (intrapreneurship) yang mencari peluang untuk inovasi dan peningkatan mutu.

Mereka menginisiasi proyek-proyek baru, transformasi baru, yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas pendidikan dan pelayanan, serta mengembangkan strategi untuk menghadapi tantangan dan perubahan di lingkungan eksternal.

Pimpinan perguruan tinggi dituntut untuk jeli mencari peluang-peluang baru yang “out of the box“. Kreatifitas untuk menetapkan visi dan misi baru dan metode terbaik untuk mencapainya.

8. Disturbance Handler (Penangan Gangguan)

Manajer menangani masalah (problem solving) dan krisis yang muncul terkait dengan mutu. Mereka mengambil tindakan korektif, preventif untuk mengatasi gangguan dan memastikan bahwa standar mutu tetap terjaga, dapat dicapai atau dilampaui.

Peran ini melibatkan kemampuan untuk mengidentifikasi akar masalah (root cause analysis) dan mengambil keputusan yang tepat dalam situasi kritis.

Baca juga: Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan

9. Resource Allocator (Pengalokasi Sumber Daya)

Manajer bertanggung jawab untuk mengalokasikan sumber daya (resources) yang diperlukan untuk pelaksanaan SPMI, termasuk sumber daya manusia, finansial, dan material.

Mereka memastikan bahwa sumber daya tersebut digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan standar mutu.

Untuk itu perlu disusun standar masukan terkait dengan pembiayaan yang sesuai dengan kebutuhan perguruan tinggi.

10. Negotiator (Negosiator)

Manajer (pimpinan perguruan tinggi) berperan sebagai negosiator dalam berinteraksi dengan berbagai pihak untuk mencapai kesepakatan yang mendukung tujuan mutu.

Mereka bernegosiasi dengan pemasok, mitra kerja, dan pihak lainnya untuk memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama dan komitmen terhadap mutu.

Ketrampilan untuk menghasilkan kesepakatan kolaborasi yang “win-win” sehingga menguntungkan kedua belah pihak dalam jangka panjang.

Penutup

Penguatan SPMI di perguruan tinggi memerlukan keterlibatan aktif dan efektif dari manajer (pimpinan perguruan tinggi).

10 (Sepuluh) peran manajer yang diidentifikasi oleh Henry Mintzberg memberikan kerangka kerja yang komprehensif untuk memahami dan mengoptimalkan kontribusi manajer dalam SPMI.

Dengan mengintegrasikan peran-peran ini dalam setiap tahap SPMI (Siklus PPEPP), perguruan tinggi dapat mencapai peningkatan mutu yang berkelanjutan dan holistik.

Manajer (pimpinan) harus mengembangkan kemampuan dalam menjalankan peran-peran tersebut untuk memastikan bahwa SPMI berjalan dengan efektif dan efisien, sehingga standar mutu pendidikan dan pelayanan terus meningkat. Stay Relevant!

Instagram: @mutupendidikan

Info Pelatihan Mutu Pendidikan